医院档案的精细化管理

张帆

新一轮医药卫生体制改革实施以来，我国基本医疗卫生制度加快健全，人民健康状况和基本医疗卫生服务的公平性和可及性得到持续改善。档案管理工作作为医院内部管理的重要内容，在很大程度上关系着医院整体运行状况，创新档案管理模式，提高档案管理的精细化水平具有时代发展的客观必要性。

档案管理是医院内部管理的重要组成部分，从其具体工作开展来看，档案管理工作主要是对医疗设备、医疗服务过程、财务管理等工作进行记录的一种活动，主要目的是实现对档案资源的优化配置，提高档案的科学利用率，以更好的为医院长远发展提供基础保障，是各种医疗活动顺利开展、医疗服务水平提升的关键。相对于其它事业单位的档案管理工作来说，医院的档案管理工作有自身独特属性，可以在整个医疗活动的全过程中体现。

精细化管理模式最初是在生产型企业中运用，随着社会发展进步，精细化管理逐渐在社会各行各领域应用开来，并且也取得了显著的应用成效，是新时期社会企业发展壮大的重要措施。在医院档案管理中采用精细化管理模式，可以实现档案资源的分类管理，对不同部门的档案形成进行独立管理，同时也可以利用相关智能化管理程序，提高档案管理工作的效率和水平，保证档案资源得到高效运用。

档案管理机制不健全

医院的档案管理工作是否到位与人民群众利益密切相关，档案管理是医院内部管理体系中的关键所在，一旦档案管理工作落实不到位，就会影响到医院内部管理质量，进而导致医疗服务水平降低。当前医疗体制改革不断深入，医院所面临的市场竞争环境更加严峻，这就使得部分医院在经营管理重点上以经济效益增长为主，忽视了档案管理工作的重要性，使得档案管理机制得不到健全和完善，档案管理工作的效果也相对低一些。另外，从档案资源的自身价值来讲，它是医院进行学术交流和创新的关键性资源，也是医院自身实现健康有序运行的保障，一旦管理机制不健全势必会影响到医院各项服务工作的有效开展，不利于医院的长远稳定发展。

档案管理方式滞后

结合当前大多数医院的管理运行情况来看，很多医院在档案管理工作上所采用的模式还是以传统的粗放式为主，没有从医院发展的整体角度来考虑，导致档案管理工作效率很低，所取得的管理效果也没有实质性提升，档案资料没有进行合理有序的分类，经常出现档案资料的丢失、遗漏、损毁等情况，严重影响到医院服务水平提升，难以为人民提供精准化服务。此外，当前很多医院的内部管理工作过于依赖领导层决策，和自身发展实际结合有一定差距，领导层没有将档案管理工作作为重点，在医院发展规划制定上忽视了档案管理工作的优化，这就导致内部各部门对档案管理部门的工作开展缺少积极配合，部门间协同合作性有待加强，造成医院内部档案资源收集、整合、归档、利用效率很低。

信息技术应用程度较低

医院档案精细化管理的实现离不开对信息技术的应用，信息技术是精细化管理实现的必要条件。随着当前我国医疗卫生体制改革的不断深入，医院在日常运行中所产生的数据信息、档案资源数量有明显增多，如果不对档案管理工作进行创新，就会导致档案资源理得不到高效运用，进而影响到医院整体发展。此外，当前很多医院对于信息技术的应用程度很低，所采用的管理方法还是以传统形式为主，很多新技术运用得不到完善的基础设备作支持，现有的信息设施也比较落后，管理人员对信息设备的维护工作也不到位等，档案管理工作水平得不到提升。

制定精细化档案管理目标

实现档案管理工作的精细化和科学化，不仅仅是时代发展的客观要求，也是医院自身服务水平提升的内在必然，与医院的长远发展密切相关。对于医院来说，要在当前时代发展趨势下，正视自身档案管理现状，创新档案管理理念和方法，制定精细化档案管理目标，并在该目标的导向作用下，结合自身经营发展实际情况形成符合医院实际的发展规划，在规划中要对不同阶段的发展目标进行明确，也就是长期目标和短期目标，从而为医院内部管理措施的高效落实提供指导，为档案管理的精细化水平提升提供基础保障。在每一年的年末考核时，要对各个部门进行统一考核，同时在档案管理工作开展中，可以进一步加强分类管理，对不同性质的档案资源进行针对性管理，为查询和使用提供便利，对于具体管理工作中存在的问题，也要及时发现和采取措施予以解决，保证档案管理全过程实现精细化管理，以更好的实现精细化管理目标，促进医院长远发展。

