浅谈深化内部审核，提高现场审核有效性

王黎

摘 要：质量管理体系的内部审核是组织进行体系管理自我完善的重要手段之一，内部审核的有效性对怎样按GB/T19001-2016标准的要求，推进以质量管理为核心的“质量四化”建设，夯实质量管理基础起着巨大的现实作用。只有较高程度地体现审核的有效性，才能对组织的质量管理发展做出基础性、战略性贡献，获得领导的高度重视和信任，持续推进质量管理体系的良性运行。

关键词：深化内审 质量四化 有效性 良性运行

Discussion on the Deepening Internal Audit and Improving the Effectiveness of on-site Audit

Wang Li

Abstract：The internal audit of the quality management system is one of the important means for the organization to self-improve the system management. The effectiveness of the internal audit is how to promote the "four quality" with quality management as the core in accordance with the requirements of the GB/T19001-2016 standard. Building and consolidating the foundation of quality management plays a huge practical role. Only by reflecting the effectiveness of the audit to a high degree， can we make a fundamental and strategic contribution to the development of the organization's quality management， gain the attention and trust of the leaders， and continue to promote the sound operation of the quality management system.

Key words：deepen internal audit， quality four modernizations， effectiveness， benign operation

1 引言

質量体系的内部审核是组织进行自我完善的重要手段之一，但通过总结近几年内部审核工作开展的情况，发现组织的内部审核关注点逐渐转向应付第三方外部认证审核，内审工作流于表面化、形式化，审核不深入、过程（系统）关联不充分，主要是为了提供已经做过内部审核的证据而进行审核，导致通过内部审核实现内审目标的能力不足。

本文简要论述怎样通过深化内部审核，评价质量管理体系重点过程的优势与薄弱环节，提高现场审核有效性，持续推进公司质量管理体系的良性运行。

2 质量管理体系内审表面化、形式化的特征

（1）每年使用几乎相同的审核通知、审核计划、审核报告——最突出的是每年使用同一份审核检查表，审核时主要关注的是操作执行层面的管理，开具的不符合项偏重在操作执行层面是否实施和执行的相关的管理要求。

（2）审核过程中未将公司人、机、料、法、环、测的变化，如大量新人的使用、新的基础设施的使用、新产品的设计和开发、新材料新工艺的引进、新生产环境的使用、新检测设备检测环境检测人员的使用作为质量管理体系审核方案策划的重点进行输入，未针对变化点对质量管理体系的适宜性、充分性进行审核。

（3）对于各职能部门之间职责的识别是否漏项，职责的接口是否协调，是否缺乏或混淆审核证据，对于产品实现的过程、管理过程和支持，过程之间的相互作用是否协调，是否有效运行缺少审核证据确认不充分，未按过程方法组织与实施高效的内部审核。

综上所述，内部审核表面化、形式化的原因：有最高管理者对质量管理体系内部审核的支持和重视问题;有内部审核归口管理部门的策划与组织问题;也有审核组内部审核员的审核经验和审核问题。笔者认为最重要的是内部审核归口职能管理部门如何进行有效的策划和实施内部审核、深化内部审核的管理，使之持续推进质量管理体系的良性地运行是开展内部审核的关键。

3 深化质量管理体系内部审核

为了避免上述质量管理体系内部审核表面化、形式化的现象，可从以下几方面进行探讨怎样持续提升内部审核工作的有效性。

3.1 内部审核策划

为了使内部审核工作有效和高效地达到预期的目标，审核组长在编制审核计划时应充分运用过程方法进行策划工作：

（1）要重点明确受审核方所负责的产品实现过程、管理过程和支持过程的各个相互关联、功能连贯的子过程，各个过程是如何通过相应职能部门的活动得以实施，从而为审核计划的编制提供关键依据。各个过程的相互作用也是确认的重点，针对部分关键/特殊/重要过程关联几个主要责任部门，在做审核策划时必须防止漏项。

（2）安排审核员的审核活动时，应考虑到审核员以往的工作经历、现任工作中负责的工作内容以及审核经验;同时考虑由过程的输入方审核过程的实施方和输出方，过程的实施方和输出方审核过程的输入方，确保过程审核的深入性、有效性、连贯性、完整性。

3.2 编制检查表

编制内部审核检查表时，重点依据过程方法的要求：从过程的输入到过程的输出，识别完整内容，列出衡量过程的绩效指标、过程所需要的资源、过程的负责部门、审核方法等。下面以笔者“外购外协件产品的监视和测量”过程为例：

（1）过程的输入：主要为图纸、技术条件，以及根据图纸和技术条件编制的零部件检查基准书;负责部门为技术部;审核方法重点关注输入（技术要求、标准）是否充分、各零部件是否具备检查基准书、检查基准书的内容是否符合图纸和技术条件要求，是否能有效指导进货检验;

（2）过程的输出：即合格的零部件，审核方法应重点现场查看进货检验人员是否按照检查基准书的要求实施进货检验，输出的产品放行条件是否具备。

（3）衡量过程的绩效指标：可设定为“零部件入库检验合格率”、“现场装配过程中零部件不良率”、“市场零部件PPM值”等，审核过程的绩效指标是否达到目标要求。

（4）过程的资源：为有资质的进货检验人员及检测工具、设施等。审核方法为查看进货检验人员是否具备岗位能力（考核持证上岗）;在现场查看其进货检验人员的实际操作能力是否符合要求;审核检验手段和检测工作是否满足输入即零部件检查基准书的要求。

