高校图书馆档案资源管理研究

许鹤平　孟良荣

摘 要：本文以苏州大学图书馆档案资源管理工作为例，阐述了高校图书馆档案资源管理的重要性。通过对1991年1月至2020年12月间高校图书馆档案资源管理研究现状进行的综合分析，指出在实际工作中存在的问题以及产生的原因，最后就完善高校图书馆档案资源管理提出一些建议。

关键词：档案;高校图书馆;管理

引言

档案资源是重现历史的文献证据，是事业创新和发展的重要参考[1 ]。高校图书馆的档案资源记载了高校图书馆各个时期的发展、变化轨迹，见证着图书馆历史发展和业务水平的提升[2 ]，从某种意义上说，是图书馆的“历史文明之母”，也是高校的“文化建设之源”[3 ]。透过档案资源我们能够明确和理解高校图书馆绵延不断的演变路径。通过分析高校图书馆档案资源管理现状、问题原因，可以促进图书馆档案资源管理水平的提高。

1 苏州大学图书馆档案资源管理概况

苏州大学图书馆历史悠久。其前身是创办于1901年的“东吴大学堂藏书楼”。先后经历“新图书馆运动”、抗战分迁、1952年全国院系大调整，以及近年来的多校合并。从曾经的东吴大学林堂一室发展到如今拥有多校区学科分馆的现代化大馆，在苏州大学百廿发展史上有着举足轻重的作用，为苏州大学“国内一流，国际知名”目标的实现，“双一流”建设发展做出了重大贡献，现为苏南地区文献中心[4-5 ]。2020年是苏州大学建校120周年，图书馆举办特展，其中涉及大量的图书馆馆史信息，并在9月份新生入馆教育中增加了图书馆历史沿革暨人文精神教育。在梳理图书馆馆史资料的过程中发现，图书馆在20世纪的大多数档案资料没有馆藏记录，年代久远的资料必须去学校档案馆查询、核对。为此，安排馆员多次去学校档案馆查阅，耗费人力，也严重影响展览的进度，妨碍正常工作。本文作者由此想到：为什么图书馆自己没有完整的档案记录和保存？

高校图书馆的档案资源是相对于图书、报刊等文献信息资源的重要隐性资源，是高校图书馆现代化建设进程中不可或缺的重要组成部分。虽然我馆现在十分重视档案资源的管理，但因年代久远，经历过诸多变故，图书馆只保存了近30年的档案资料。随着事业的发展和诸多工作的展开，档案资源管理工作中存在的诸多问题（有历史原因也有人为因素）也渐渐表露出来，在图书馆重大事件回溯或整理馆史时，往往需要去学校档案馆查证资料，影响了图书馆工作的顺利开展。很显然，不仅仅是苏州大学图书馆一家存在上述问题。针对这些问题，如何结合现实状况和发展趋势提出有效的方法措施，是摆放在许多高校图书馆面前的一个值得探讨和研究的课题[6 ]。

2 我国高校图书馆档案资源管理研究现状

2.1 数据来源

笔者通过CNKI中国知网文献数据库对高校图书馆档案资源管理研究进行检索，检索年度从1991年1月至2020年12月，检索条件为：主题词=“高校”or“大学”and“图书馆档案”and“管理”，经筛选，有249篇关于高校图书馆档案资源管理研究的中文文献（论文）。其发文总体趋势详见图1。从图1可以看出，自1991年起至2003年，每年高校图书馆档案资源管理方面的研究成果只有1篇，甚至有的年份0篇。2004年以后，论文数量有所增加，2019年达到高点24篇，其次2016年23篇、2014年22篇。

笔者又通过CNKI中国知网文献数据库对高校图书馆研究进行检索，检索年度相同，检索条件为：主题词=“高校”or“大学”and“图书馆”，检索到的中文文献（论文）则多达159245篇。二者对比发现，“高校图书馆档案资源管理”方面的研究成果与同时期对“高校图书馆”的研究成果相差巨大，前者只有后者的0.16%。可见，高校图书馆在档案资源管理方面的研究严重落后于高校图书馆对其他业务工作方面的研究。

