信息技术在档案管理应用中的问题与对策

黄贵贵

摘 要：在企业管理体系中，档案管理占据着重要的位置，对企业经营以及后期发展都有着很大影响，因此，企业应该加大对此方面的重视程度。为了档案管理工作能够满足社会发展需求，应该在档案管理中加大信息技术的使用，将信息技术和档案管理工作进行有效的融合，以此提升档案管理的效率以及质量，减轻档案管理工作人员的工作强度，有效解决档案管理中存在的问题。

关键词：信息技术应用;档案管控;智能化

引言

与传统的档案管理方式相比，信息化管理的优势十分明显。信息化管理后，对于档案内容的归类整理就更加便捷、清晰，便于进一步深入管理，且傳递的速度与提取的速度更加快捷。信息化管理也进一步提升了档案的安全性，解决了占据空间大的问题等。

1 信息技术在档案管理中应用的重要性

1.1 节约成本，提高档案管理效率

档案管理信息化的核心工具是计算机。对信息进行处理后，利用硬盘、云盘或其他计算机辅助工具进行存储，存储后的信息占用的空间小， 调用便捷。从实际工作中的运用情况看，这种存储方式不但占用的空间小，移动方便了，方式环保，且可以节省大量的人工。信息技术的发展使得人力成本与空间成本都得到压缩，促进了档案管理工作的进一步发展[1]。同时，档案信息电子化，使得信息共享更加便捷，且跨空间调阅信息的能力不断提升。

1.2 为数据共享提供保障

当前我国信息技术得到了快速发展，被有效地使用在企业档案管理工作当中。在档案管理中应用信息技术主要是通过网络平台，提升信息在传递过程中的时效性以及便捷性，以此来实现相关信息资源的共享以及有序的管理，这对于当代企业档案管理工作来讲有很大的帮助。首先，在信息技术的支持下，企业可以利用电子化处理方式对档案信息进行整合汇总， 进而实现有效地查询、调用和信息共享。其次，对于企业来讲，做好档案管理工作的主要目的是为了把企业中一些杂乱的数据、信息以及资料进行收集和整理，方便后期使用，在此种状况下信息技术就成了档案管理过程中一项不可取代的技术，能够有效地实现相关资源的共享，节约了大量的时间。最后，在企业档案管理中使用信息技术，能够有效地适应时代发展和企业发展的需要，在企业发展过程中，档案数据信息的价值随着发展越来越突出，必须充分利用这些数据档案的价值，对有用的资源进行共享。

2 信息技术在档案管理中应用存在的问题

2.1 档案信息化管理系统不够成熟

目前，部分企业的档案管理人员缺乏对现有信息系统可操作性的详细考察，没有结合软件开发的实际情况，制定信息化技术的应用步骤，导致信息化系统的安全性与稳定性难以得到有效维护。一些档案信息化管理系统的建设虽然进行了需求分析，但未能对档案信息化管理工作的主要原则进行总结，导致动态性管理方法难以在档案管理工作中实现普及推广[2]。一些档案信息化管理系统在具体建设的过程中，没有结合系统功能特点进行数据模型的创新设计，难以保证信息化技术在档案管理工作中发挥作用。一些档案管理信息系统的建设、档案管理技术的设计缺乏对系统建设过程的创新调整，导致档案管理的基础性工作和信息技术难以得到高质量的结合，无法在档案管理业务模式创新方面取得积极成效，也使得档案信息化管理系统所具备的应用价值无法实现高水平开发。

2.2 档案管理人员管理意识有待提升

现阶段，有些企业在档案管理工作方面并没有加大重视，且参与工作的人员在专业能力上也有存在一定的不足，导致其在管理意识上存在较大的缺陷。比如，在分类档案的过程中部分人员只是关注比较重要的文件， 在此种状况下对档案管理的质量会有着不同程度的影响。尤其是一些相对重要的档案会存在收集不完整的状况，严重的状况下可能还会存在缺失和损坏的情况，导致档案在真实性上存在较大的问题。除此之外，还有的档案管理人员在具体工作过程中没有责任感。在整个档案管理过程中管理人员是比较重要的执行人员，如果存在素质方面的问题的话，不但会影响到档案管理质量，还会影响都工作的整体效率，减弱档案的具体效用。

