新常态下如何做好基层人事档案管理工作

林淑花

随着我国经济体制改革的不断深化，企事业单位的人事管理工作成为当前学术界热门的研究重点，在高校干部人事档案、人事档案信息化管理、人事档案系统、流动人员的人事档案等多个方面都有大量的学者参与研究，取得了一定的成果，但是与此同时也存在着非常多的实际问题，理论概述也有些不足。本文对新常态下人事档案管理工作发生的变化进行简要的介绍，针对在新常态下人事档案管理工作存在的不足进行讨论，基于这些不足提出了相应的解决对策，供各个单位人事部门参考。

新常态下人事档案管理工作和传统人事档案管理的不同如下：第一，人事档案管理工作的覆盖面发生了变化，在我国最新颁布的文件中明确指出，人事档案管理工作管理的档案资料需要反映到干部的诚信以及道德的情况，将人事档案从简单的档案信息资料提升了一个阶层。第二，管理措施发生了改变，在原本档案的基础上新增加了对入口关的管理、对材料信息完整性的鉴别以及是否严格遵守查阅档案纪律等相关的内容，这使得人事档案管理工作在一定程度上增加了难度。第三，在进行人事档案处理工作的时候，对于处理措施的规定给出了新的尺度，经过纪检部门的调查，如果发现了档案中出现了造假事件，将会依据事件的具体情况对其进行处理，最高可以对人事档案管理工作人员作出离职的处分，这使得各个单位基层人员和干部的人事档案工作具有了更强大的公信力。

对人事档案管理工作的认知有偏差

很多人都认为，人事档案管理工作无非就是将大家的档案集中在一起进行管理，人事档案管理员从事的无非就是保管性质的工作，这和单位的重要工作相比没有什么要紧的，只要单位员工的人事档案都能集中集中存放，不会丢档不会泄密，在需要进行档案查询的时候有据可循就可以了，这种看法显然过于片面。这种情况就导致在当前有些单位进行人事调配的过程中会出现很多的问题，为人事档案管理工作以及调配人员后续的工作造成了非常多的麻烦。更有甚者在一些小型的县级事业单位中，从事人事档案管理工作的专员居然还是兼职工作的，这会使人事档案管理工作的专业性大幅度降低，非常容易导致进行人事档案管理的過程中出现各种难以预料的问题。

对人事档案的管理工作重视程度过低

人事档案管理工作在事业单位中的作用是无法代替的，具有绝对重要的地位，但是由于人事档案管理并不会为单位带来实际的效益，这就导致有一部分员工就会认为人事档案管理工作不需要具备什么样的能力，从事该工作的人们应该也没有什么专业水平，因此对人事档案的管理工作没有足够的重视。在这种戴着有色眼镜看待人事档案管理工作的情况下，就会使得事业单位人事档案管理部门所使用的办公器材、软件等配套设施难以得到更新，被时代远远地抛在身后，与此同时，由于对人事档案管理工作的不重视，就会导致该部门难以招到具有真实能力的人才，人才队伍始终得不到良好的建设。

人事档案管理制度不够完善

档案信息的错误和混乱对于有关事业单位开展一些活动有着非常不利的影响，而造成这些情况的主要原因在于人事档案管理工作没能得到完善。有很多的事业单位都想要实行常态化人事档案管理，并专门为此设定了相关的管理制度，但是制度在进行落实的时候却经常出现阻碍，致使制度只能长期停留在纸面上，档案在进行借阅、传递的过程中依然不能按照制度要求填写完善的档案传递通知书、没有建立相关的档案借阅手续，档案回执单填写不及时等问题依旧存在于各事业单位之中。

为了让我县事业单位的人事管理工作迈向常态化、正规化，让人事档案工作能够和时代与经济对接，必须要提高对人事档案管理工作的认识，提高对该工作的领导，加大对该部门资金的投入，采取切实可行的措施，让人事档案管理工作真正能够发挥的作用。