2.2 作者和机构分布

作者发文量排名前10名的见图2，分别是湖北襄阳职业技术学院副研究馆员王秋音3篇、广西经济管理干部学院古邕梅馆员2篇、青岛农业大学姜翠娥馆员2篇、浙江越秀外国语学院汪红影馆员2篇、广西师范大学杨似海馆员2篇、江西中医药高等专科学校徐荣丽馆员2篇、咸阳师范学院刘静工程师2篇、河南牧业经济学院汤春香馆员2篇、河北联合大学吕蕴红馆员2篇、山东女子学院金芳助理馆员2篇。作者年龄在50岁以上者1人，40-50岁者5人，40岁以下者4人。其中，有9名作者为中级及以下职称。可见在该领域，专家学者的发文量和影响力显得落后。

统计的249篇中文文献（论文）中，发文量排名第一的单位是河南牧业经济学院、唐山学院，发文量5篇;广西师范大学、哈尔滨师范大学、湖北襄阳职业技术学院，发文量4篇;河南大学、江西中医药高等专科学校、德州职业技术学院、渭南师范学院、齐齐哈尔大学，3篇。见图3。发文量排名前10名的单位几乎都是普通高校，没有985、211高校。

可见，关注高校图书馆档案资源管理并进行理论和实践研究的以普通高校的年轻馆员居多，而985、211高校和其他研究机构的专家学者参与度不高。可以看出高校图书馆档案资源管理的研究和发展在国内的图书情报界没有引起足够的重视和广泛的关注，并没有提升到一定的高度。

2.3 大基金和文献来源分布

统计中发现，1991年1月至2020年12月间，我国高校图书馆档案资源管理研究方面的249篇中文文献（论文）中，未获得国家级基金资助，省市、学校基金资助论文21篇，占全部论文的8%。另外，通过对期刊来源进行分析，可以了解高校图书馆档案资源管理研究文献的分布特征，这也是科研人员研究该领域的重要资料来源。249篇文献的期刊来源见图4。由图4可见，《办公室业务》上刊发高校图书馆档案资源管理类研究论文数量最多，为14篇，占总篇数的5.62%。刊发论文量排名前2～10名的期刊，分别是：《兰台世界》、《科技情报开发与经济》（12篇，占比4.82%），《档案管理》（8篇，占比3.21%），《内蒙古科技与经济》（6篇，占比2.41%），《河南图书馆学刊》、《才智》（5篇，占比2.01%），《黑龙江档案》、《山西档案》、《蘭台内外》（4篇，占比1.61%）。排名前十的期刊中未出现核心期刊。

综上统计分析表明，高校图书馆档案资源管理工作方面的理论研究还很薄弱，而理论研究的薄弱往往来源于实际工作的薄弱及不重视。

3 高校图书馆档案资源管理中产生的问题及原因分析

3.1 缺乏档案资源管理工作认知

多年来，大部分高校图书馆档案资源意识薄弱，只重视图书、报刊等文献的收藏、开发和服务，而忽视了自身档案资源的收集保存，使许多有利用价值的档案资源散失，更不用说加以整理和开发利用[7-8 ]。高校图书馆的管理层只是将目光和精力投放在图书馆的基础建设和服务发展中，忽视了图书馆自身档案资源的管理工作，而实质上，档案资源能为高校图书馆基础建设和服务发展提供信息参考和支撑，它对本馆发展起到非常重要的作用[9 ]。

3.2 档案资源内容不够全面、完整

高校图书馆档案资源管理工作中缺乏保障机制，管理不成体系。在图书馆档案资源归档和整理上，不结合图书馆的实际，做法教条，管理混乱，以至于出现断档、缺档等问题，所存档案资源不能连续、客观地记载高校图书馆每个历史时期的发展、变化，档案资源的信息利用价值与信息传播功能严重下降，难以为图书馆的快速运作提供有效的服务，也对今后的发展产生了严重的阻碍和制约[9 ]。

3.3 档案资源开发利用滞后

对档案资源认知的缺乏，导致图书馆档案资源管理工作发展步伐明显滞后。在很多情况下，图书馆的档案资源无论其翔实、真伪程度和价值大小，所有的档案文献资源长期、笼统存放在一起，没有进行必要的价值鉴定和分类管理，给后续管理和利用带来很多不便[10 ]。同时，也造成了图书馆档案资源一定程度上的闲置、浪费。如何深入开发、利用这一具有重要参考价值的资源，至今都还没有引起高校图书馆管理层的足够重视[11 ]。

3.4 档案资源数字化建设进程缓慢

高校图书馆馆藏文献资源电子化、网络化的同时，其自身的档案资源管理却没有与之同步。许多高校图书馆仍采取传统模式进行档案资源的管理，使档案资源的管理工作难以适应新形势下高校图书馆的现代化发展进程，更无法满足当今“互联网+”背景下档案资源的管理需求[9 ]。

