高校档案数据治理能力提升路径探究

王树娴

摘 要：随着智慧校园建设的不断推进，高校档案数据资源的来源及数量发生了根本上的变化，导致了档案数据资源管理不科学的现实问题，高校档案数据治理势在必行。本文首先以高校档案数据治理的客体和主体现状为切入点，提出了数据治理的必要性，接着结合高校实际情况对高校档案数据能力进行分析，其必须具备制度保障能力、统筹协调能力、信息处理能力及创新应变能力，基于此，本文提出了提升高校档案数据治理的路径：建立档案数据治理的思维模式、完善档案数据治理的制度架构、确立档案数据治理组织体系、树立档案数据育人宗旨意识、创新档案数据治理的参与机制、改进档案数据治理的方法思路。

关键词：智慧校园;高校档案数据治理能力;提升路径

一、引言

近年来，国家十分重视教育信息化和智慧校园的建设，不断出台相关政策，极大地促进了我国智慧校园的发展。2019年江苏省工业和信息化厅对全省学校进行审核认定，共有82所高校通过省级智慧校园审核认定。智慧校园是教育信息化“2.0时代”校园现代化的核心内容，经历了今年的疫情影响，更突显了信息化的重要性。智慧校园背景下，高校的日常运转借助各类办公管理系统，各部门工作形成了大量的图文声像数据资源，极大地充实了档案馆的数据资源，加之档案馆本身不断增加的原有纸质档案数字化资源，使得档案数据迅速增加。在此环境下，巨量的档案数据资源对学校如何科学管理和有效利用数据资源有一定的挑战。为了适应当下发展需求，充分发挥数据资源价值，服务好高校各方面发展，高校亟需在治理理论和治理技术支撑下积极构建数据治理体系，提高档案数据治理能力，以提供安全、便捷、科学的数据使用保障。

根据学界数据治理相关研究，目前，数据治理研究主要围绕数据治理模式、数据治理体系、数据治理能力、数据治理结构几个方面展开。档案工作作为一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业，它正在成为治国理政的重要基础性力量。档案数据治理研究也正成为业界新的研究热点。笔者将从档案数据治理主体出发，对高校档案数据治理能力进行研究，以顺应高校治理体系和治理能力现代化，加快“双一流”和“双高”建设。从中国知网数据库检索结果看，档案数据治理为档案学科研究的新领域，目前有部分学者已对档案数据治理进行了研究，如陈艳在《我国省级档案数据治理体系框架构建研究》中提出了有生态层、基础层、数据层和应用层四个层级以及组织结构、政策措施、质监管理、数字化、数据化、数据汇集、数据过滤、数据资产、共享平台、开放平台和媒体平台十一个维度所构成档案数据治理体系架构的模型;徐峥等提出可通过数据的深入应用、共享应用和跨域应用来提升数据治理。从数量上看现有研究成果不多，其中关于档案数据治理能力的研究更是为数不多。因此，高校档案数据治理能力研究有一定的价值，不仅可以推进笔者所在单位馆藏数据有效治理，同时可为后期开展档案治理的单位作参考。

二、高校档案数据治理现状及必要性

1.高校档案数据治理客体现状

高校档案数据治理对象因来源的不同形成了数量多、差异大，价值不一的特点。高校档案馆藏数据资源主要包括馆内原有纸质档案的数字化加工产生的数据及元数据，以及馆内原已归档的声像电子数据;二是馆外部门的应用系统数据，包含学校OA办公形成的上级来文及学校发文的电子文件及元数据，以及财务系统、教务系统、招生系统、合同管理系统等各类系统应当归档的电子文件及元数据等;三是学校各部门应当归档的电子文件及元数据，以及校园网、微博、微信等零散数据。随着智慧校园的不断推进，档案馆采集数据的范围也随之扩大，对学校档案数据治理能力要求也日益提高。

2.高校档案数据治理主体现状

随着教育信息化的发展，高校档案数据治理问题日益显现。目前主要体现在：一是学校的信息化规划缺乏整体统筹考虑。学校信息化建设部门及档案部门对数据管理前瞻性不够，在智慧校园建设过程中未能充分考虑各业务系统产生数据的规范性及完整性;二是管理主体的数据治理意识淡薄。学校领导对全校数据管理不够重视，年度工作中未进行目标管理，缺少制度约束，导致目前档案数據管理缺乏科学性，只注重“量”而忽视“质”，形成数据堆积，致使档案数据资源的利用价值未能充分发挥;三是档案数据治理人员数据治理能力薄弱。数据治理研究是一个新的课题，对于档案管理人员来说本身就是一个新的挑战。再加之日常工作中存在的工作责任心不高、管理能力低下、创新意识缺失、编研开发能力缺乏等因素，更加剧了档案数据管理问题。四是档案部门管理者缺乏担当意识。档案管理部门对档案数据资源缺乏一定标准的共享级别划分，以传统档案思维保护档案数据的安全，致使原本可以公开利用的数据成为一座信息孤岛，阻碍了教学信息化的发展。

