论信息化在干部档案管理工作中的应用

林仲城

摘 要：在新时代的背景下，干部档案管理工作信息化建设则是必然发展的趋势。在分析当前干部档案信息化管理的现状及问题的基础上，结合自身从事档案管理工作的实践经验，有针对性提出了提高干部档案信息化管理的策略，希望对全面提升干部档案管理工作水平有所帮助。

关键词：干部档案;档案管理;信息化管理;管理对策

在信息化时代背景下，信息技术融入到档案管理则是必然发展趋势，各种电子政府、电子商务、电子管理等正在越来越多出现在企业管理，也是很多单位和企业所采用的新型管理模式，符合单位的可持续化发展理念，也能全面提升单位的整体工作效率，符合信息化时代发展要求。在应用信息技术的优势的过程中，对于促进企事业单位的整体效率，特别是发挥出政府管理效率具有非常重要的意义，这也是全面构建服务型政府工作的重要举措之一。在信息化时代背景下，通过将信息技术优势融入到人事档案管理过程的实践中，能有效提升单位的行政职能，有效控制行政成本，以便更好地为大众提供更加优质的服务，切实有效地全面提升单位在进行人事档案管理实践中存在着各种问题，能全面提升企事业单位的核心竞争力，符合新时代的档案管理的信息化建设要求。在信息化时代背景下的干部档案管理的实践环节，主要是结合实际需求来整合干部人事管理相关资源，对于全面建设高素质的干部队伍具有积极重要意义。干部档案管理工作的信息化建设之路则是必然的发展趋势，有助于实现干部档案工作的更新及升级。在全面分析干部档案管理工作实践的基础上，结合干部档案管理存在的不足之处，重点落实如何有效提升存在的缺点及问题，全面提升干部档案的信息化发展水平。

1 干部档案信息化管理的现状

当前，在信息化时代背景下，干部档案管理工作取得了很大的进步，但从实践过程中来看，干部档案信息化管理工作依然存在着诸多方面的不足之处，具体表现如下。

1.1 重视干部档案管理的意识不足

在传统的单位档案管理的实践中，大部分人存在着无法清晰认识到干部档案管理的重要性，特别是实践工作中缺乏对于干部档案工作的知识的了解，结合信息化发展的要求，容易造成干部档案管理中的滞后及混乱问题。从这个问题来看，正是由于整体上不重视干部档案管理的工作，认为其对于单位运行的经济目标实现没有直接作用，难以发挥其短时间的作用。所以，并没有充分重视加强干部档案管理工作，没有将其视为企业改革的重点内容，忽视了干部档案管理的技术更新、人员配置以及制度创新，造成干部档案管理工作的滞后性。

1.2 缺乏建设信息化管理干部档案的方法

考虑到干部档案管理工作的实际情况，大都是选择单一化的传统模式，存在着档案信息不准确的问题。在全面推动纸质管理向信息化管理转变的实践中，确实存在着基础资料不齐全的问题，整体干部档案管理的工作规范化程度偏低。部分单位在开展干部档案管理的实践中尽管引入部分计算机硬件，但依然難以贯彻落实信息化建设手段，受到经费、应用方法及建设力量等方面的限制，造成难以贯彻落实干部档案管理工作。

1.3 干部档案管理的流程不规范、专业力量不足

在具体的干部档案管理的实践中，大部分单位存在着档案交接随意、保存率低且流转程序不规范等情况，干部档案管理及保存大都局限于档案柜，存在着干部档案交接的手续不规范、无人监交的情况，存在着干部档案管理实践中的责任不明确、前后衔接不通畅、界限不明确、档案材料使用缺失等问题，无法保障干部档案管理的科学性、连续性以及完整性的要求。

2 提高干部档案信息化管理的策略

在新时期的阶段中，为了全面保障提升干部档案的信息化管理水平，结合上述存在的问题及不足之处，有针对性地探讨了有效的提升干部档案信息化管理水平的策略如下。

2.1 重视干部档案材料的采集与整理

在全面推动的干部档案管理的实践过程中，应从档案资料的采集及分类整理出发，以便保障落实干部档案资料的完整性、真实性要求。所以，应全面构建并完善干部档案资料的采集保存制度，落实具体的管理措施，引导档案工作人员完整性、及时地进行档案资料采集，并进行干部档案各种资料的完善及补充，明确落实相应的年度考核、绩效考评、岗位设置、彰奖励、离职降职等工作方面的采集，以便全面推动干部档案管理的信息化的高质量发展要求。

2.2 高度重视积极推进干部档案信息化管理工作

具体的干部档案信息化建设实践中，往往对于信息技术应用有着较高的要求。一是，结合实际需求来全面重视干部档案信息化管理工作的宣传，进而保障单位人员高度重视干部档案管理工作的推进，并能在具体的实践工作中开展全方位的配合。二是，明确提出专职小组的要求，加强工作职能，落实全方位推动工作项目的稳定发展，加强组织结构的完善，要求能实现相互协调、共同完成任务;三是，结合实际出发，来保障明确干部档案工作的信息化管理水平逐步提升，充分发挥出信息技术优势，确保相应的资金，配置合理化软硬件条件，积极推动档案信息化管理工作的发展。通过以上三点，方可构建高水平的干部档案信息化管理模式，符合时代发展的要求。

2.3 建立健全数据库信息管理系统

在开展高质量的干部档案管理的实践中，还应重点加强数据库建设工作，能明确保障落实干部档案信息的共享、衔接以及整合措施。从这个角度来看，应落实发挥出业务使用为导向，结合日常化实际需求，全面保障网络化应用系统 的逐步完善，能实现单位内部的上下级的有效衔接及共享。在此过程中，通过发挥出扫描、拍照等方式来进行干部档案所有资料的广泛采集工作，并构建较为完善的信息资料库，这样便于日后开展随时随地的利用，这样也符合信息化时代背景下的干部档案管理要求，有利于培养高素质的干部队伍。

2.4 切实保障干部档案资料的信息安全

考虑到干部档案信息管理工作的复杂性、多样性及特殊性等特点，在明确规范采集、优化保存制度，还应明确在存储及使用方面的安全性要求。一是，结合实际需求来开展高质量的恢复制度、数据备份等方面的工作，能有效实现技术手段和保密措施相互结合，保障落实单位内网的独立运行要求，还应结合实际来来构建防火墙、杀毒软件、数字签名、CA认证等，充分发挥出信息技术的优势，以便全面落实安全技术保密措施;二是，工作人员应全面掌握所涉及到的档案保密法等内容，并结合岗位工作来全面提升法制保密意识，避免造成干部档案数据的泄露。

2.5 提高干部档案管理工作人员的专业能力

在全面保障提升专业的干部档案信息化管理的工作实践中，还应要求工作人员具有较强的信息化处理能力，具有较强的专业水准。一是，掌握所涉及到的档案业务，能全面干部档案管理工作的采集、归档、调转、使用、保存等方面;二是，具有较强的计算机信息化处理能力，能全面提升自身的信息化办公水平;三是，全面提升自我的政治素养，进而成为业务能力综合素质水平高、专业能力突出、政治水平过硬的综合性人才，充分发挥好干部档案信息管理平台的优势，构建高素质的专业化档案管理队伍。

3 结语

综上所述，在信息化时代背景下开展干部档案管理的信息化改革则是必然发展趋势，对于全面提升干部档案管理效率具有积极意义，在工作实践中，应从细节出发落实日常化档案管理工作要求，不断加强工作人员的业务水平能力提升，以保障干部档案管理工作的可持续化发展。

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