事业单位档案电子信息化管理运行

韩世梅

摘 要：在我国经济发展过程中，无论什么工作、什么岗位都会用到档案信息。事业单位档案管理工作，对于档案信息的存储、查询发挥着不可替代的作用。在信息技术发展过程中，档案电子信息化成为大势所趋，也为档案管理工作带来新的模式，提升档案管理工作的质量和效率，事业单位档案电子信息化建设与管理运行水平的提升，在社会中发挥着越来越重要的作用。本文主要结合电子信息化档案管理的优势，探讨了事业单位档案电子信息化管理的优化措施。

关键词：文书档案;电子信息化;档案管理

1电子信息化档案管理的优势

在互联网时代，很多工作中都融入计算机，可以提升工作效率，在事业单位档案管理工作中也是如此，将各种资料传送到计算机中进行处理，从而在计算机中进行编辑，还可以利用软件进行处理，存储与分享都非常方便，与传统的档案管理相比有非常大的优势。

1.1实现档案资源共享与办公自动化

在进入办公自动化背景下，文书档案的录入工作越来越轻松，档案电子信息化与办公自动化可以实现无缝对接，实现资源共享的同时还可以实现档案资源的收集、整理和利用一体化，从而高效利用档案，促进档案管理工作效率的提升。档案在传输过程中，可以将各个部门资源信息快速收集，在查询档案的过程中也可以进入到软件中，通过登录与权限進行查找，实现资源共享。

1.2提升档案查询的准确性和效率

通过电子信息化档案管理的建设，提升了档案查询的效率，保证了人们使用档案的有效性。在电子档案中，不仅可以提升查询档案的速度，也可以提升档案的准确程度，降低了档案中存在的错误，还可以实现精确查找、关键词查找，为人们查询档案带来了方便。同时，通过电子信息化档案可以可以降低档案工作人员的负担，简化了档案管理的流程，降低档案使用成本，在档案的录入、整理、归档等操作方面降低失误率，提升了准确性，实现了档案管理的自动化、智能化和现代化。

1.3方便档案信息的利用

传统的档案主要以纸质档案为主，在利用的过程中还需要复印。随着电子信息化档案的出现，无纸化办公成为事业单位档案管理的重要方式，通过自动化办公系统的运用和支持，提升了档案管理的协调性，为档案使用者提供非常大的方便。

1.4提升存储空间，方便档案保存

档案的管理工作非常复杂，其中涉及到信息录入。在传统的档案信息录入中，所包含的信息量非常少，而在大数据时代的今天，电子信息化档案的出现，可以利用档案管理系统，实现大容量的信息录入。不仅如此，在信息查找方面途径也更多。传统的纸质档案在保存、转移、备份过程中都不够方便，容易造成遗失、损毁、泄露的危险。而电子信息化档案可以更方便备份，很多档案都可以实现修复，并且档案储备体积小，更容易转移。

2事业单位档案电子信息化管理优化措施

2.1加强对档案管理人员的培训

事业单位在档案管理工作中，档案管理人员对于档案有着绝对的处理权利，因此档案管理人员的素质关系着档案管理的结果。在信息化时代，对于档案管理人员提出新的要求，如果对信息化技术不够熟悉，将无法胜任档案管理工作。但事业单位中还存在部分工作人员对信息化管理不够熟悉，但由于各种原因不能辞退他们，因此应加强对档案管理人员信息化的培训。可以通过理论知识与专业技能的两个方面对档案管理人员进行培训。事业单位可以邀请专家或者大学专业教师，对事业单位档案管理人员进行授课，建立专业的档案管理队伍。在实践技能培训方面可以让员工到大型公司进行系统化实习和观察，通过多样化的培训方式，丰富培训内容，提升员工的信息化素养。

2.2创建事业单位档案管理信息系统

在新时代背景下，事业单位档案信息化建设工作应不断加强。在对信息化档案管理工作中应不断创新。首先，应按照档案管理的规范化要求进行，在档案室中配备各种先进的设备，在档案管理中运用信息技术和软件进行档案管理，还应安装和更新最新的杀毒软件，保障档案的安全性。防止档案丢失、被篡改等安全问题的出现。其次，运用现代化的防范技术对档案进行加密，设置权限，防止信息在传输过程中存在安全问题，加强对档案安全问题的监督和管理，形成信息化档案管理系统，对档案设置加密等级，按照档案的层次进行不同技术的运用，从而在档案管理工作中不断创新。通过档案管理信息化系统，提升档案信息化处理能力，提升档案管理的有效性和便利性。最后，构建档案管理信息化平台，实现资源共享，从而为档案的使用提供方便。

2.3创建档案管理网站，提升档案信息的使用率

在档案的电子信息化管理中，建立存档网站是事业单位非常重要的工作。事业单位档案室向其他部门提供的档案信息化管理服务，可以通过主页、数据库等进行信息化搜索，从而实现档案的查找和利用。存档网站可以发布和显示公共部门文档，是事业单位档案存档与交换信息的平台。事业单位在建设档案管理网站过程中，不应只根据归档部门的情况开展工作，还要想更多用户提供综合化档案服务，从而进行搜索、浏览、使用档案过程中可以更加方便，通过网络可以享受更多信息服务，了解自己想要的文件信息。事业单位档案网站还应不断推广，因此归档部门应在文档信息中不断增加强度，并渗透广告服务，使得更多的用户可以了解档案，并在使用档案过程中可以实现档案共享，提升信息化服务水平。比如，某事业单位档案网站为了提升档案服务水平与档案交互功能，加强档案部门与用户之间的沟通，并积极了解和采纳用户的建议，形成更加良性的系统。在电子信息化档案管理建设过程中，还应不断进行档案的更新与维护，保障档案的安全性，提升档案的利用率，为用户提供更大的方便。通过大数据技术，可以计算出档案访问的次数，从而加大宣传，改善形象，增加档案的访问量和利用率。

结束语

总之，事业单位档案管理工作中，信息化的建设和管理服务还存在很多不足，而电子信息化档案管理对于事业单位工作有着非常重要的帮助，因此应不断加大投入力度，通过完善档案管理制度，引进先进的设备，加强对档案管理人员信息化管理水平的提升，实现电子信息系统全面升级，提升电子信息化档案管理水平，更好的为人们提供档案服务。

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