3.3 内部审核实施

内部审核检查表编制完成并经确认后，即进入审核实施阶段。

“审核”的定义为“为获得客观证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程”。近几年的内部审核，发现对收集的证据主要还停留在证实“有”或“无”的状态，以此作为是否满足审核准则的程度。如果提供证据，就算作是符合要求;如果没有提供证据，就属于质量管理体系的不符合。并没有对满足准则（标准要求）的程度进行系统性的评价，也未对满足顾客和相关方的需求和期望进行重点关注;开出的不符合项也仅是反映操作执行层面的不符合，内部审核过程的业绩很不突出。

那如何通过深化内部审核提高现场审核的有效性？我认为可以从以下几个方面进行探讨：

（1）重视对过程接口及其相互作用的审核

这几年，大多数公司内部审核基本采用按部门为单元的审核方式，但现在公司的组织机构逐渐趋于扁平化发展，一个过程涉及多个部门或多个岗位，职能职责相互关联、作用相互连贯的状况已是常态，而某一部门仅负责某一过程中的部分活动（如物流管理过程，三方物流的管理延伸到由供应商进行，公司生产物流部负责厂内物流仓库及配送的管理，而生产现场的物流又由生产车间进行管理），谁是过程的责任者？谁是过程的顾客？这就需要审核人员站在顾客/相关方的角度多维度识别对该过程所采用的管理方法，收集过程间的接口及其相互作用的证据，如接口的输入和输出是否明确，是否交叉混淆，是否一致，是否能有效的实现过程的绩效目标。否则，内部审核就不能对整个质量管理体系的符合性做出完整有效的判定。

（2）内部审核应重点针对质量管理体系的变化点以及公司的应变能力进行审核

世界上唯有变化才是永恒的，因内部审核的间隔周期一般是一年，这一年中，公司的质量管理体系运行在人、机、料、法、环、测等方面存在一些新的变化点：如部分新老员工的交替、新基础设施的投用、新产品的设计/开发/投产、新材料新工艺的优化、检测设备检环境/检测人员的变化等，审核组在进行内部审核时，应将变化点作为重要的输入信息，对质量管理体系的应变能力收集审核证据。

变化体现在公司的内部和外部两方面：

内部变化主要表现为以下几个方面：①公司发展的规划、②质量目标的变化、③技术革新方案、④新产品的投入、⑤新工艺的实施等。

外部变化主要有：①国家法律法规的变化、②质量管理体系标准的变化等。

在审核过程中应着重关注变化点：如审核产品的设计和开发过程，重点审核本年度期间新产品的设计和开发管理;如审核人力资源管理过程时，重点审核今年新进员工的上岗培训管理、现场实践操作能力评价;如审核供方管理过程时，重点审核新开发供应商的管理等;如审核产品的监视和测量过程，重点审核新增检验人员、新增检测设备和检测手段。通过对这些变化发展进行审核收集审核证据，以评价质量管理体系的应变能力，从而保证质量管理体系的完整性和适宜性。

3.4 内部审核不符合项的整改

内部审核不符合项的整改是PDCA循环中不可或缺的一环即“A”，近几年通过对不符合项整改措施的验证发现，不符合项的整改常常局限于做到“纠正”，未深入有效地分析出不符合项的根本原因，体系管理也没有实现“质量四化”：体系化、标准化、流程化、制度化，导致不符合项表面关闭，一段时间后又重复发生，从而影响质量管理体系运行的有效性。那么如何确保不符合项整改切实有效，重点从以下几方面深入探讨：

（1）纠正：对不符合项事实本身的整改，重点对不符合客观证据进行分析，并采取必要的纠正，如隔离、追回;同时也应对关联过程、相关过程进行纵/横向排查、确认。

（2）根源分析：是否针对系统中什么失效而出现这样的不符合进行分析？将相互关联的过程运用系统的方法进行识别、分析、理解，而非只针对不符合项事实本身分析。

（3）纠正措施：是否针对每个确定的根源原因都至少采取一个纠正措施？纠正措施是否涉及到了系统整改？纠正措施能否防止不符合项重复发生？纠正措施是否是解决问题的永久措施？并且纠正措施中重点考虑到系统性预防措施。

是否满足“质量四化”是评价纠正措施有效性较好的方式：

①流程化，强调顾客导向/意识，以整体目标为出发点，精简过程步骤，优化业务流程，破除部门壁垒，实现信息化管理;

②标准化，固化重复的活动，统一作业标准，获得最佳秩序和效益;

③体系化，固化工作业务运行模式，按最优的秩序和聯系组合成整体，有序实施质量策划、质量控制、质量保证、质量改进，达成预期目标;

④制度化，建立普遍认可的共同意识/固定模式，制定约束规范，明确角色职责，监督运行机制，强化组织控制功能;

（4）验证：审核员是否对纠正措施的每个阶段都进行了现场/实物验证，是否对每一项纠正和纠正措施都收集了整改证据材料。

只有通过不断持续有效的整改，才能推进质量管理体系的持续良性运行。

4 结语

随着对质量管理体系管理的不断深入，各组织越来越关注质量管理体系运行的有效性，内部审核是各组织在质量体系管理方面自我完善的重要机制，只有深化内部审核，提高体系审核的有效性，才能精准识别管理风险，通过持续改善提升，推进质量管理体系运行的有效性。

现在许多组织的高层管理者也逐步认识到内部审核对提升质量管理体系有效性的重要作用，通过参与内部审核评审会议、派出人员参加认证公司组织的审核人员能力培训等方式，来夯实质量管理基础，提高管理的效益以促进公司的良性发展。

参考文献：

[1]GB/T19001-2016《质量管理体系 要求》.

[2]GB/T19000-2016《质量管理体系 基础和术语》.

[3]《中国质量认证》2005.3 邓镇非《深化内审：改进管理不可缺少的环节》.

[4]《认证技术》2007.6 杨辉 《用过程方法提高现场审核的有效性》.