企业问题闭环管理系统的设计与实现

中国石油天然气股份有限公司西南油气田分公司通信与信息技术中心 李 欢 焦冠文 刘力华 贺 喜

本论文主要研究的是参考PDCA问题闭环管理模式设计与开发的问题闭环管理系统，将企业单位接受各类检查中发现的必须限期整改完成的问题、下一阶段需完成整改问题、可在运作中改进的问题进行流程化分级管理，将角色权限设置与问题闭环管理流程进行对应，提高问题闭环管理精细性及可利用性。

在企业单位进行数字化转型升级道路中，标准流程化的闭环问题管理模式逐渐成为提高管理效率和水平的重要影响因素。参考PDCA问题闭环管理模式，从问题发现、责任指定、整改实施、整改反馈、整改验收、评价考核到分析总结建立一套标准循环的管理运行机制，结合适用信息化技术手段开发相匹配的闭环管理系统，可有效促进问题管理执行力、规范化、制度化水平的持续提升。

1 现状与存在问题

近年来，随着企业单位高质量发展，工作要求和标准不断提高，同时企业单位面临各类业务、审计等各类检查项目也逐渐增多，带来的是各业务的分析总结比较分散、集中整改和提升存在一定的困难，暴露出无信息化的整改方式效率较低、问题闭环整改的反馈和规范性较弱等方面的不足。为实现企业单位问题管理的数字化转型，通过采用信息化手段实现问题收集标准化、整改反馈流程化和分析总结可视化，能够明显提高问题闭环管理效率，从而减少“低、老、坏”现象和相似问题的重复发生，推动企业单位高质量低成本发展。

2 系统目标和功能需求

闭环管理控制系统，主要是为实现对问题的收集统计、整改流程的管理和总结分析，解决因沟通不顺畅、责任不明确、过程不透明等原因造成的管理响应滞后、过程跟踪困难等难题，同时加强操作的人性化和分析的直观性、可视性，全面反映问题从产生、识别、整改至关闭的过程状态，使管理者和员工有效利用信息化手段在流程中明确责任，在规定时间里完成销项整改，提高问题闭环管理效率。基于此设计思想，该系统包含以下功能：

2.1 系统基础功能

包含用户登录、用户信息管理、角色信息管理、部门信息管理。将部门与部门管理人员、部门与被监督部门、被监督部门与问题责任人通过设置权限进行监督的方式与闭环管理流程对应。

2.2 收集分析功能

包含问题收集统计、条件检索、对比分析、图表生成。该系统可对问题字段码表进行实时编辑，对问题进行多条件检索并形成图表。

2.3 闭环管理功能

包含问题模板式导入导出、权限设置、部门反馈提醒设置、问题跟踪流程设置。问题列表可通过标准Excel模板导入导出；系统在部门反馈流程可设置超期提醒设置；每个问题都会形成单独的流程，在问题整改归口部门-问题产生部门负责人-问题整改部门-问题整改责任人-问题整改部门-问题产生部门负责人-问题整改归口部门之间实现闭环反馈；对于不同检查产生的问题管理，管理员可根据实际情况调整问题跟踪流程。

3 系统设计

3.1 架构设计

本系统前端主要使用Vue3.js和ElementPlus组件库，Vue3在性能上相比Vue2页面数据渲染更快，而ElementPlus组件库简单易用，页面逻辑实现更专注。而后端采用的是Spring Boot框架，配置压力较小。数据库采用小巧、高效的关系型数据库MySQL，实现数据持久化存储。

相对于传统C/S架构设计而言，本系统开发所使用的B/S结构对客户端要求相对较少，长期项目上B/S经济性更高，可维护性也更好。

本系统的用户主要分为三类，分别是上级部门用户、普通部门用户和管理员。管理员能够访问的功能模块包括数据看板、码表管理和系统管理，上级部门用户可以访问数据看板、模板管理、查询管理和图表管理，而普通部门用户只能访问数据看板、查询管理和模板管理中的问题录入和文件上传模块。本系统采用用户与角色关联、一个用户可以对应多个角色、角色与权限相挂钩的设计理念。在用户登录系统时，后台会返回该用户的所有角色以及所对应的权限列表，前台拿到角色数据后，默认以第一种角色登录进入系统，进入系统后，可以随时切换角色，以便访问不同的系统功能。如图1所示。

