基于审批工作流的高校财务智能报销平台的设计思考

何莉 杜燕燕 周文思 苏锦依（江南大学 江苏 无锡 214122）

一、背景

2017年3月，国家“放管服”文件要求高校依托“互联网+”积极推动高校公共服务业务网上办理，提高办事效率。2019年5月，教育部党组印发的《关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》提到，科研人员差旅费、会议费等，由高校结合学校实际自主确定开支标准、报销范围等，优化审批程序，简化报销手续。2019年12月，中共中央、国务院提出“全面实施预算绩效管理”。这就要求高校加快建立与预算绩效管理相适应的信息化系统，与现有系统互融互通，建立“数据平台”方便数据读取，避免“信息孤岛”，为全面实行预算绩效管理提供重要信息化支撑。

部分高校现行的无等候投递式自主报销模式，是报销人在网上填制报销单并签字盖章后，连同附件一并投递至财务部门无人值守的投递式报账机，分单员将报销单转交给制单员制单、复核员复核、出纳员支付。此模式下存在的问题为：无法解决报销人“至少跑一趟”、无前置审批环节导致退单量大、无网上审批系统内嵌、退单需“跑两趟”完成二次投递、需“一式一单”投递、预算管理体现不出“业务管理”信息等缺点。基于审批工作流的高校财务智能报销平台，其主要功能在于将各高校都会面临的大量报销业务从线下纸张审批改为线上网络审批，并且与电商平台、票务平台和出行平台等平台对接，完成数据的分析、存储、统计等基本功能，各级归口管理人员在不受时间和地域限制的情况下均可通过网络完成财务的报销审批，报销人可以打破时间和空间的地点限制，通过网络提交报销申请和单据、附件的提交、物流的跟踪等审批流程，使报销审批变得方便快捷，同时财务人员节省了工作时间，工作效率的提高为核算型会计向管理型会计转型提供了支持，使财务人员更多地关注于师生的需求，从事深层次财务管理工作，而所有数据的透明化，将为高校的决策层提供更多的数据支持，在财务舞弊的细粒度上进行控制，还能及时提供动态数据达到动态监管的目的，起到预警作用。智能报销平台搭建结构示意图详见图1。

图1 智能报销平台搭建结构示意图

二、审批工作流在智能报销平台中的应用

（一）审批工作流

审批工作流就是将财务业务工作流程模型中嵌入并联或串联的审批流程，是对财务流程的精细化和标准化的逻辑和规则，在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算，在符合设定条件后触发审批流。审批工作流主要解决的问题是：为实现报销等多种财务业务办理目标，师生利用计算机或手机APP，按财务部门的预定规则自动传递文档、信息或者任务，线上完成审批，例如报销人在手机端发起差旅费报销申请，内嵌的OCR识别技术将如火车票、机票信息拍照后，自动提取往返日期、车次、乘坐人、金额等信息，与人事部门提供的信息匹配检验是否超标准乘坐与发放对应的出差补贴，自动填写差旅费报销单，并按差旅费报销类型将审批权限指向业务模型中下一级审批人处。详见表1。

表1 审批工作流的参考模型

（二）网上审批系统

网上审批系统可以解决审批环节多、材料杂、流程长的问题，该模式没有线下只有线上，没有“经办人跑”只有“数据跑”，将业务受理、财务人员审核、审批人员审批三个基本环节按照信息流程进行编程，针对受理、审核、审批各流转环节，设计网上流转表单，经办人一次性在PC端或移动端提交材料，通过财务窗口录入，采集数据后自动形成电子表单，其中同级同时审批、顺序审批是审批平台中最为复杂的环节，涉及众多部门多审批人的联合办理，为加强部门间的协作和打破跨部门业务的界限，共享数据、简化流程，需要做大量的前期协调沟通工作和业务流梳理工作。通过对部门审批流程认真梳理，进一步整合审批权限，逐项规范业务名称、业务编码、设定依据、服务对象、申请材料等要素，形成规范有序的财务业务实施清单，实现“一号一窗一网”的审批模式。其中最为关键的电子签章、电子签名，它们与传统物理签章具备同等的法律效力，因此在物理密钥和安全性上需要为审批工作人员做充分的考虑，现有技术环境下多数以CA认证或在移动端通过蓝牙U盾进行签名认证为主流，是目前认证过程比较安全有效的技术之一，全过程审批网上流转，为实现档案数字化做好充分的准备。另外，根据现行监管要求，应当同时引入“电子监察”功能，实现财务服务的全程监督。根据业务规定办结时限，可以打破传统纸质审批方式的时间和空间限制以及全过程监管的问题，增加管理的细粒度，实现动态有效的数据监督。详见表2。

表2 智能报销平台网上审批系统的建设模型

（三）OCR识别技术

OCR识别技术是利用光学技术和计算机技术通过检测字符每个像素的暗、亮模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机文字，此项技术在财务业务上的应用，主要是识别数据存储及财务应用，师生将待识别数据导入，OCR辅助财务系统的图像输入，对图片预处理后，进行文字检测，最后进行OCR文字识别。识别后，将识别文字数据进行持久化存储，最后开发财务数据应用接口（如财务报销系统、财务大数据分析系统）供财务平台进行分析利用。随着OCR范围的逐步完善，财务数据维度将不断扩充，在财务平台中就可以将原来的数据“点”或“面”上建立的模型，升级为立体财务模型。例如引入OCR识别技术，可将全部票据电子化，建立票据库，从而进行重复筛查、连号报销预警、提取采购物品品目来判定是否符合规定等；或将全部合同电子化，建立合同库，从而进行合同的要素筛查是否合规合法。通过OCR技术还可以方便快捷地将高校积存尚未录入的纸质版财务材料方便快捷地录入电子数据库并以电子数据储存，自动识别关键字后分类存档，减少人力物力的投入，在提高纸质版材料向电子版材料转化的效率和改进管理信息的服务的同时，还可以达到构建知识池的目的，为高校财务档案全面电子化做好准备。

三、存在问题及结论

基于以上系统设计的思考，此系统在建立时将面对以下几个问题：一是系统对接不流畅问题。目前高校各业务系统使用不同软件公司的软件，在系统对接和后期工作流梳理的问题上，存在着不少的问题。解决这类问题既要靠高校全面统筹管理购买软件，又要市场上有成熟的产品开发出来；二是对工作流的梳理要求十分细致，跨部门审批时，需要高度协同协作，单靠财务部门力量与精力都十分有限；三是基于外网建立智能保障系统后，托管数据的安全和本地架服务器存储的费用，都是需要考虑的重要问题。

从智能报销、智能稽核、智能审核的角度出发提升会计核算工作的质量，审核工作从事后审核向事前提示、事中控制进行移动，减轻事后审核的工作量；从深入分析和挖掘财务数据的角度，不仅仅是为高校决策层提供参考信息，还可以向共同参与管理者提供多层次多维度的分析图表及数据，满足不同群体的管理需求；实时监控违规信息，实现实时控制和财务管理闭环。现阶段高校的报销模式对报销的细粒度控制还有所欠缺，简化财务报销操作形式，减轻报销人负担，提高财务报销的工作效率，是未来报销模式改革的大趋势。