加强对人事档案管理重要性的宣传加快完善档案管理相关的法律

事业单位的工作人员尤其是领导干部认识到，人事档案管理工作是一件非常重要的工作，是事业单位各种工作中不可缺少的组成部分，通过档案可以反映出一个人的过往经历，可以将将一个人的历史现实全貌进行反映，为事业单位进行人事工作以及人事决策工作提供非常重要的信息依据，为我县的未来的储备干部提供充足的参考资料，是一件非常有意义的工作。严格按照档案管理的要求，制订工作制度，全力做好文书档案的整理、立卷、归档和移交工作。几年来，单位迎来了多次的机构变革，本人整理并归档文书档案100多卷、宗，使一些重要文献档案资料得以有效保存，一些重大的机构改革和大事得以记录在案，为整个单位的发展提供重要的查考价值。认真学习保密法律法规及知识，并在工作中严守保密纪律，推动相关工作顺利进行。

适应新时代人事档案的新角色不断提升档案价值

人事档案信息的收集网络应当建设健全，按照档案信息的生成规律进行定时定点采集工作，对新生成档案信息进行定时收集、定向收集、跟踪收集等方式，保证档案信息能够快速地归档。与此同时还应该加强对档案资料归档工作的宣传，根据各个单位的具体情况，定制相关的可行性强的档案归档制度，制定一定的措施，保证档案都能够按期归档。

加强重点档案信息材料的归档工作可以重点从以下几个方面入手：第一，加强对考核、考察材料的归档情况跟踪，重点将有关反映人员政治素养以及思想情况的资料进行归档，对于能够反映人员对党的方针、政策、路线的执行状况信息以及干部自身品德、情操和作风的信息要重点进行核实归档；第二，将领导干部在各种学习和会议中领会到的关于解放思想、中国特色社会主义理论、开拓进取等方面的材料进行重点收集；第三，归档的材料应该能够反映出人员的业务水平能力、专业特长以及有关科研方面能力的资料；第四，要重点完善人员的履历信息、自传等能够客观真实将人员经历进行记录的资料，让人事档案具有更高的全面性，真实细致的地反映人员的全貌。

提高各部门之间的协调力度 完善档案管理机制

无头档案始终是档案管理工作中需要面对的难题，在新时期人事档案管理的过程中，应该针对无头档案的形成特点，对无头档案实现溯源，完成动态化的档案管理工作。事业单位中的档案部门不应该独立进行工作，应该与组织部门、人事部门、劳动就业部门等经常进行联系，将人才流动和就业安置等实际情况进行掌握，同时还应该积极地将档案进行调动，把档案转接到人员调动的部门，防止档案和人员之间出现脱节。人事档案是记录一个人主要经历的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，所以建立、健全、规范人事档案管理工作至关重要。几年来及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料100多件，做到无错漏。积极办理单位干部职工的职务晋升、职称评聘、人员调动以及人员退休等日常变动工作，每年机关事业单位工作人员的年度测评、考核工作，并将测评、考核结果进行材料归档工作。对于档案管理中出现的无头档案要积极进行跟踪管理，将无头档案产生的原因进行调查，积极主动地寻找人员的去向，按照相关的规定，及時对无头档案进行处理。由于市场与单位形势的变化产生的人员下岗、分流和自动离职等情况产生的无头档案，上级主管部门应该尽快完善无头档案的管理办法和制度，让人事档案管理工作有所依循。

改变档案的服务方式 提升档案服务质量

在档案为单位提供服务的过程中，必须要树立超前的服务意识，人事档案管理部门应该将各个员工的档案信息分门别类进行整理，建立相关的人才信息资源库，将人才信息动态掌握，及时的为有关部门以及领导干部提供充足的信息，推荐合适的人才。主动为各个事件提供相应的服务。各级档案部门还行该利用档案数据将单位中人员年龄结构、专业水平知识结构等信息进行统计，使得档案更加具有应用的价值。

由此可见，人事档案管理工作必须响应新时代的要求，不断地科学化、规范化，不断与时俱进。实现这一目标并不简单，需要相关工作人员必须从思想上改变观念，将人事档案管理制度进行更新，完善档案的服务功能，不断对管理措施进行改进，只有这样才能真正在新常态下将人事档案管理工作做细做好做到位。

（福建省大田县工业和信息化局）

参考文献：

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[2]刘静.新常态下做好人事档案管理工作探讨[J].办公室业务，2020（16）： 159+164.

[3]王敬伟.做好事业单位人事档案管理工作的必要性与具体对策分析[J].才智，2019（20）：214.