图1 系统架构设计图

3.2 数据库设计

该系统数据库选择MySQL进行设计，对于基于Web技术进行开发的应用而言，MySQL良好的控制性、灵活性、扩展性和开源性使其成为最好的关系型数据库之一，目前共设计了系统功能、用户、角色、角色功能、角色权限、部门、部门问题跟踪、码表管理、整改限时、API等10张数据库表。

实体设计：

根据用户功能需求进行分析，得到本平台系统维护模块实体有部门、部门问题及用户。

部门：部门编号、部门名称、部门权限、部门流程。

问题：序号、检查类别、检查名称、检查级别、检查开始时间、问题描述、问题产生时间、问题整改时间、问题判定依据、问题是否重复、问题严重程度、问题关键词、问题产生原因、问题产生部门、问题整改部门、问题整改负责人、问题整改措施、问题整改时限、问题整改是否完成、问题整改是否超时、备注。

用户：账号、密码、部门、角色编号、角色权限、角色ID。

4 功能详细设计

针对问题闭环管理系统进行系统设计与建模，在登录模块、管理模块、问题录入模块和问题分析做了详细设计。如图2所示。

图2 问题闭环管理系统图

4.1 用户登录

登录模块是获取用户角色信息的入口，得到了用户的角色信息，才能对相应用户进行权限控制，进而确保整个系统的安全性。

4.2 用户管理及权限管理

用户管理模块是仅限系统管理员操作的模块，在该模块中，管理员可以修改用户的角色、部门和密码等信息，也可以新增一个用户及修改角色所对应的权限，对部门和用户进行增删改查操作，使得整个系统可动态配置。

4.3 部门管理及权限管理

部门管理模块主要针对部门权限及管理流程进行设置，在该模块中，管理员可以修改部门管理角色、部门信息、部门管理流程、部门人员权限等，可对部门和部门用户进行增删改查操作。

4.4 模板导入导出

用户通过模板配置中的模板下载可以得到带有下拉项的Excel文件，这样一来不仅可以规范用户对同一问题的描述和定义，也可以提高用户录入问题的效率。

4.5 问题录入码表管理

系统管理员和部门管理人员可对根据接受检查实际情况对问题录入字段码表进行增删改查操作，动态配置可保证问题录入信息存在利用价值，提高问题闭环管理实用性。

4.6 问题分析

问题分析模块是实现闭环管理最终目的的重要环节，该系统不仅可以实现对检查发现问题的收集统计，还可通过设置多维度条件筛选目标问题列表，根据实际需求选定列表字段并提取相关信息形成图表，直观展示当前目标问题产生影响及发展趋势，对后续工作开展起到提醒预警、优化改进的作用。

4.7 问题整改限时提醒

系统将从问题列表里提取问题发现时间和问题整改期限，通过与系统时间进行对比得出问题整改超期时间，由部门管理人员对提醒时间进行设置，系统可自动发送问题整改限时弹窗提醒至问题责任人处，使监督流程自动化，减少人为原因导致的反馈不及时等问题。

本文主要研究了企业问题闭环管理系统的设计与实现工作，通过对业务人员的需求及试用情况调研得知，该系统满足企业单位的问题闭环管理业务要求，主要实现了以下效果：一是建立了以问题闭环处理流程为核心的管理机制，在问题跟踪反馈上形成监督机制，使资料收集和管理得到有效改善。二是通过信息化手段与业务相结合的方式，规范资料格式的同时将操作简捷化，并提高人机交互体验，实现减轻员工工作负担、提升工作效率的目的。三是该系统可以通过多条件检索并形成图表进行直观分析得到需求结果，便于总结各类问题带来的影响及趋势，为后续各部门整改优化提供参考。