浅析电力企业数字化档案馆建设及数字化档案管理技术应用

摘 要：本文针对数字化档案馆建设的必要性进行简要分析，并对数字化档案馆建设的重点内容进行阐述，分析数字化档案管理技术的应用，旨在能够更好地运用数字化档案管理技术来进行管理工作，让档案管理工作变得更加高效和方便，提升档案管理工作质量。

关键词：数字化档案馆;档案管理技术;数字化建设

1 数字化档案馆建设的必要性分析

1.1 政策要求

在“十三五”期间，国家档案局为了能够更好地实现数字化建设，将数字资源作为整个数字档案管理工作的核心内容，将原来所具有的纸质版文字性档案内容进行一定的数字化转型，有效实现对所有档案内容统一管理[1 ]。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中特别强调，为了能够更好地实现数字化档案馆建设工作，要进行有效的统筹和指导工作。因此，在有关规划政策的指引下，数字化档案馆建设已经成为了未来档案事业发展的必然趋势。

1.2 优化管理

传统的档案管理模式主要是通过纸质文件进行档案的保存和管理，低效率的管理模式浪费了大量的人力、财力、物力。又因为人为的误操作出现损坏、丢页、缺字等问题，造成档案信息不够全面，档案数量的逐日增多，造成档案的“二次伤害”。为提升档案工作效率，建立数字化档案室，运用数字化档案管理系统和网络技术，由计算机取代人工日常操作，档案员作为审批环节，线上实现信息收集、整理、分类、编制档号、“四性”检测、归档、入库等流程一体化纵向管理，保证了档案信息收集的齐全性、完整性、真实性、有效性，加强了公司各部门间的档案资源共享性，提高了数字化档案管理的质量。

1.3 业务需要

进行数字化档案馆的建设是符合业务需求的。电力企业要紧跟国家政策发展的方向建设数字化档案馆，利用信息技术将所有的档案信息进行数字化处理，从而能够更好地为电力企业档案进行管理工作。通过对数字化档案馆的建设，使用云存储技术来进行档案内容的网络存储，不仅节约了实体档案馆的空间，还节约了纸张资源，高效环保。利用计算机软件进行管理，方便操作，可以更好地进行档案信息的录入、存储、查找以及资源共享，有利于数字化档案管理工作效率和质量的提升。

2 数字化档案馆建设的重点内容

2.1 数字化基础设施的建设

数字化的基础设施建设包含硬件、软件、网络、办公环境等四个部分。硬件设施根据电力企业档案员配置对应人数的高速处理器的电脑。以各部门为单位，配置蓝图机、A3扫描仪、A4扫描仪、数码相机、打印机、刻录机等硬件设备，为档案管理工作提供便利条件。软件设施采用OCR工具，对文本资料进行扫描后，对图像文件进行分析处理，获取文字及版面信息。网络设施采用内网专线使用，内外网分开，选择网速快的通信公司合作，增加伺服务器，划分区域性IP地址，设置在京区域、北方区域、南方区域登录地址。内外网传输禁止使用U盘、移动硬盘等移动电子设备，采用公司专用的内外网科博软件进行文件传输。根据档案管理规定设置独立的办公室，对数字化档案进行保密处理。

2.2 组织机构管理的建设

公司领导要高度重视数字化档案馆的建设工作，统一规划，统一部署。数字化档案管理工作部门设立在办公室。各部门、风电场、项目部设立专兼职档案员，明确分工，各司其职，及时完成各部门档案数字化工作。纵向联系加强了上级公司向下级公司准确传达文件精神的指示。横向联系加强了各个业务部门的交流合作。在进行组织机构的建设中，不仅仅需要进行人员工作任务的分配，还应该设立质监部门、安全部门、信息化中心、运维服务等相关职能部门，从而进行协同办公，共同构建电力企业数字化档案馆。

2.3 数字档案资源的建设

对于存量档案数字化，档案员通过扫描仪等相关设备来进行纸质内容的扫描，从而能够将纸质内容变成数字化内容，实现快速转型，有效形成数字化的档案资源[2 ]。对于增量档案电子化，档案员根据系统的操作提示来进行相关信息的录入。同时，还需要建立数字档案馆与各个业务系统的数据接口。例如公司OA办公系统中，含有收文、发文、签报、会议纪要等。党建部的智慧党建系统中含有入党申请书、自传、思想汇报、考察材料、入党积极分子登记表等。生产部ERP系统中含有日报、月报、季报、年报等各种报表。各个业务系统与数字档案馆建立数据接口，使基础数据能够通过技术方式导入数字档案馆中，实现了档案信息资源的整合和档案管理工作的统一，减少了文件打印成纸质版归档整理完毕后，再拆卷重新掃描录入到系统，又重新装订组卷的重复性烦琐工作。

