基层档案管理现存问题及建议

樊晓青

摘 要：档案管理是企业的一项基础性工作。它是企业发展过程中的重要组成部分，也是企业从事生产、经营、管理活动的重要依据，提高企业的工作质量和效率需要有效科学的档案管理。同时档案管理工作中的软硬件设施、档案管理人员的专业素养和业务能力对企业档案工作也是至关重要的，档案管理管理工作专业性强，且较为复杂企业需要结合自身发展和特点，企业需要结合自身发展和特点，不断提升档案工作的管理水平，现就结合档案管理现状，对工作中存在的问题做简要分析。

关键词：问题;建议;档案管理

档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项实业得以发展，都离不开档案。企业档案是企业单位从事生产、经营、管理活动中形成的具有一定保存价值的文件、资料等，是企业发展中的重要组成部分，随着科技的进步，企业的不断发展，档案在其中的作用和地位也显著提高。因此，我们需要借助先进的技术手段不断提高档案管理的水平，但是在实际工作中，档案管理工作仍然存在很多问题，值得我们去研究。

一、档案管理工作中现存问题。

（一）忽视档案工作的重要性。

第一 档案工作没有得到根本重视，在传统认知中，档案工作只是对已形成的文件保存，不需要任何的技术含量，也无需耗费大量的人力、物力、财力，档案管理相关人员也没有对档案管理工作形成完整、全面的认识，因此造成了档案管理在企业中处于一个被忽略的地位。不被单位和领导重视，档案工作投入的经费有限，造成档案工作难以得到有效发展。第二 各部门兼职档案员对档案管理及发展工作的意识淡薄，认为档案工作在公司中有档案员做就行了，缺乏工作热情和责任心。因此造成日常工作中催缴档案迟迟不整理，不按照要求上交，造成部分档案的缺失，久而久之，档案工作就会逐渐处于“荒废”状态。第三 部分机关档案工作人员兼任数职，没有时间踏踏实实的钻研档案业务，同时不能提高业务水平和管理水平。

（二）档案管理工作人员专业素质不达标。

档案管理者是档案管理的第一责任人，其專业素质对档案工作的效率和质量有很大影响。档案管理工作专业性强且复杂，尤其是随着档案管理现代化的迅速发展，更是对档案管理人员的工作能力和业务水平带来了更高的要求，但是就目前档案管理的现状而言，部分档案管理工作人员对档案管理工作认识不全面、不科学、档案业务不熟悉、一知半解，这些普遍存在的问题直接影响了档案工作效率的提高。

（三）档案管理制度落实不到位，依法管理的宣传力度不够。

第一 制度是实施工作的一项重要标准，档案管理制度完善可以使档案管理工作有章可循，是提高企业档案管理工作效率的重要依据，也是档案管理工作的重要保障。虽然我们大部分企业也按要求定制了档案相关制度，但是因为应付检查，制度流于表面行式，不能加强落实，造成了制定制度是一回事，执行监督检查又成了另外一回事。使得企业的档案管理工作不能形成连续性、系统性的管理。第二 档案依法管理的宣传力度不够，各单位、部室对配合档案工作的意识较为淡薄。

（四）档案管理工作的设施不完善。

随着档案管理现代化的发展，档案信息化成为提高档案管理效率的重要保障。但因档案设施的不完善，造成部分档案无法完全转化为电子文档，为档案查阅造成不便，同时在借阅的过程中对档案材料、图纸造成磨损，很大程度影响了档案借阅利用的效率。

（五）档案业务知识培训深度不够。

档案培训虽然每年都会有，基本是以省档案馆组织的全省档案业务人员培训，但是这种行式的培训培训内容单一，所讲内容偏向于理论，缺少实践性内容，并不能真正满足参训人员的真正需求，而且培训一般采取的是“课堂式”的行式，“满堂灌”的授课方式，上百人参与，参训往往都是老师只管讲课，学生只管听课，中间互动、课堂提问的环节基本都没有，以至于参训人员积极性不高，无法取得相应的培训效果，也并没有解决档案管理中具体的、实际的问题。

二、改变档案管理现状的建议。

（一）更新观念，增强企业档案现代化管理意识。

第一 转变思想观念是现代化档案管理的重中之重，利用数字信息化技术，将传统手工档案管理模式和互联网+档案管理相结合，将之前档案的文字、数据、图表等转换为电子档案，利用计算机的高速运转代替传统的手工录入及统计。同时，档案管理工作人员不断提升自己，与发展同步更新观念，树立高效率管理的观念。第二 机关专职档案员及各部门兼职档案员需要认识到档案管理的重要性，明确个人岗位职责，严格按照档案管理制度和流程开展具体工作，合理利用考核机制，督促各单位按时、按要求移交档案，确保档案完整、系统。除此之外，还应对档案工作制定详细计划，并以此作为重要依据，保证档案管理工作的有序进行。

