加强档案管理服务水平推动档案管理的信息化

李晓敏

摘要：随着信息技术的飞速发展，加速了当前档案信息化管理的转型，档案管理信息化的实现是档案管理的一个重要变革，对档案管理的服务水平提出了更高的要求，也为档案管理提高平了新的思路要求。因此，在当前的档案管理运作中，应有效结合先进技术，全面提高档案管理的信息化水平，使档案管理可以更好地服务于社会。当前，档案管理信息化的发展还存在一些不足，为实现档案管理的现代化建设，本文对加强档案管理服务水平、推动档案管理信息化的方法进行了一些分析和探讨，以供参考。

关键词：档案管理;服务水平;信息化

引言：随着社会和科学技术的发展，当前档案管理的任务是加快档案管理的信息化进程。实现档案管理信息化，不仅要创新档案管理理念，更要充分利用信息技术，在实践中应用新的档案管理方法。但是，在当前的现代档案管理方式中，现代网络安全对档案管理信息化的影响更大，对电子档案管理提出了更高的要求，实现档案管理信息化还有很长的路要走。

一、档案管理信息化的概述

所谓档案信息化，是指在国家档案管理部门统一规划和组织下，将现代信息技术综合运用到档案管理活动中，为档案信息资源提供加工、管理和利用服務。换言之，档案信息化是指档案管理方式从档案的归档转变为向社会提供数字化信息服务的过程，这是一个长期的演进过程，档案部门必须不断引进最新的信息技术和设备，以提高档案管理和利用的现代化水平。目前，现代信息技术广泛应用于档案管理领域，无论是电子档案的创建，还是传统的纸质档案的存取，都需要信息化的管理。档案信息化管理的深度发展主要是提供有效的系统处理和精细化的信息，以满足不同层次、不同角度的需求。计算机打破了信息获取和传输的时间和空间限制，方便快捷地满足了人们当前的需求，档案网站和数字档案也应运而生。随着档案管理信息化的不断普及，人们可以在信息化条件下共享档案信息资源。

二、档案管理信息化的重要性

传统纸质档案随着时间的推移容易出现损坏，使得此类损坏的档案信息更难恢复，需要更多的人力、物力和财力。在档案管理信息化过程中，有效避免传统档案管理操作的各种弊端，利用计算机系统实现档案信息的存储，使档案管理的更长久、更稳定。传统的档案管理任务比较繁琐，查找和读取文件信息需要很长时间，而且文件管理人员的工作强度比较高，效率不高。互联网信息技术在当前档案管理工作中的普及，为档案管理工作增添了巨大的技术优势，因此，为加快档案管理信息化的发展，必须创新档案管理方式。在档案管理的信息化环境中，简单地将档案信息输入计算机，不仅大大提高了档案管理的效率，而且减轻了档案管理人员的劳动强度，避免工作融人员在编辑和研究档案上投入了更多的精力和时间。在档案管理的信息化模式下，档案信息的检索和查询可以在计算机系统中完成，非常高效，充分体现了档案管理资源共享的便利性。在档案管理信息化进程中，有效改善了传统档案管理无法共享和浪费资源的问题，全面提高信息资源的使用效率，实现了档案信息的资源共享。

三、加强档案管理服务水平，推动档案管理的信息化

1.提高档案管理人员的职业素质

提高档案管理人员的专业素质，是加强档案管理安全保密工作的第一步。一是要注重档案的集中统一管理，档案保管人要善于对档案进行分类整理;其次，在聘任档案保管人时要适当提高标准，引进优质档案管理人才，认真审查档案管理人员的安全保密工作;三是档案管理人员要不断提高业务素质，提高自身安全保密管理水平;最后，企业或单位要重视档案管理人员的安全保密培训，要做好档案管理信息化建设工作，档案管理人员要及时跟上信息化的发展趋势，提升档案管理信息化工作水平。

2.统一信息管理设备的分布

为了使档案流动化、便捷化，逐步将纸质档案信息转化为数字化档案信息，该技术的实现必须依靠网络设施，应充分利用计算机文件管理系统，实现计算机网络部门的全范围化。其功能包括档案的自动编目和检索、档案的自动全文存储以及其他相关的信息工作流程。因此，有必要统一所用计算机的型号和规格，这是文件管理信息化的硬件保障。需要在计算机内部使用具有更大内存的大容量载体，以满足数字信息的所有要求。随着各单位档案数量的逐渐增多，档案保管负担加重，同时面临纸质档案自然老化和人事管理不科学的损害，因此，使用大容量的载体可以有效地解决这些问题。在工作中使用计算机磁盘存储设备和光盘存储系统，尤其是光盘存储系统，可以解决传统文件存储的问题。大容量存储介质不仅解决了繁琐的档案管理问题，而且为归档和整理提供了便利，快速实现档案的交换共享。高速信息网络的快速信息传输和丰富的信息资源提供了一种新的文件管理方式，成为信息时代信息管理和交流的重要基础。因此，档案管理应逐步适应这一趋势，选择标准化、通用、可靠的档案管理系统，实现档案信息和传输资源的共享。

3.建立规范化的档案管理机制

在进行档案信息化建设时，要明确网络和数据安全运行的相关责任，要从实际出发，切实建立相关的管理制度。档案管理部门的核心是严格按照国家有关政策，建立适合信息化建设的档案管理制度。一是管理规范档案管理技术，完善档案管理的工作流程。二是确保档案管理的安全性和完整性，建立相关的安全管理措施，特别是在电子档案领域。员工要有高度的工作责任感、负责任的工作态度和服务意识，提升档案管理的标准。此外，档案标准化管理流程包括档案管理标准、统计标准等，这些相关标准有效地平衡了档案管理的工作情况，还可以对工作情况进行量化检查。在评定过程中，如果各项标准没有建立，信息库资源的衡量标准设置不完善，就无法对信息库进行监督，保证信息库的合理性。因此，各部门要按照规范化的档案管理机制，建立合作体系，形成畅通的档案网络，实现资源共享。

4.提高档案信息和数据的安全性

就档案信息本身而言，应采用加密技术，进一步提高安全性和保密性。信息加密通常是指重新整合档案信息，使其只能在发送方和接收方之间打开，这种加密技术可分为双密钥加密和单密钥加密两个方面。单密钥对文件进行加密具有计算量小、加密效果显著等诸多优点，但这种计算方式在分布式系统中使用难度较大，密钥管理难度较大，增加了档案管理的操作成本。目前双密钥在信息加密管理中的使用比较广泛，是一种将两个加密密钥结合起来的加密系统，在档案加密中的应用效益更加明显。此外，企业或单位要从进一步加强档案管理信息化建设的角度，加强档案信息和数据的安全保护。企业或单位要继续引进成熟的档案管理信息技术和基础设备，不断完善档案管理信息化操作系统，加大档案管理信息化建设的资金投入。同时，企业或单位可以加强与网络服务商的合作，争取网络资源的优惠，与大企业通力合作，获得技术和资源支持。此外，要做好软件管理，及时发现和解决档案管理软件的漏洞，对档案管理进行二次审查，提高档案管理工作的效率和质量。

结语：档案信息化是档案管理的一个重要发展趋势，特别是在信息技术快速发展的新形势下，档案信息化是国家信息化工程的重要内容，通过档案信息化的实现，可以有效提升档案管理水平，促进了档案管理的工作效率和文件信息的共享。因此，我国必须在实践中抓住机遇，在档案管理工作中不断创新，实现档案信息资源与时俱进的高效开发利用。

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