新形势下地勘单位合同管理的几点思考

杨俊

合同管理是地勘单位经济管理工作中非常重要的一项内容，单位的经济活动都是围绕着合同的建立和履行来进行的。合同管理包含了合同的订立、审查、履行、监督到变更、解除、违约处理、争议解决、终止等全过程的、系统的、动态的管理，合同管理的好坏直接体现一个单位管理水平的高低，在一定程度上影响着单位经营的好坏。

随着世界经济的一体化，市场竟争越来越激烈，经济关系越来越复杂，地勘单位面临事业单位体制改革的不断深入，同时也面临着许多新情况、新挑战、新机遇。在新形势下如何做好地勘单位合同管理工作，从管理中出效益，是当前经济管理工作者尤其是合同管理部门人员急待思考解决的一个问题，本人认为应加强以下几个方面的工作：

一、强化合同管理意识，加强合同管理理念建设

1、在地勘单位不断溶入市场经济谋求持续发展的过程中，对合同管理的重视程度虽然得到一定程度提高，但依然存在许多问题：诸如由于意识不到位，致使合同管理机构不健全、人员配备不足，即便设立了机构，配备了人员，也只是1-2人进行简单的合同登记归档管理，缺乏对合同执行过程的全程监控;合同管理制度建设方面也不够健全，运行程序不规范。造成这些问题出现最根本的原因是对合同管理的意识还较淡薄，这将会给地勘单位的经营管理工作带来极大的风险和隐患，所以要强化合同管理意识，加强理念建设。

2、地勘单位在提高合同管理意识的同时，还要强化履约责任人的意识和依法履约意识。实际工作中许多地勘单位往往只重视了合同的签订、审批环节，而忽视了合同的履约环节，而合同管理中出现的问题大都在履约的中后期，合同履行的好环直接影响到单位的经济利益，所以要加强地勘单位合同管理意识，强化履约责任意识和依法履约意识。

二、建立健全合同管理制度，促进管理水平提升

1、建立内控制度是合同管理的基础。为规范经营行为，防范经营风险、提高管理效能，明确合同管理程序和职责，地勘单位的内部控制体系中必须建立健全合同管理制度，从组织机构、人员配置、运行流程、监督检查、绩效考核等方面都应该建立健全相应的管理制度，使地勘单位的合同管理进入法制法，规范化的轨道，从而促进地勘单位管理水平的整体提升。

2、现在地勘单位在合同管理工作中，不签订书面合同现象很少發生，但合同签订行为不规范，约定不明确，合同条款不完善，合同条款审查不严谨，责权利表述不明确，意思表述模糊等现象时有发生，这极易引发合同纠纷。所以健全的行之有效的合同管理制度对地勘单位规范经营，防范经营风险必不可缺。

三、完善合同管理监控机制， 监督合同有序规范运行

1、有了制度，还要对制度执行是否到位进行监管，完善地勘单位合同管理监控制度，通过建立合同监管制度，做到管理层次清楚，职责明确，程序规范，从而有效控制合同的签订，履行、考核、纠纷处理等过程。要加强合同履行过程中的管理工作，及时对合同执行情况进行分析;对双方出现的合同纠纷要及时处理，确保合同管理全过程有序、规范运行。而一些地勘单位恰恰在这方面还有待完善，许多合同管理工作流于形式，限于表面，没有从实质上，从深处去做好此项监管工作。

2、完善监控手段，加强各部门间协调及相互监督。由于合同管理涉及多个职能部门，在日常运行过程中，一些单位存在合同管理部门与相关业务部门（诸如项目实施部门、财务部门）各自为政，互不沟通的现象，致使对合同运行、合同监控脱节，引发许多矛盾和问题，所以要加强合同管理部门与其他业务部门之间的沟通、协调，各自履行好部门应负的职责，相互促进，相互监督，促进地勘单位合同管理系统与财务管理系统、项目结算之间的信息共享，逐步实现合同管理系统对合同履约情况的动态监控。

3、重点加强合同履约环节的监控，防范风险。建立合同管理台账、实行动态、分类管理。对合同的履约执行情况实行跟踪监控，及时掌握合同的结算、收款情况，严把合同的结算关，严格会签、审批制度，层层把关，以实现对合同履行情况的动态监控。