（二）优化档案管理人员队伍。

第一 由于档案管理工作专业性强并且非常复杂，要实现档案管理现代化，不仅要熟悉档案编目工作，还要掌握计算机技术。这就要求重视和积极开展业务培训与继续教育，使我们档案管理者熟悉编目工作的同时掌握计算机技术，建立合理的知识结构，转变为综合型档案管理人才。第二 从业人员、档案管理人员专业素质和业务能力直接影响企业档案管理工作的质量和发展，这就要求档案管理人员自身要具备良好的服务意识，我们应该由被动转变为主动，由消极转变为积极，认识到现代档案管理所提出的更高要求，在平时加强知识的技能的学习，从而适应档案发展要求，另外，企业要有意识的提高档案管理工作人员的归属感，从上至下重视档案工作，进一步提高档案管理人员的积极性，从而为企业的发展贡献力量。

（三）贯彻落实档案管理各项制度，加大档案执法坚持查力度。

档案管理办法不仅仅使用于档案室，也不是某一个部门的制度，而是整个企业制度的一部分，每一个职工都应当共同遵守，将档案制度较好的落到实处，这就要求我们各部门和档案工作人员的共同努力。首先，要做好宣传工作，提高认识，将制度要求转变为自觉行动，确保文件材料完整、准确、系统。对涉及到档案工作的个人及部门，要利用典型事例进行宣传，为各部门主管领导及兼职档案人员敲响警钟，促使依法收集档案、管理档案、移交档案、利用档案成为工作自觉。对于不按照规定移交档案的部室按照制度进行考核，提升各项档案制度执行的约束力。第二 做好档案借阅利用工作。督促相关部门及个人主动及时归档，部分单位不愿将文件材料归档，与认识上、习惯上有很大的问题，认为档案管理是档案室的事，怕麻烦，不愿意整理，也有一些情况是怕文件归档之后，再用时查找困难，档案手续办理需要时间等原因。这就要求我们档案人员要做好档案利用的服务工作，对各类档案进行科学的整理、立卷、归档，使档案在使用能够及时调出来，为大家感受到最好的借阅体验。

（四）加大档案工作资金投入，切实做好档案的前处理工作。

第一 保证档案管理工作经费充足，同时，档案管理部门及工作人员要不断完善自己、提高自身业务水平和能力，从而提高工作质量和效率。第二 专业的人做专业的事，减少专职档案人员的兼职工作，让其有时间认真钻研档案业务，通过档案的整理过程深入挖掘档案的价值，使现存档案资料发挥更大的作用，同时促进企业发展。第三 提高服务质量，档案管理部门和工作人员要将档案的潜在价值转化为经济价值，提高档案的利用价值，监督在借阅者填写借阅申请单时务必写明利用效果一栏，档案工作者根据这些利用效果不断总结，挖掘，为档案借阅者提供更好的服务。

档案管理设备是保证档案管理工作正常进行的重要保障，良好的管理条件是提高档案效率的重要保证。但是我们应该在逐步實现档案管理现代化之前做好前期档案的著录和标引，因为实现完全信息化的基础是高质量的档案数据输入，而这份工作是需要靠纯手工完成的，也需要一定的时间，我们一定要制定合理详细的工作计划，为后期实现档案现代化做好强有力的保障。

（五）调整培训方式和内容，加大档案业务培训深度。

第一 档案业务人员培训不能仅限于全省或集团统一组织的档案业务人员培训，应该根据自身的工作实际和需要进行专项的培训，而且培训的方式除了传统的“课堂式”之外，还应增加实地研习等以实操为主的培训项，例如邀请管理水平较突出的人员以实际操作的方式对文书、科技等各类档案的整理、立卷、归档、分类、查询、修复工作进行讲解，还可以组织参训人员对上课内容进行分组讨论，并鼓励参训人员撰写学习心得，不断总结提炼，并应用到自身工作中。第二 档案培训应当顺应时代发展，未来的档案工作是基于大数据、人工智能等新兴科技的，在培训内容上应该不断渗入档案信息化、数字化的概念，使参训人员在观念上得到突破和更新，只有培训内容紧跟档案发展，才能为参训人员提供档案管理工作的新思路，最终培养出一批高素质的档案管理工作者。

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