2.4 数字化应用系统建设

应用系统建设要根据公司各业务部门所需要的功能来进行系统架构的设计。在进行数字化档案管理工作时，通过服务器来进行计算机的运作，建立防火墙，防止外部的网络病毒对计算机系统造成入侵。设立一定的数据库，存储更多的信息。采用网络版对多台电脑进行同步操作，为所有的档案员提供浏览的界面，有效促进工作效率的提升。在数字化档案管理系统中，根据不同的功能需求设置相应的模块。建立系统管理模块设置一键恢复功能。通过工作日志的管理能够更好地对工作过程进行监督。还可以建立档案案卷管理、档案检索管理、档案分类管理、业务管理系统、档案文件管理等相关模块，从而能够更好地实现数字化档案管理系统所具有的功能。

2.5 数字化管理制度建设

数字化档案的建设必须坚持制度先行的原则。建立数字化档案管理工作手册，对档案员的操作标注和操作规范进行一定的文字性说明。档案员在工作前要对工作手册的内容进行全面了解，减少因为技术上的问题而对档案管理工作造成的误操作。建立工作质量检查标准。定期对档案员的专业技术进行检查，考核通过的档案员才能够继续做数字化管理工作，加强了档案员符合专业技术的要求，避免因为数字化不过关而造成档案信息丢失的问题。建立奖惩制度。对于在数字化档案工作上做出突出贡献的档案员应该进行一定物质上和精神上的奖励，对于在工作中经常出现比较重大失误的档案员，不能满足此项工作要求的，加以惩罚。应奖惩分明，提高对数字化档案管理工作的积极性和责任感。

2.6 数字化档案风险控制

数字化档案管理存在于网络世界中设置的虚拟库房，依靠计算机读取，需要进行一定的风险控制。安装防火墙，加强秘钥管理，通过实名制登录等相关技术，保证数据传输的安全性。文件下载设置数字水印技术，嵌入二维码，防止恶意代码的篡改。数字化外包工作选择有保密信息技术水平等其它重要性资质的服务机构进行合作，与其签订保密协议等合同。数字化场所要做到禁止携带任何物品，专人进出。封闭USB、光驱接口，采用正版软件。加强防范，做到警钟长鸣。

3 数字化档案管理技术的应用

3.1 数字化输入

数字化档案馆中设置归档时间与归档范围，在进行数字化档案数据输入的过程中，档案员利用扫描仪将传统的纸质档案信息批量导入到数字档案馆中，达到快速进行信息的录入，从而进行相应的存储。在对新产生的档案信息录入时，档案员根据系统软件上的分类添加、删除、修改、检索、查看、打印、排序、归档等相关提示来进行信息的录入，工作具有一定的便捷性，降低档案员的工作压力。

3.2 数字化存储

在进行数字化存储的过程中，所有的档案信息设置存储在云端，能够进行大量的信息存储，解决了空间不足的问题。在存储时，先通过软件对相关录入信息的内容进行审核工作。在存储的过程中，设置数据管理工作，对存储的数据进行自动备份，防止档案员误操作而造成档案信息误删，保证档案信息的安全性。

3.3 数字化搜索

数字化档案管理工作中，很多时候需要进行数字档案的查阅，通过直接检索、组合检索、卡片检索、查询历史等形式来进行搜索，能够更好地进行精细化查找，具有非常强的针对性，在搜索的过程中，不仅能通过关键词进行搜索，还能够利用分类来进行查找。

3.4 数字化共享

通过网络连接，实现了档案的远程在线、多人异地、同时跨省跨区查找利用。在档案库中建立目录树，实现了多家公司档案资源共享，线上交流。

3.5 数字化管理

在进行数字化管理工作中，设置日志管理和“三员”管理。系统日志，记录用户对档案系统的操作情况，档案维护日志是对档案数据变化的记录，从档案的角度来记录每条档案被创建，修改、鉴定、销毁的过程。应用日志对档案应用的操作进行记录，不涉及档案的修改，注重推送管理、档案编研、賦权审批、档案借阅。做好安全管理员、系统管理员和安全审计员“三员管理”。

结束语

综上所述，电力企业数字化档案馆的建设是一项复杂且长期性工作，要持之以恒，全员参与，各司其职。为了能够更好地实现电力企业数字化档案馆的建设，需要进行数字化基础设施等建设，注重对数字化档案管理技术的应用，提高数字化档案管理水平。

参考文献：

[1]许磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理，2019（4）：92—92，94.

[2]刘欢.数字化时代档案管理技术创新发展措施分析[J].办公室业务，2019（17）：94—94.

作者简介：菅爱爱，大学学历，华能新能源股份有限公司河北分公司馆员，从事风电档案管理。