机关公文拟制的基本程序

吕振华

摘 要：梳理总结了公文拟制的基本程序包括理解意图、确定种类、搜集材料、拟制提纲、起草初稿、修改完善六个环节;针对各环节提出了坚持的原则、注意的事项等。

关键词：公文;拟制;基本程序

公文写作一般分为三个阶段，即准备阶段、执笔阶段和修改完成阶段。各阶段的目标不同，需要完成的工作也不同，但归纳起来，一篇公文从准备到完成，应该遵循一定的程序，归纳起来，通常需要完成六个环节。

一、理解意图

实践证明，撰写一份高质量的公文，是公文起草者和领导者理论思想水平和写作才能共同整合的结果，起草者的写作才能是基础，机关和领导的意图是关键。除少数重要的机关公文由领导亲自执笔外，多数是机关拟稿的。因此，拟稿人只有吃透精神、理解意图，才能确立写作的中心和角度，提高公文的写作质量和写作速度。理解弄清领导意图，责任在两个方面：一方面对于领导来说，应尽可能地将任务和有关情况详细、具体、准确地向拟稿人交代清楚;另一方面对于拟稿人来说，应尽可能将领导意图了解清楚，全面掌握行文的目的以及对行文的具体指示和要求。了解和理解领导意图的主要途径是：领导在讨论问题或交代任务时，拟稿人要注意听，认真记，主动向领导请示、汇报，以得到具体指示;必要时及时向领导提出建议，开阔领导思路，为领导决策提供条件;阅读有关文件、资料等。

二、确定种类

确定种类，即根据行文的性质和内容范围，确定使用不同的文种。机关公文文种较多，各类公文有不同的作用和性质，具体的结构、内容在写作方法上也有很大的区别。因此，采用哪一种公文才能更好的实现领导的意图有时是需要考虑的。比如请示与报告、命令与通报、指示与通知等文中，在使用时往往容易混淆。划清各类公文界限，对于公文内容写作的组织和文字表述等，都是十分必要的。

三、搜集材料

搜集材料是指拟稿人为完成拟制工作，搜集、摄取并写入公文中的事实和论据的活动。掌握全面情况和充分占有资料，是拟制好机关公文的基础。搜集材料，包括亲自调查而得到的直接材料;通过各种渠道，如阅读文件、听取汇报等而得到间接材料。应该指出的是，材料的占有，单靠临时搜集是不够的，平时应处处留心，逐步积累，这样用起来才能得心应手。一般来说，要尽可能的占有以下几方面的材料从时间角度来看，既要占有现实性的，又要占有历史的，这样在写公文时，就可以运用前后对比的方法，写出事情的前后发展变化，给阅者一种较深刻的认识;从性质角度来看，既要占有正面的，又要占有反面的，工作中正确与错误，成绩与缺点，好与坏，总是相比较而存在，只有占有正反两方面的材料，才能在公文写作中客观地反映事物的本来面貌;从类别角度看，既要占有典型的材料，又要占有概括的材料，前者能够反映事物的深度，后者能够反映事物的广度，把两者结合起来，才能既突出重点，又反映全貌。在搜集材料基础上，要认真进行选材，做到真实、新颖、典型，切合主题，以增强公文的针对性、指导性和可行性。也只有这样，拟制的公文才可能有理有据，具有说服力。尤其是拟制一些通报、报告等篇幅较长的公文，占有充足的材料显得尤为重要。

四、拟制提纲

拟制提纲首先要确立主题。机关公文的主题，通常就是领导的意图。因此，拟稿人要吃透上级精神和领导的意图，了解有关方针、政策、规章制度和有关指示，同时了解本机关和受文单位及有关方面的具体情况，据此确立公文主题，而后围绕主题列出提纲。提炼主旨的技巧很多，方法各异，但总体上是以能表达公文的主要观点为目的，具体有以下几种：一要放在全局中去衡量，去对比，做到胸中有全局，学会从党和国家的重要文件中，揣摸、吸收、体会其主要精神和战略意向、政策方针的脉络。二是要注意从领导的思想中提煉，把握领导在落实上级精神中有什么新的想法，在抓当前工作中有什么新的举措，在实际工作中关心的人和事等等。只有这样，才能使提炼出的主旨符合领导的意图，实现公文的指导效应。三要善于从调查了解材料中的大量事实进行高度概括和抽象。实际上，主旨的形成，既依赖于客观材料，还取决于作者的主观意识，是主观和客观相统一的产物。从掌握的材料中提炼主旨，很大程度上取决于撰写者的思想水平、道德标准以及主观能动性和领会材料的“悟性”。有了丰厚的材料积累，还要精心筛选、善于吸收新的观点，使主旨具有科学性。有了主旨，提纲的拟制也就水到渠成。提纲的拟制遵循的原则是：必须准确反映客观事物内在本质的联系;必须服务于公文主题表达的需要;必须适合不同种类公文写作的需要;必须符合思想活动的思维逻辑。根据以上原则拟制的提纲要做到布局合理，思路周密，结构严谨，自然完整。

五、起草初稿

也就是用具体材料、观点和连贯的书面语言去丰富提纲中所列的要点。起草初稿应该关注以下三点：一是逐项拟定。也就是要按提纲顺序依次拟定。起草过程一般要受提纲的约束，不能兴之所至就把提纲弃之一边，信马由缰很可能顾此失彼。但是也要知道，提纲并不是不可改变的。在实际起草过程中有时思考问题会比拟制提纲时更加深入细致，更有见解。所以，起草过程中对提纲进行必要的修改是允许的，也是应该的。二是紧扣主题。起草时要时时想着公文的主题，力避和中心相离的文字和段落。否则就容易脱离主题的轨道，把一些与主题不相关的事或理大谈一通，偏离中心，成为累赘。三是一次完成。也就是尽量避免干扰、一气呵成。中国古语云：“行文有机。”即随着写作思维的不断深化，头脑会出现一种兴奋状态，抓住这个时机，可以产生不少新的见解和精辟的言语，不仅可以充分发挥潜能，而且能增强公文的准确性和整体感，做到文理清顺，文气贯通。

六、修改完善

人们对某一事物或问题的认识有一个逐步深化的过程，尤其是对复杂问题或事物更是如此。初稿常常不能考虑十分周密细致，难免有疏忽遗漏。因而，初稿形成之后，一般都有一个反复勘酌、修改的过程。修改时应把握以下几点：中心是否突出，行文意图是否体现，结构是否严谨，布局是否合理，概念是否正确，引用材料数据是否真实，以及是否准确地反映了领导意图等。此外，还应考虑格式、用语、标点符号使用是否恰当，有无错别字和漏字等。

参考文献：

[1]文浩.最新机关公文写作必备全书[M].海潮出版社，2011.

[2]胡欣.写作学基础[M].武汉大学出版社，2011.

[2]马文.军官公文写作技巧和范例读本[M].海潮出版社，2012.