高校图书馆研讨室自助预约系统的实践与思考

庄卉卉，魏 静，覃显晶

(西安电子科技大学 图书馆，陕西 西安 710071)

图书馆作为高校重要学习场所，近年来在传统信息服务工作基础上，积极改变服务方式和服务内容，树立“空间即服务”的理念，改变以藏书借阅为主的传统空间模式，转型升级为知识交流的学习空间[1]。通过技术升级、投入资金进行新馆建设及旧馆改造，打造满足读者需求的学习空间，开展多种发挥图书馆功能的空间服务，如多媒体空间、研讨室、信息共享空间等，积极努力为读者提供空间延伸服务。

研讨室又称研修间(包括个人学习室、小组学习室、小组研讨室)，以独立实体空间为主要特征，配有基本桌椅设施、投影仪等，是图书馆为支持读者进行科研学习、小组讨论提供的相对独立的学习空间。如何提高图书馆学习空间利用，图书馆公共资源如何得到更合理的利用成为十分重要的课题[2]。目前不少国内高校图书馆建立了研讨室，并借助于各信息化技术手段，不断推进信息化建设，实现智能化、智慧化管理。笔者以西安电子科技大学图书馆研讨室自助预约系统为例，展示该系统设计思路与功能实现，结合试运行期内的使用情况思考其存在问题，探讨空间预约系统科学管理模式，从技术优化、策略设置、管理规则进行分析，为建立相对完善的研修间服务模式提供参考。

1 高校图书馆空间预约系统应用现状

目前，全国42所双一流高校馆中，面向师生读者开展研讨室等空间设施服务占85.7%[3]，提供不同大小和类型的学习讨论空间，配备基本设备设施，应用管理系统智能化程度不一，采用不同预约方式。传统的研讨室采取人工操作，如现场登记、电话、邮件预约，容易出现漏洞与失误，以及违规行为难以监管的问题。随着网络技术发展以及移动终端的普及，网络管理系统智能化提高，越来越多的高校开始使用在线预约系统，大大提高研讨室的管理效率。

清华大学于2011年4月开通了研修间预约网络管理系统，读者身份在系统中自动进行审核，读者自行选择房间预约，预约完成后系统即刻提示预约结果。学生使用校园卡，在约定时间点到约定房间刷卡开门[4]。2012年中国人民大学研修间实现网络化自助管理，其中个人学习室和小组学习室更换门禁系统后实现全自助网络管理，研讨室为半人工化管理，读者需要领取门卡开门[5]。

随着移动互联网和通信技术发展日新月异，高速的数据服务使移动终端可以不受时间、地点约束给人们带来便利，越来越多的读者更倾向于使用移动端来获取图书馆的信息和服务。沈阳师范大学图书馆学习共享空间包括讨论区、研讨区、学习区等部分，均可以从预约系统中查询并预约共享空间，并支持通过手机扫描二维码进行预约[6]。相比传统App，微信公众号具有免安装、易开发、易推广等优势，拥有广泛的使用群体。因此，针对以往基于App服务使用率不高的现象，本馆在实现自助空间预约方面推行微信公众号作为移动入口，方便读者随时随地进行预约和使用。

2 西安电子科技大学图书馆研讨室自助预约系统

2.1 系统设计目标及主要功能模块

西安电子科技大学图书馆研讨室主要供读者进行课题研究、学术讨论、案例教学等用途，共设立21间全部为团队研讨室，向3人及3人以上小组开放预约。系统设计原则是简化预约流程，提供可操作的友好界面和较完善功能，系统24h开放，不受时间、地点限制，读者可通过Web页面、移动端、现场预约机3种方式进行研讨室的预约。Web界面兼容主流浏览器；移动端对接图书馆微信公众号，预约完成后微信上收到预约成功的消息提醒；现场预约方便已到馆的读者现约现用。实现自助化预约，取消人工审核环节，读者使用校园卡或者微信扫码签到并刷开门；实现智能化管理，逢节假日或闭馆时可选择性的开放和关闭系统。部署本地预约系统服务器，将预约系统和管理研讨室门禁的交换机连接起来，门禁临时存储预约信息，支持脱机认证。