2.3 基础设施建设不完善

通常来说，进行信息化档案管理工作需要许多先进技术以及相关设备的支持。这些先进的技术和设备如果引入企业中，能够发挥重要的作用。有些企业的经济发展存在问题，缺少足够的资金去购买和维护设备，使用的先进设备比较少，导致信息化档案管理工作进展缓慢。另外，有些企业虽然购入一批先进的设备，但是，有些工作人员缺少对先进设备的认识， 不能正确使用，很容易造成设备故障。另外，设备出现故障需要进行维修，如果维修人员能力不够，不能够及时发现并解决问题，很容易对设备造成严重的损害，不能够再进行操作。而企业重新购买先进的设备，会导致不必要的资金浪费。

3 信息技术在档案管理中的优化应用策略

3.1 提高档案信息化管理系统的成熟度

档案管理人员在探索信息技术的应用途径过程中，要加强对档案信息化管理系统构成情况的分析研究，并对工程项目建设的基本原理进行考察，使档案信息化管理方案的构建可以具备更强的可操作性，并保证档案管理所需的软件可以在这一过程中实现高质量应用。要加强对档案信息化管理需求的分析，并对系统当前的功能优势及使用性能进行考察，保证系统具备足够的稳定性与安全性。档案信息化系统的建设工作需要加强对说明书制定工作的关注，尤其要对档案管理标准化体系建设所需的基础条件加以分析，保证档案动态化管理方法得到有效构建。要加强对档案信息化管理系统功能和数据构成情况的考察，并对系统架构以及功能模块进行有效的创新，保证系统安全管理体系可以在这一基础上得到更加成熟的构建[3]。档案信息化管理系统的建设还需要加强对计算机软件开发状态的关注，尤其要保证档案管理人员充分参与到系统建设工作中，确保软件开发过程可以得到明确，为档案管理系统价值的充分开发提供有力支持。

3.2 提升档案管理人员的素养

优秀的档案管理人员必须要具备档案管理意识、专业的基础知识，以及相关的技能。企业在发展过程中一定要根据实际状况，对档案管理人员的专业技能做进一步的提升。除此之外，企业还要做好工作人员的考评工作，帮助工作人员去发现自身存在的不足，并做好相应的改进;出台相应的激励机制，激励员工在工作之外的时间中进行自我学习，使得他们在企业发展过程中得到更好发展。

3.3 加大档案管理信息化建设资金与硬件投入

通过研究发现，信息化档案管理工作具有复杂性，需要工作人员有耐心，有责任心。在开展档案管理工作时，如果单纯依靠人力，则会导致档案管理工作进展缓慢，应该引进一批先进的设备。引进先进设备，需要充足的资金。所以，为了保证有充足的资金购买先进的设备，企业可以与政府相关部门进行沟通，获得资金的支持，缓解企业资金困难的问题。除此之外，档案管理部门可以利用社会力量筹集资金。与此同时，应该注意档案管理人员的选择，选择专业能力强的人才，包括具有权威、有能力的管理型人才加入，提升管理工作的权威性和合理性。

4 结束语

应用信息技术对档案进行更加科学的管理，为适应时代发展的需要， 使档案管理工作发挥更重要的作用。信息化管理可以使得档案管理工作更加清晰，而且可以使得档案管理更加安全。

参考文献：

[1] 吴凯. 电子信息技术在档案管理中的应用研究[J]. 数字技术与应用， 2012，（08）：88.

[2] 张鑫.现代化信息技术在城建档案管理中的应用[J].城建档案，2011，（07）：55- 56.

[3] 于春琳.事业单位档案管理中融入信息技术的现实意义阐述[J].才智， 2018，（25）：199.

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