企业会计档案管理问题分析及对策

引言

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响财务管理的质量和水平。尤其是近年财务共享服务中心的建设实施使得企业会计档案管理从原来横向、属地化管理转变为纵向、流程化管理，由此带来会计档案管理各方面工作的改变，再加上对电子档案的认识误区，更是弱化了会计档案的管理，从而造成会计档案归档的完整性与合规性受到考验。

一、企业会计档案管理的内容

《会计档案管理办法》描述會计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，具体包括会计凭证：原始凭证、记账凭证;会计账簿：总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿;财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告;其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案销毁鉴定意见书、其他具有保存价值的会计资料。

二、企业会计档案管理存在的问题

（一）企业对会计档案管理的重视程度不够

大多数中小型企业缺乏会计档案管理意识，忽略会计档案管理工作的重要性。首先，财务人员少，没有专职的财务档案管理人员，大都是会计人员代为管理会计档案，而会计人员业务培训很少有涉及到档案基本知识与操作技能;另外兼职会计档案管理的基本上初级财务人员，对档案的整理归档标准多数是前任口口相传，而由于各人的理解程度不一，造成对档案的分类、保管期限等标准不统一， 这些都会导致会计工作与会计档案管理工作相脱节。

（二）企业内部缺乏明确的档案管理工作流程

流程管理是企业财务管理中很重要的组成部分，流程管理一方面明确员工做什么，一方面明确员工怎么做。目前很多企业没有明确的档案管理工作流程，明确指导会计人员如何进行会计档案管理。大多企业只对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视会计文件资料的汇集、整理和归档，这就大大降低了会计档案的完整和齐全性，让会计档案的作用没有起到应有的作用，另一方面，会计档案管理除了收集资料，还需要分析、鉴定、储存等，对于价值意义不大或过期的资料需要鉴定销毁。

（三）对新形式下的会计档案管理变化难以适应

财务共享的建立导致财务管理体制重心从依赖经营实体的属地化财务管理体系转化为依赖共享服务中心构筑的标准化管理体系，由此带来传统属地化会计档案管理体系变化，一方面会计档案管理流程变得更加复杂，会计档案的形成从单纯在经营单位所在地一直延伸至共享服务中心，过程长、环节多、链条长，其间介入岗位增多且职责存在交叉，管理责任分工不明确甚至出现缺失;另一方面财务共享服务中心采用影像系统，形成影像资料后的纸质会计档案的保管及调阅都和原来不一样了，加上相应的会计档案管理流程没有及时跟上，对会计人员造成了一定的困扰。

三、完善会计档案管理工作的对策

（一）提高对会计档案管理的重视程度

要想全面做好会计档案的管理工作，首先就必须转变思想，认识到会计档案管理的重要性，在这一思想转变中领导应起带头作用，提高认识，统一思想，加强对会计档案工作的领导。一方面企业对负责会计档案管理工作的人员要进行定期的培训，提高会计档案管理人员的专业素质，另一方面要不断加大对会计档案管理方面的投入，尽快把会计档案管理纳入到会计的日常工作事务中来，以确保其能够尽快的跟上会计工作的步伐。

（二）建立健全的会计档案管理制度

要想提高会计档案管理工作的质量，需要一套健全的管理制度。各单位应结合自身的实际情况，根据《会计档案管理办法》相关规定，制定出一套符合企业的科学完整的会计档案管理流程，从会计资料的产生到整理，到编码归档，再到定期鉴定以及如何根据鉴定结果采取相应的处置措施，及责任部门参与鉴定的人员，再到会计档案销毁等一系列问题有一个清晰可操作的流程来指导会计档案管理工作，以确保会计档案能够有序存放、妥善保管，防止损坏、泄密、丢失。保证会计档案管理工作能够规范有序的发展。

（三）索财务共享工作中的会计档案管理新模式

虽然新的《会计档案管理办法》已经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，自2016年1月1日起施行。但从内容来看，其并未考虑财务共享服务中心这种特殊财务管理变革模式下的会计档案管理工作的问题。基于会计档案管理环境发生的变化，应不断探索共享模式下会计档案管理工作的新标准模式。一方面要建立会计档案管理新体系：财务共享模式下财务共享服务中心作为会计档案质量控制的最终主体，应建立会计档案形成过程新责任体系，作为责任划分和集团管控的基础。另一方面加强会计档案流程管理：选用条形码、射频识别等信息技术，加强对会计档案各环节和步骤的实时跟踪和定位，并据此进行加工处理，实现会计档案标准化流程管理。另外，由于财务共享模式下纸质和电子会计档案并存，应确保两种形式档案资料一致，并得到政府监管部门的认可。

（四）加强企业会计档案信息化建设

随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快，会计档案管理的重心必然向信息化建设转移，加快会计档案数据库建设，实现会计档案信息资源共享，加速档案数字化进程，尽早实现会计档案信息传递网络化、服务现代化和使用便捷化。在财务共享模式下整合会计档案各环节基础工作，建设统一的会计档案标准化、数字化处理平台，通过规模效应降低会计档案管理成本，增加会计档案基础服务工作，发挥集中化、信息化管理优势，延伸和革新会计档案管理的标准化和规范化。

结束语

会计档案的管理在财务工作中是一项非常重要的工作，它不但占用财务人员大量精力进行整理和归档，后期的资料保管也要面临反复查询。要保证这些资料的安全完整，更需要财务人员精心、细致的工作。财务共享服务通过会计档案的集中管理，引入电子条码和档案管理系统，不但提升了会计档案资料整理的高效率，而且实现了文档资料的精准定位、查询及保管工作，使会计档案工作变得容易和可操作。

参考文献：

[1]《中国档案》杂志2016年第2期作者：蔡盈芳单位：国家档案局经科司）《规范财务档案管理提高财务管理水平》

[2] 张庆龙 聂兴凯 潘丽靖 主编 电子工业出版的《中国财务共享服务中心典型案例》

[3] 陈剑 梅震 著 清华大学出版社出版的《构建财务共享服务中心》

[4] 吉林省经济管理干部学院学报  曹晶 《规范财务档案管理  提高财务管理水平》，文章编号：1009-0657（2010）05-0086-02

作者简介：陈曦（1978.10），女，汉，河南，大学本科，中级会计师，工作单位：格兰富水泵（无锡）有限公司，研究方向：新形势下财务人员发展方向探索。