系统主要包括两个子系统：预约子系统和后台管理子系统。预约子系统为前台界面，包括用户登录模块、预约模块和个人信息模块。用户登录模块调用学校身份验证的API接口判断读者身份并进行验证。登录后进入预约模块，系统首页上查看一周内各研讨室状态，包括空闲时段、地点、容纳人数、设备环境图片，以便读者按其偏好进行选择。预约界面给出提示信息，预约人填写每位参与人的学号和研讨主题，操作完成时显示预约结果。个人信息模块中可查询预约记录和违约记录，可对已经预约记录进行查看、修改、删除操作。后台管理模块可添加不同权限的管理员，管理员可进行预约策略设定、空间管理、数据分析，能够获取读者预约数量、使用时长、读者信息等动态数据。

图1 空间预约系统组成功能模块

2.2 系统使用效果与改进

目前，该系统试运行一学期，统计从2019年9月系统上线到2020年1月的使用情况，21间研讨室共预约1 604次，预约总时长4 891h，单间研讨室最多使用198次。12月为考试季使用次数显著增加，研讨室主题词最多为学习讨论、小组讨论、期末复习等，表示读者使用研讨室的主要用途。

综合读者和工作人员使用及管理情况反馈，该系统在以下两方面有待改进：①门禁系统暂无法感应房间是否闲置，而系统只能释放失约未签到的研讨室，若读者签到后提前离开，会使房间空置造成浪费，不利于资源的合理利用。 ②存在唯一管理员权限的弊端，赋予管理员账号用户管理权限后，可进行用户记录的查看和修改，具有易遭到网络攻击、管理员密码泄露或蓄意篡改黑名单记录的风险。

图2 研讨室使用情况

3 管理研讨室与空间预约系统的优化

理想的空间预约管理系统是读者可及时查询图书馆提供的各类共享空间的详细情况，包括设备设施、使用状况、使用规则以及所要申请空间的即时预约状态等信息，以方便读者自行安排时间，进行快速预约。这既与系统的技术功能预期有关，也与管理规则相关，例如，惩罚机制、预约策略、宣传培训。根据本馆系统实际使用结果可在以下几方面进行完善和改进。

3.1 技术功能优化

3.1.1 增加感应技术判断空间使用状态。 目前，各类传感器的应用已比较成熟，如利用力学传感器判断是否有人而进行座位预约，门禁系统通过红外线体温测量技术自动开门，采用无线传感技术实时监控农业种植等，都是通过相应的感应技术实时感应状态。在研讨室等学习空间中增加检测感应模块，比如温度传感器，实时监测用户使用各空间的情况，结合当前用户预约情况，将空间状态反馈到系统中，若该房间空置后会自动释放供他人预约使用。提高了图书馆学习空间的使用效率，最终实现图书馆空间分配的合理化、快捷化与智能化。

3.1.2 提供多样化的预约方式和识别技术 通过调研相关研究文献，目前部分高校图书馆学习空间采用了自助预约，逐步取代现场、电话、邮件等传统的人工预约管理方式。随着网络技术发展、移动终端应用的普及，采用网络预约系统、预约终端机、微信平台等多种方式并行进行空间预约，给读者提供便利，提高管理效率。尤其是利用移动端和图书馆的服务相结合的方式，给图书馆的服务带来诸多便捷和改进。李伟超等人曾面向部分高校学生进行用户调查，结果显示87%的学生更希望通过移动客户端来申请、查看、修改预约信息[5]。根据本馆实际观察到大多数读者也更倾向使用手机进行研讨室预约，预约系统与图书馆微信公众平台接口对接，预约成功后微信公众号推送消息提醒。

空间预约成功后，读者在使用前自行刷卡签到并开门，通过刷校园一卡通、微信扫二维码或在刷卡触摸屏上直接输学号密码任意一种方式，为了防止违规替代他人预约研讨室或借用他人账号的情况，可考虑后续对预约系统进行升级，设计基于人脸或指纹识别等生物特征识别技术加入空间预约系统的访问控制模块。

