事业单位人事档案管理信息化对策研究

王兴群

摘 要：在信息技术稳定发展的过程中，事业单位人事档案管理模式发生了一定的变化，传统纸质档案管理正在朝向电子档案管理模式转变，而且这种管理方式能够产生一定的作用。信息化的融入可以保证事业单位人事档案管理的效率，并降低行政成本，促进事业单位的健康发展。

关键词：信息化;人事档案管理;对策;事业单位

引言

随着科技的不断进步，信息技术的运用在人事档案管理里也逐渐凸显，如何更好管理人员，让人事部门的人事档案工作更加简洁化、更加高效，就需要我们将人事管理的一系列工作都进行不同程度的改变。将工作的流程规范化和制度化，同时也要兼容制度的科学性，提高工作模式的效率和效果。针对此目标，将人事管理制度更好地兼容，更科学化地运用， 成为了值得研究的课题。

1 事业单位人事档案信息化管理的意义

1.1 顺应时代发展

在社会经济与科技稳定发展的支撑下，事业单位的各项工作离不开计算机信息技术的应用，已经成为社会发展的重要趋势，需要得到事业单位的重视，确保在实际开展各项工作的过程中能够做好全面的分析，适当将信息技术融入档案管理的各个环节，这样不仅能够全面提高管理的效率，同时有利于顺应时代发展，避免受传统人事档案管理模式的影响而限制事业单位的人才培养与优化。所以说，只有不断做好创新，并加强对新型技术应用的重视，才能够提高档案管理的信息化水平，推动事业单位的发展。

1.2 人事档案管理工作效率的提升

事业单位人事档案管理工作的内容相对较为复杂，而且涉及的内容相对较多，主要包括工作人员的学习经历、任职履历及工作能力等多项内容，有效对事业单位人才信息进行储备。由于传统人事档案管理工作方式需要手工制作存档，不仅会消耗一定的人力物力，同时为后期的档案提取增加了更多难度，一旦有管理人员辞职，则交接工作在短期内无法顺利完成，产生的影响较为严重。所以，只有強化对信息化档案管理的重视，并通过数字化技术的应用，有效提高档案管理的效率。保证各项工作顺利进行，提升单位服务质量，保证事业单位稳定发展。

2 事业单位人事档案管理信息化建设问题分析

2.1 信息化建设设备以及管理系统缺乏健全性

事业单位人事档案管理工作在开展过程中，也强化了对信息技术的应用，力求可以从整体的层面上对人事档案管理工作的效率及职能进行提升。综合现阶段的事业单位人事档案管理工作水平来看，其在设备配置层面，存在较强的滞后性，不能够对设备以及信息系统进行及时的更新，也无法积极的对现代化信息设备进行引进，缺乏必要的计算机技术人员，致使人事档案管理工作的进行存在了很大的问题。人事档案管理工作机制缺乏健全性，任何一项工作的开展，其都需要有完善的机制作为约束。

2.2 事业单位缺乏专业的档案管理人员

很多事业单位的人才都不是专科出生，而是结合事业单位所需人才，选拔最合适的人才进入部门，开展相关工作。但从档案管理人员的履历信息可以发现，很多档案管理人员均属于非专业人员。经过相应的岗前培训，可提升档案管理人员对自身工作的流程，可促使档案管理人员逐步增强自己的能力，逐步胜任现有工作。但是，因为非专科出身， 无法深入了解档案管理工作每一个环节的实际需求，在人事档案初期审查、档案整理、档案登记以及档案保存等多个环节中，工作不够严谨细致，导致档案内容出现一定差错，继而影响人事档案的实际管理效果。再者，事业单位缺乏相应的档案管理部门、档案管理人员以及档案管理部门，所以初期档案录入期间缺乏相应的档案检查、核对过程，导致相关档案资料出现内容不实、内容造假等多个问题。再者，档案审查、核对等前期环节比较繁琐，而档案整理工作中的分类、归档以及存放也是一门学问。档案管理人员往往要同时面对大量人事档案资料，然后思考如何进行归档、分类、排列以及摆放等工作。若能灵活运用信息化管理手段，无疑可改进这一情况，但因为事业单位缺乏专业的人事档案管理、监管人才，所以无法有效解决这些问题，无法提升人事档案归档、分类、排列以及摆放等工作的效率。

3 事业单位人事档案信息化管理的实施策略

3.1 创建人事档案数据库，提高档案利用率

档案管理部门在管理干部人事档案的过程中，要促进干部人事档案的开发利用，提高档案管理工作效率，更好地满足用户需求。档案管理部门必须有效保护纸质档案，并建立技术先进、功能全面的档案信息服务体系，更好地完成内部领导部门与上级相关单位的人事档案信息共享，提高对干部人事档案的利用效率。

3.2 制定合理的人事档案信息化管理

事业单位人事档案管理最重要的价值就是在原有的体系和价值上进行一个整体的资源信息化的建设。只有真正明白电子化、信息化的价值所在，在进行人事档案管理工作的时候才能将这些资源都转化为素材。比如，将人事档案管理构建出一个符合职能部门人事的信息库，通过员工的信息收集和采纳进电子化平台，电子储备仓库调用这些信息，不断比较和探究，将人事电子储备仓库变成一个必不可少的人事职能部门的工具。如此，人事档案管理工作将提升一个高度。因为借助电子化的管理模式，可以有效地避免资源丢失、资料不全、人事工作难以推进、交接困难等情况。最终，可以借助科技和信息化的手段，让人事档案信息管理更加适应组织运行节奏，打破原有的工作模式和管理方法，让事业单位在制度创新和实践创新上不断突破，将人事档案管理的标准更加明确和规范。事业单位人事档案管理信息化建设的逐步完善，是对管理模式和工作内容最有效的助推剂。比如，将人事档案管理和信息技术做有理的结合，构建职能部门人事电子储备仓库，建立事业单位大数据、云数据储备库，在电子图书馆的储存中，所有的纸质版信息都能完好地保存在电子数据库中，这样可以很大程度提高工作的效率和能动性，在不断更替处于上升期的各个职能部门，不会被庞杂冗长的信息数据所难倒，而是调取所有成员的工作履历和简历，对于人员的任用、提升、降级或评价，做出最精准的判断。让员工对于自己的规划更加清晰和明朗。

3.3 提高信息化管理人员的综合素质

事业单位在将信息化融入人事档案管理工作时，不仅需要强化对基础建设的重视，同时应该做好相对较为全面的分析与优化，掌握管理人员的工作情况，强化对培训工作的重视并不断提高管理人员的综合素质，不仅需要学习档案管理的基础知识，还应该对计算机各项软件技术的应用有充足的了解。在人事档案信息管理的过程中，管理人员的任务量正在不断提升，所以管理人员应该重视自身的责任，掌握各项工作的开展情况。除此之外，事业单位还应该适当开展职业道德及思想教育，提高管理工作人员的责任感，落实好专项培训工作，使得工作人员熟悉计算机管理软件的应用要点，促进档案管理效率的提升。

4 结束语

总而言之，目前信息网络技术正处于持续发展的阶段，事业单位人事档案管理工作的开展应该强化对先进技术的重视，由传统管理模式转变为数字信息化管理，建立并完善相对较为全面的管理系统，不断提高管理的效率，发挥信息化人事档案管理的效果，推动事业单位人事档案信息化管理水平的提升，推动事业单位的健康发展。

参考文献：

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[3] 田宏光.事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].科学与财富， 2020，11（28）：92.