信息收集、汇总工作技巧研究

乐琼

摘 要：在信息化高速发展的今天，社会各个工作岗位工作进行的过程中，都涉及到信息的收集、汇总工作，当面对超多节点信息的收集汇总工作，必然会增加工作难度，采用合理的工作方式，可以提高信息收集、汇总工作的工作效率，并提高准确性。本文将以中铁建设集团有限公司二级单位物资数据分析岗的角度，对信息收集、汇总的工作技巧进行研究。

关键词：信息;收集;汇总;技巧

1 信息收集前的准备工作

1.1 设定统一模板进行收集

1.2 尽量以表格的形式对数据进行收集

（以下主要以表格形式收集进行阐述）

1.3 模板尽量涵盖可能涉及的所有数据

避免信息遗漏导致的重复工作。

1.4 限定最终期限

2 信息收集的时间要求

2.1 预留复核时间

针对上级安排的统计、汇总工作，在上级单位截止时限前提前1-2天，为本级层面检查复核留出必要的工作时间。

2.2 给下级单位一定的处理时间

应根据安排的工作复杂程度给下级单位一定的处理时间。如较复杂、系统性的工作，可安排1个月内完成;如简单汇总的信息，可要求1-2天内完成。

2.3 根据紧要程度来设置截止时间

较为紧要、着急的信息汇总，可安排在较短时间内完成。

2.4 尽量缩短收集、汇总工作周期

除较为复杂或者阶段性的工作以外，尽量安排在1-2天的時间内完成。时间限定越长，下级单位会遗忘此项工作，降低工作效率。

3 信息收集

3.1 及时对下级单位反馈上报情况

收集过程中及时在工作群反馈上报情况，对较快下级单位起到表扬作用，并提醒、督促未注意到此项工作或者工作效率较低的节点。

3.2 及时检查

收集到的数据，在下级单位发回后及时打开检查填报情况，有问题及时要求修改。时间拖长了下级单位还要重新复习此项工作内容，降低整体工作效率。

3.3 单独催促、单独提醒

针对工作效率较低的下级单位，单独催促、单独提醒。根据木桶效应[1]，短板下级单位才是控制整体事项完成的关键。

3.4 要注意对收集的电子资料的存储

通常应以时间+收集的文件工作内容对工作文件夹进行命名，如：“2021年3月9日2020年分公司绩效审计物资提供资料”。文件夹内针对各下级单位建立文件夹，或直接以文件存储命名为各下级单位名称，便于复核未上报情况理清处理思路。

4 信息的汇总

4.1 以统一发布模板对所有数据进行汇总

4.2 核对表头

汇总时连同表头进行复制，先核对表头，避免因下级单位自行调整格式导致数据汇总错误。

4.3 注意粘贴方式

针对有公示的内容，尽量选择“选择性粘贴数值”的方式汇总，避免公式及数据链接错误导致的汇总数据错误。

4.4 对已汇总的下级单位文件名进行标记

如在文件名后标“-”符号等，防止汇总时出现遗漏、重复等情况。

4.5 汇总后应对字体、行间距、单元格格式进行统一排版

5 信息、数据的常见错误及复核方法

5.1 格式错误

由于粘贴后，比如日期错误显示为数值、数值以文本形式显示，导致乱码。这类情况及时调整单元格格式。

5.2 数据异常

例如欠款、结算等汇总数据超过正常值，或者低于正常值。这种情况应使用表格筛选功能，将异常数值（如超大或者负值）的单位筛选出来，重新联系下级单位复核。必要时可以用vlOOkup公式与已有数据或报表数据等进行对比，查找异常。

5.3 设置验证公式进行验证

如上期库存+本期收入-本期消耗-本期库存=0;结算>欠款;上月开累-本月开累=上月年累-本月年累=本月结算等。验证数据异常的，单独复核。

其他各行业可以根据行业情况分别设置验证公式。

5.4 与上月对比验证

类似成本数据分析类的连续月份的数据，可以采取与上月对比的方式汇总，通过上下两个月对比，检查合理性、查找问题。

6 信息输出

通过掌握一定的工作技巧，我们对信息收集、汇总，保证一定的准确性，达到信息输出的要求，圆满完成信息收集、汇总工作。

参考文献

[1]刘炎.“木桶效应”在管理学方面的思考[J]. 卷宗. 2017，（19）