浅谈档案管理工作创新

杨清荔

摘 要：创新是推动社会发展进步的重要动力。借助新的信息工具和技术手段，可以更好地提高事业单位的相关工作效率，降低整体运营成本。它在优化资源配置方面的作用也更加突出，可以进一步提高事业单位的综合管理效率。当前，档案管理的社会地位不断提高，社会各界对档案管理水平提出了更高的要求。众所周知，传统的档案管理方式已难以适应社会发展的需要，因此有必要实现档案管理的创新。

关键词：档案管理工作;创新;建议

要实现档案管理工作的创新发展，就必须对档案的主要形式、管理方式进行调整，借助档案管理机制的改革实现档案管理工作的有机调整，从而实现档案管理水平的提升，满足现代社会的档案管理要求。从现有的档案管理经验来看，新时期的档案管理工作可以从线下转变到线上，也可以实现从实体到虚拟的转变，档案管理工作的创新方法并不单一，在未来，档案管理工作的创新将迎来新的选择。

一、信息时代下档案管理工作的要求

在信息时代背景下，要求档案管理工作开展中，将现代信息技术有效应用于其中，并设立专门的档案管理机构，对管理工作进行必要的组织和规划，以提供优质的信息服务。因此，档案管理信息化建设是必然趋势。在档案管理信息化建设中，能够对档案信息资源进行合理的开发和利用，有助于提高信息化管理水平。所以，社会各部门对时下档案管理工作有更多的要求，主要表现在：首先，要加快档案管理信息化建设，必须加强基础设施建设，为档案管理信息化的实现提供有力保障。基于此，有必要创建统一的平台，以推进基础设施建设。其次，加强档案信息资源建设，保证管理信息库、数字档案馆、公共档案信息资源库建设工作的全面开展。再次，各单位部门根据自身发展实际情况，制定明确的标准规划，确保单位能够有效开展档案管理信息化建设工作。第四，应用系统是档案信息化建设的关键技术，因而在档案管理信息化中，应合理选择应用型软件系统。最后，加快人才队伍建设，培养高素质人才，为档案信息化管理提供有力支持。

二、当前档案管理工作中存在的不足

2.1档案管理制度不合理，管理实效低

档案的功能、分类不尽相同，在围绕档案管理工作制定科学可行的档案管理制度的过程中，要充分强调对档案性质的归纳，重视档案本身所具有的记录功能、管理功能，才能使档案管理工作发挥出最大的价值。但部分单位在档案管理活动中舍本逐末，过度强调对档案的管理，忽视了对制度的调整，这就导致档案管理工作中出现了诸多问题，如部分档案的分配、调用并不合理，职工档案与单位档案混为一谈，导致后续的档案调用、调整工作受到严重影响，档案漏记、错报问题更为常见。一些单位没有建立条理化的档案管理制度，在档案登记、入库之后便不再重视档案的后续跟进，导致档案的应用、归档无法及时落实。制度不完善，档案管理工作的安全性、科学性必将大打折扣。在基础制度执行力不足的情况下，档案管理工作很难取得预期成果。

2.2档案管理设备不到位，管理难落实

对新时期下的档案管理工作来说，档案管理任务应该借助新制度、新设备的同步支持来完成。当纸质时代成为过去式，线上档案库的开发与使用就显得尤为重要。对于档案管理工作来说，线上管理技术、管理设备的使用效率直接影响到档案管理工作的最终效能。目前，大部分单位的档案管理工作都依靠实体管理、档案清查等机制来完成，档案管理工作的间隔时间长、管理效率差，档案管理的整体质量很难得到保障。在后续的档案管理工作中，档案的收集、利用与开发无法得到落实，导致档案管理工作难以达到预期标准。线上建立数据库，线下配备档案管理设备，这样的档案管理机制才能完成档案管理工作的创新。

三、信息时代下档案管理工作的创新措施

3.1适当的减少纸质档案

3.1.1重要的文献资料采用“纸质十电子”形式保存

对于一些重要的文献资料来说，因为其自身价值非常高，所以在选择保存形式的时候就不能从“省钱”而是要从“安全”的角度去考虑，由于纸质档案本身容易遭虫蛀、水泡和火烧，并不安全，为保证这些文献资料万无一失，必须要采用“纸质十电子”的双保险保存形式。

3.1.2普通的档案用电子形式保存

普通的档案由于信息量大，应用范围广，如果仅依靠纸质文件保存，那无疑是费时费力费空问，所以对于这些档案信息，可以采用纯电子形式进行保存，如果有需要的时候可以打印出来形成纸质文件副本，至于文件中重要的签章，可以使用电子签章功能进行转换和识别，避免出現章印、签字受污的情况。

3.2大范围引入配置较高的计算机

3.2.1适应信息时代档案管理软件的不断更迭现代化的档案管理软件是随着档案管理工作的发展而不断改良的，所以其更新速度要远远高于计算机硬件的更新速度，为了保证在较长的时问段内硬件可以完全支撑软件的更新频率，档案管理部门要舍得花钱大范围引入配置较高的计算机。

3.2.2保证档案的检索效率配置较高的计算机除了是要匹配软件更新频率外，更重要的是要适应软件的各项复杂功能，保证人在使用计算机检索档案信息的时候不会出现卡顿、系统硬件故障、蓝屏、黑屏等等清况，最大限度的保障检索效率和质量。

3.3开发档案管理软件

档案管理软件应适合档案管理实情现在市面上也有不少的档案管理软件，这些集成化的软件只是涵盖了传统档案管理工作的大面，但是具体的细节处的问题并没有解决，为了保证档案管理软件符合档案管理实情，档案管理人员一定要在严选这些软件的基础上把软件功能了解全面，有必要的话，还是应当和软件企业合作，开发新软件。

结语：

档案管理必然需要不断创新。同时，突出了管理中的信息要素。在新的形势和环境下，需要不断创新和完善档案管理工作理念，在原有的档案管理模式下不断探索和改革，促进档案管理的可持续发展。

参考文献：

[1]毛灵慧.文书档案管理工作创新之我见[J].卷宗，2021（6）：56.

[2]张健.医院档案管理工作创新策略分析[J].中国科技投资，2021（22）：98，102.

[3]赵丽荣.档案管理工作创新对策[J].城建档案，2021（7）：89-90.

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