通过PDCA精益工具建立智能文印管理系统的研究

荆肖凡 张枫 齐昕 冉文

摘要：通过PDCA精益工具和方法在管理中的灵活应用，研究建立了智能化文印管理系统，提高了工作效率，降低了运维成本。

关键词： PDCA循环;文印系统

一、概述

目前，文印系统主要包括文件打印、复印和光盘刻录等功能。主要采用集中打印的方式进行打印，需要员工到打印室才能进行打印。文件打印是通过员工的办公计算机Windows共享进行或者员工自己使用打印机自行进行打印，打印机普遍放在公共区域或者员工工位上;文件复印是员工自己使用复印机进行复印;光盘刻录工作是手工填写申请表，经领导审批后，通过OA将需要刻录的文件传输到其它电脑上，然后再人工通过刻录机上进行刻录，存在无法刻录或假刻录的现象。

为了提高工作效率和降低运维成本，通过PDCA循环开展专题研究证，进行质量攻关，研究改进文印系统，提高工作效率和降低运维成本。

二、活动计划

我们制定了详细的活动计划，明确各项计划完成的时间节点要求。

P：选定课题、现状调查、目标设定、原因分析、改进方案、制定对策; D ：对策实施; C： 效果检查;A：巩固措施＼活动总结。

三、现状调查

员工自己使用打印机自行进行打印，打印机普遍放在公共区域或者员工工位上，任何员工都能随意的提交打印作业，同时都能到打印机那里拿走任何作业，存在乱打印、打印合格率较低等情况，间接鼓励了乱打印和不负责打印的行为，容易造成信息的泄露和纸张浪费。文件复印存在私自复印和乱复印现象。光盘刻录工作流程复杂，存在无法刻录或假刻录的现象，极易造成光盘的浪费。集中打印距离员工工位较远，文印时间较长，浪费时间。

原文印系统工作效率低下，经统计一个月的文印情况，打印/复印合格率仅为86.7%，光盘刻录合格率仅为75%，平均用时5min，打印、复印、光盘和硒鼓等消耗需花费4355元。

四、目标设定

随着信息化建设的不断深入，信息处理技术、计算机网络通讯及自动化控制技术水平的不断提高，引入现代科学技术进行打印/复印/光盘刻录管理已成为趋势。经过小组成员讨论，决定将本次QC活动目标值设定为：文印系统平均一个月费用由4355元降低到3500元，员工进行文印操作用时由5min降低到3.5min。

五、原因分析

通过一段时间的摸索实践，小组成员的讨论交流，运用头脑风暴法，找到了文印系统工作效率低下和运维成本较高的原因，如图：

经过分析，造成文印系统工作效率低下、运维成本较高的原因主要有8项：

六、确定要因

针对上述查找的8项末端因素，制订判断标准，逐项分析与验证，确认主要原因。

现打印的文件和原文件只有细微差别，但需要重新打印，造成后续人员等候时间较长;因集中文印，所有的员工需要乘坐电梯到集中打印室方可打印;因飞尘较多，可能產生职业病，对员工产生较大影响;流程复杂后，员工需要等待领导审批，时间较长，浪费时间;在登记和编号的过程中，造成员工时间浪费

七、制定对策

针对确认的五项主要原因，小组成员研究制定了改进对策方案， 根据原理图，设计打印流程、复印流程和光盘刻录流程;安装审计系统，每个员工在自己文印系统的后台都可查看打印、复印文件和刻录的光盘

八、对策实施

我们将制定的改进对策方案按照既定的节点要求严格实施，及时检查实施效果，调整对策，确保各项措施有效落实。

（1）我们非常重视此项工作，及时联系第三方，按要求及时增加设备，为尽快开展工作提供了硬件配置;

（2）根据对策，设计了系统原理图;

（3）根据系统原理图，分步实施打印、复印和光盘刻录工作流程;

我们进行工作分工，责任明确，把PDCA活动程序和本组的技术管理结合起来，要求全体成员敬业、爱岗，追求高质量的要求，对确定的目标分解到每个人，在整个的管理过程中，同其它部门密切配合，协调沟通。

九、效果检查

经过共同努力，文件系统改进完成，智能文印管理系统提高了工作效率、降低了运维成本，管理能力得到进一步提升，实现并超越了预期设定的目标。

1、经济效益

对新文印系统进行一个月的统计，打印/复印合格率提高到97.5%，光盘刻录合格率提高100%，平均用时2min，打印、复印、光盘和硒鼓等消耗需花费2612元。

2、社会效益

通过PDCA精益工具和方法在管理中的灵活应用，研究制订了智能化文印系统，提高了工作效率，降低了运维成本，得到了员工一致性肯定。

十、巩固措施

为进一步巩固本次活动取得的效果，我们将进一步简化流程， 固化管理措施，下发智能文印系统流程的使用办法，进一步提高服务的质量。

十一、活动总结

1、总结

通过本次活动，我们使文印系统的工作效率得到提高，降低了运维成本，让我们综合能力得到提升，增强了凝聚力，并加深了对精益工具应用的理解和运用。

2、下一步打算

今后我们将结合工作任务，努力跟进新技术和新设备，学习和掌握质量管理的新方法，经常利用精益工具，开展文印系统的改进，提高工作质量，充分发挥每个人的创造性和积极性。

参考文献：

[1] 刘艳超，智能文印管理系统研究[J]，中国设备工程，2021.

[2] 张艳春，改进机关文印工作提高文印工作效率和质量 [J]，办公室业务，2012（7）：89-90.

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