3.1.3 建立必要的惩罚机制和账号管理系统。由于图书馆设立的学习空间数量有限，为避免资源的浪费和滥用，需设立必要的惩罚制度，对于有多次预约后不赴约、签到人数不足、占用研讨室从事与研究和学习无关的事、喧哗或破坏公物等违约行为的用户，将被列入黑名单数据库，禁止一段时间内的预约操作。也有处罚较严厉的高校图书馆，如哈尔滨工程大学图书馆，对违规使用者将永久取消预约资格。目前各高校图书馆针对黑名单用户只限制其空间服务，未限制其他图书馆服务的使用。系统管理员也可对其他违约行为手动添加违约记录，被列入黑名单的用户，只能等待系统设定的解禁时间结束或向管理员申诉进行解禁。但若管理员账号密码泄露，用户信息、预约记录以及黑名单都有篡改攻击的风险。目前区块链技术在个人信息管理、权限管理方面有广泛应用，能够有效解决数据丢失、数据泄露和数据滥用的问题。将区块链技术应用于设计黑名单数据库，设置多名管理员共同参与记录数据和管理黑名单，而单独管理员不能够修改已记录黑名单，且可抵御外来针对用户信息的篡改攻击。

3.2 制订合理的管理规则

在空间预约系统投入使用之后，也需重视相应管理制度的建立与执行。通常根据实际使用情况及读者意见，各条预约策略需要不断完善和修改，如单次预约时长、迟到失约时间设置、提前多久签到等。比如最初系统单位预约时长为1h，若用户临时讨论问题使用了十几分钟便离开，有限的研讨室很快就不敷使用，因此缩小单位预约时长，读者按需预约，学习空间才能发挥最大功效。待系统运行成熟后，应在图书馆“规章制度”中增加详细的“研讨室使用管理办法”，包括研讨室介绍和分布、预约方式、设备设施、违规处罚等内容，并公布在预约系统入口，设置预约须知按钮，读者阅读完成后才能进行后续操作。让每一位读者都能够知悉图书馆学习空间规章制度，同时促进图书馆服务水平的提高。

3.3 重视宣传和培训

目前，高校图书馆开展自助服务已成一种趋势，然而仍有读者对其知之甚少，若新系统操作烦琐，读者不会使用或是由于操作不熟练而产生抵触心理，降低了学习空间的使用率。因此一项新的自助服务要提高利用率需要注重宣传推广，增进读者对图书馆自助服务的认识。同时，积极了解用户行为特征、信息需求也有助于宣传工作的开展。

自助空间预约服务是图书馆网络信息服务的新模式，可在图书馆网站首页醒目位置空间预约链接，图文并茂的发布关于新系统的介绍推文，也可以在图书馆大数据展示屏上实时显示各学习空间使用情况，以便读者掌握图书馆空间信息，选择性地避开高峰期，提前安排进馆学习时间。另一方面还要加强馆员的培训，尤其是系统管理员扮演着信息和网络导航员的角色，需要其尽快熟悉各设备的操作以及基本维护方法，时刻关注空间预约系统的稳定性，在自助设备出现故障或网络不稳定时能第一时间排查问题反馈给技术人员，最终促进自助服务的推广。

3.4 注重用户反馈、丰富更多细节

为了提高读者使用研讨室的积极性，改善图书馆的服务质量，也可考虑多渠道收集用户意见和建议，在用户中定期开展空间预约系统使用问卷调查，根据师生的实际需要和反馈情况继续完善系统。比如在系统中添加VR实景图，用地图指示等方式清晰地展示各空间的地理方位及使用状态，方便初次来馆的读者找到正确的研讨室。为了促进图书馆国际化建设，增加自助设备的双语标志和系统的英文界面，既让本国读者适应多语言环境，也方便外籍留学生更好的使用图书馆资源。

4 结束语

图书馆正在从以书为主体逐渐转变为以知识为主体，从以阅览为主的空间，转变为学习交流为特征的知识中心。在各高校空间改造案例中，研讨室作为一种新型的空间服务模式，在各高校图书馆发挥重要作用，笔者探讨高校图书馆自助空间预约系统的科学管理模式，为建立相对完善的自助空间服务模式提供参考。