实现档案资源的精细化整合和归档

医院作为一种特殊的服务机构，在日常管理运行中会有大量的数据信息产出，对这些数据信息进行正确归档和整合非常重要，这也是档案管理的一项内容。对于内部档案管理人员来说，在对档案资料进行分类时，需要合理使用监控设备以实现对分类全过程的记录，这样也可以减少档案资料遗失问题发生，提高档案资料收集的完整性和真实性。在精细化管理过程中，首先就要确保档案资料归档的规范性，并在档案管理模式优化的基础上提升档案管理水平，充分发挥出档案资料的价值，为内部管理工作的有效开展提供数据支持，同时医院还要重视和提高档案管理人员的业务水平，定期对档案管理人员进行教育培训，提高对档案管理工作的重要性认知，以高度负责的态度开展工作，保证档案管理全过程的高效化，具体可以先对管理人员的业务水平进行综合评定，清晰掌握各个员工在工作开展上存在的不足之处，之后制定针对性较强的培训方案。

健全档案精细化管理制度

医院档案的精细化管理离不开完善的制度体系作保障，通过对管理制度的健全和完善，可以为精细化管理模式的运用提供基础支持。对于医院来说，要按照精细化管理的要求，对具体管理制度进行细化，推动档案管理向规范化方向发展，对于现有管理制度中不合理的条例可以及时去除。现阶段大部分医院都实行了信息化系统来进行档案管理，通过对信息系统的融入可以使档案管理更加规范和标准，也可以保证管理全过程的优化。例如在对档案资料进行收集时，就可以按照制度要求，以一定的顺序对不同科室的数据信息进行记录，并将数据收集的时间和数量进行标识，同时也可以对不同类型的文件资料进行科学化归档，提高档案归档的有序性，在进行档案归档时，医院可以安排专门的工作人员进行监督监管，保证档案资料归档的完整性和真实性，不会出现遗漏和丢失。此外，在档案资料的借阅上，也要严格借阅程序，借阅人员必须要有上级部门的审批方可借阅，并且对具体借阅信息进行完整、详细记录，包括借阅人姓名、借阅时间、所借阅档案的编码信息等，从而保证档案利用的安全性和可靠性，防止档案出现丢失、损坏问题，而且还可以提高归档的时效性。

优化档案管理的信息化系统

档案精细化管理模式的应用离不开信息系统的支持，在完善的信息系统支持下，档案精细化管理工作质量会大大提升。对于医院来说，在充分认知档案精细化模式运用的基础上，对信息化系统进行优化和改进，为档案管理提供保障，医院要积极构建内部网络共享数据库，对不同的科室给予相应的管理权限，保证管理人员可以在要求的权限范围内实现档案数据的传输、借阅、利用，从而促使档案管理效率得到提升。同时还可以将云备份技术运用到信息系统中，将内部档案信息上传到云端，以便于在突发状况时可以保证档案信息的完整。

构建完整的档案精细化管理责任体系

医院档案精细化管理模式的应用，还需要构建完整的管理责任体系，进一步强化档案管理人员的责任意识，以负责任的态度来开展档案管理各个工作，促进精细化管理水平提升。在精细化管理责任体系构建中，要对管理人员的工作责任进行明确和细化，加强部门间的工作协同，使档案管理工作更为有序进行，保证档案资料收集、归纳、整合、利用的顺利开展，对于工作职责也要具体到员工个人，提高管理人员职责意识，并对个人行为起到一定的约束作用，保证档案精细化管理工作质量得到保障。

综上所述，档案精细化管理对医院长远发展具有重要意义，对于医院来说，在精细化管理模式的具体应用中，需要医院结合自身实际情况，创新档案管理模式，健全档案管理制度并完善管理信息系统，从而使档案资源得到高效利用，以更好的促进医院长远发展，提高医疗服务水平。

（吉林省四平市伊通满族自治县民族医院）

参考文献：

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