4 建议与对策

4.1 增强意识，健全制度

高校图书馆必须要提高档案资源管理思想认识，在深化图书馆档案资源管理理论研究的基础上，加大宣传力度，完善档案资源管理机制，严格规范档案资源管理，科学合理分工，量化岗位职责要求，防止档案资源的缺损，维护档案资源的完整与安全[12 ]。

4.2 优化结构，提高水平

新型载体的出现和现代化管理模式的运用给高校图书馆档案资源管理人员提出了更高要求。应选择专业人才来管理图书馆的档案资源，并保持人员相对固定，以保持图书馆档案资源管理工作的高效、稳定和连续。高校图书馆档案资源管理人员不仅要掌握档案资源管理工作，而且要不断丰富学识结构，提高专业素养，同时能提出创新思路，变革传统管理模式，优化档案资源结构，与时俱进，成为一专多能的档案资源管理人才，切实提升服务水平[13 ]。

4.3 鉴定价值，开发信息

对需要归档的档案资源进行鉴定，然后根据档案资源的重要程度和价值分别归档，这样能够使档案资源得到合理存放，节省空间、减少成本，同时也便于档案资源的查找。其次，充分开发档案资源信息。高校图书馆应该更新档案资源管理理念，加强对图书馆档案资源的深度挖掘，重视档案资源的编研工作，提高档案资源的利用机会，促使图书馆档案资源管理工作获得社会、公众的认同与支持。

4.4 更新技术，推进管理

高校图书馆档案资源现代化管理是时代发展的必然要求。实现高校图书馆档案资源管理手段的现代化，就是以传统的手工操作过渡到采用计算机为主的现代化管理方法，利用计算机、数据库、多媒体等现代设备、手段，来对图书馆档案资源进行收集、整理、存储、分析、统计、检索等，最终实现图书馆档案资源全面的数字化管理。

5 结束语

高校图书馆的档案资源作为历史的见证、记忆的载体，文化的遗产，具有“存凭、留史、育人、资政”的珍贵价值，在高校图书馆的变革、发展中意义不凡。所以，高校图书馆必须与時俱进，创建现代数字管理模式结构体系，采取科学的管理手段和方法[1 ]，加强对档案资源文献遗产的整理和保护，全面彰显现代数字管理档案资源的效用，促进档案资源文献遗产的认知和利用，从而进一步扩大高校图书馆档案资源文献传承的社会知名度和影响力。

参考文献：

[1]寇东琳.高校图书馆档案信息数字化管理新思路[J].兰台内外，2019（8）：7—8.

[2]李苗.信息时代高校图书馆档案工作探析[J].农业图书情报学刊，2012（9）：127-129+138.

[3]边建芳.浅议高校图书馆档案建设[J].晋图学刊，2008（6）：54—56.

[4]苏州大学：学校简介[EB/OL].http：/www.suda.edu.cn/general_situation/xxjj.jsp.[2020-06-08].

[5]苏州大学图书馆：本馆介绍[EB/OL].http：/library.suda.edu.cn/4168/list.htm.[2020-06-08].

[6]郭琼映.浅析高校图书馆档案管理工作中存在的问题及现状[J].科技资讯，2017（12）：229—230.

[7]黄美英.谈加强高校图书馆档案资料的管理工作[J].河北科技图苑，2008（2）：48-49+52.

[8]李富存.高校图书馆档案信息资料的收集管理和开发[J].传媒论坛，2020（7）：105+107.

[9]王珂.高校图书馆档案优化管理创新路径探索[J].课程教育研究，2017（9）：239—240.

[10]方敏.高校图书馆档案建设与管理工作研究[J].大学图书馆学报，2008（1）：73—76.

[11]廖志江，廉立军.网络环境下高校图书馆档案工作需求研究[J].兰台世界，2007（7）：42—43.

[12]金芳.高校图书馆档案管理模式探究[J].江西电力职业技术学院学报，2019（6）：114-115+120.

[13]梁甜.加强高校图书馆档案管理的途径探究[J].新西部，2015（36）：106+94.

作者简介：许鹤平（1965— ），苏州大学图书馆通识教育基地负责人、副研究馆员，研究方向：信息管理与阅读推广;孟良荣（1976— ），本文通讯作者，苏州大学图书馆图书服务部主任、高级工程师，研究方向：信息管理与阅读推广。