4、在合同履行过程中，对合同书、对账单、结算单等双方往来重要凭据要严格签字盖章手续，合同条款要完整，表述要全面，在合同中要明确双方的权利义务，具体的违约责任，纠纷解决方式;文字表述要严谨，以免发生歧义和误解。同时，合同执行中要重视合同的履约书函（包括有关的文书，图表、传真件、洽商、往来信函等重要证据材料以及相关单据等）的收集、归档、保管工作。一旦发生纠纷，才能举证，诉诸法律才有胜诉权。

四、增强合同风险防控意识，提升风险管理能力

1、要增强地勘单位合同风险防控意识，加强合同管理人员、项目实施人员、财务人员等相关部门人员的合同法规、合同风险控制的宣传教育，增强风险意识，特别要增强合同风险防范和规避的意识;要以合同管理全过程为监控对象，防控各个阶段存在的风险，并增强关键节点的预警机制，以提升地勘单位整体风险管理的能力。

2、在合同签订时要对合同在履约过程中可能存在的风险进行评估，要有超前界定风险的意识，要仔细审查合同条款，注意合同条款中是否存在某些潜在风险或某些对本单位不利的条款，要注意变更及索赔条款是否公平合理;要注意化解自己可能会面临的风险，关注对方是否会有意转嫁某些风险。

合同管理部门的人员要配合项目实施部门的技术人员关注合同中的存在的诸如履约时间的风险、工程质量的风险、安全施工的风险等，合同管理部门的人员还要配合财务部门的人员关注合同的结算、收款等可能存在的风险，要针对各种可能出现的风险，采取各种积极有效的风险防范措施，化解、缓解、转移、规避以上风险。

3、要重视法律风险，许多地勘单位都没有专门的法务部门，只是聘请法律顾问，而法律顾问往往是在合同管理工作出现法律问题时才参与进来，所以地勘单位要建立健全法律顾问参与合同全过程管理的风险防控机制。合同要实行“统一归口，分类管理”，对一般性合同的条款进行合规性审查，对接单位的法律顾问对重大经济合同、战略合作协议要提出修改意见;对达到规定金额以上的项目要通过相关部门和法律顾问对项目进行风险评审。

遇到合同变更的，要及时办理合同变更，有违约的，要及时通知相关部门和法律顾问，采取措施，提出处理方案。合同纠纷处理，应在法律规定的有效时间内进行，避免久拖不办，造成仲裁和訴讼时效过期情况。法律顾问要根据不同类型，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护地勘单位的合法权益，减少单位的经济损失。

五、加强合同信息化建设，助推管理效能提升

地勘单位合同管理信息化水平普遍不高，信息化建设比较薄弱，许多地勘单位并未将信息化全面运用于合同管理工作中，简单地认为给相关合同管理部门配备几台电脑就是信息化管理，没有意识到提高合同管理人员信息化水平，加强合同管理信息化系统及安全维护等等才是合同信息化建设的重中之重。因此许多地勘单位很难做到对合同的动态全过程监管，信息沟通渠道、信息共享方式、信息传递速度等都或多或少存在问题，致使合同管控效率普遍较低，所以加强地勘单位合同信息化建设是迫在眉睫的一项重要任务。

六、提高合同管理人员素质 ，提升单位综合竟争力

1、在地勘单位的经营管理过程中，合同管理人员的综合素质是单位综合竞争力中的一个重要因素，直接影响到单位的整体发展水平。随着经济发展步伐的加快，新的知识和理念不断涌现，对合同管理人员接受新知识的能力要求越来越高，这就要求合同管理人员必须具备一定的素质才能接受、适应当下环境的需求。

2、合同管理人员应积极参与合同的全程管理工作，从合同签订前的准备工作开始、到合同执行完成全过程。这项工作不仅需要具备合同、法律等相关知识，还需要具备一定的管理、财经知识，才能有效地对项目进行预测、分析、控制。通过加强相关业务知识的培训，尤其加强合同、管理、法律以及具体业务方面的专业知识培训，才能使合同管理人员有效地对合同进行管理。

3、合同管理人员要具备职业操守，要恪守职业道德和组织要求，不得损害单位利益，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密，工作秘密，和商业秘密。

综上所述，地勘单位合同管理是单位经济管理中一项重要的组成部分，是地勘单位实现经济利益的根本保障。新时期新形势下地勘单位的合同管理应从适应市场经济的发展需要出发，以服务于生产经营活动，服务于战略决策为主要目的，通过不断增强全员合同管理意识、建立健全合同管理制度、加强合同风险防控意识、推进合同信息化建设、提高合同管理人员素质，建立面向市场的多功能合同管理机制，有效地科学地开展合同管理，从而实现地勘单位利益的的最大化和可持续发展。