3.高校档案数据治理的必要性

数据治理，顾名思义是对数据进行有效治理，在数据流转过程中，对数据进行科学组织与管理，包括数据标准化和管理体系有效性两方面。基于当前高校档案馆数据的特点以及高校档案数据治理现状，目前档案馆数据管理方式致使各类数据质量大幅降低，严重影响档案的利用效率，只有保证数据的高质量才能充分发挥档案数据价值及决策力，因此，为了更好地提高信息服务能力，为各项工作提高有效的决策支撑，高校档案数据治理必须围绕这一宗旨，对档案数据展开有效治理。

笔者认为高校应依据数据治理原理，同时结合本校档案数据治理现状，首当其冲地提升档案数据治理能力，主动适应学校各项工作需要，遵循档案利用原则，开发档案数据资源，提高档案数据资源利用服务能力，为各项工作提供高效的决策支撑。同时这也符合档案事业的发展方向，契合国家治理现代化的整体要求，推进学校整体治理水平的提高。

三、高校档案数据治理能力分析

1.档案数据治理需具备的能力

根据数据治理的过程控制理论，档案数据的治理过程包括档案数据的产生与采集、数据的分类与整理、数据的归档与传输、数据的开发与利用、数据的清理五个过程。在单纯的档案数据治理过程中，数据治理主体需具备五个阶段相应的能力。

2.高校档案数据治理需具备的能力

根据上述的档案数据治理过程，结合学校工作实际需要以及档案数据资料的构成特点，高校档案数据治理能力需具备以下几点：

第一，制度保障能力。制度建设是档案治理的保障。学校层面要在宏观上制定相关制度，确立目标，约束各相关部门通力合作。同时，在人力上、技术上和经费上给予全力支持。档案管理部门要具体工作中制定档案数据治理的业务规范，确保数据流转的各个环节科学管理。完善档案数据治理的制度建设，不仅能从制度层面确立档案数据治理的职责权限，而且能约束档案数据治理主体的工作行为，从而推进档案数据治理工作的有序推进。此外，从宏观角度看，制度的建立也完善了档案数据治理体系。

第二，统筹协调能力。高校档案数据主要来源于学校各部门归档的数据，涉及到全校各部门。在数据治理过程中，档案管理人员应该切实遵循数据治理规范，有效统筹协调档案数据资源的采集、存储、利用及开放等工作，达到档案数据资源的科学配置和充分利用，同时始终紧密围绕立德树人根本任务，为学校教育工作提高信息服务能力，真正实现高校档案数据治理的目标。

第三，信息处理能力。数据治理面对的是档案数据资源，档案管理人员应该熟悉学校的各类的应用系统，了解其与档案管理系统的对接原理，在档案服务利用的宗旨下，围绕学校各部门的工作目标，主动做好信息服务工作。同时，有效进行各门类各专题档案的数据库的开发，对全校的档案利用者进行权限设置，做好数据的维护与更新。

第四，创新应变能力。档案数据治理的目标是为了学校各方面的发展提供信息服务能力，在此过程中，学校的发展目标不断变化，因此，档案数据治理主体要具备一定创新应变能力，适时调整档案数据治理的目标，以适应学校的发展和人才培养要求。

四、高校档案数据治理能力提升路径探究

高校要加强档案数据治理，首先要提升档案数据治理能力。如何有效提升档案数据治理能力，本文试图从以下六个方面进行探讨。

1.建立档案数据治理的思维模式。首先，高校领导者要培养数据治理思维。在智慧校园的不断推进下，办公OA系统、财务系统、教务系统和学工系统等各类应用系统的使用，已及网上办事大厅平台的建立，学校基本实现了无纸化办公。在此变革下，高校领导者的数据治理思维的培养成为提升高校档案数据治理能力的驱动力，意识到目前高校大数据治理的必要性与紧迫性，切实将数据治理工作落实到学校年度工作目标中，并纳入相关部门的目标考核。其次， 高校档案工作者要培养数据治理思维。高校档案工作直接从事档案数据资源管理，以开展档案合理利用为宗旨。档案数据治理的最终目的是为了提高档案信息资源服务能力，档案工作人员要清楚认识数据治理的重要性。因此，学校必须要从上到下加强数据管理责任意识，真正将数据治理工作重视起来。

2.完善档案数据治理的制度架构。制定适应学校发展的档案数据治理的制度，这不仅为有效开展档案档案数据治理提供政策指导和决策依据，而且保证了档案数据治理在既定的规范下有效运行。在档案数据治理过程中，需要依据制度确立档案数据的有效性及数据管理的规范性、确保数据资源的安全性和明确档案数据治理部门的职责范围。因此，只有不断完善档案数据治理的制度架构，才能保证档案数据治理工作顺利开展。学校要在宏观层面制定档案数据治理制度和编制数据治理工作目标，档案部门在学校制度的纲领下制定档案数据治理的相应规范。

3.确立档案数据治理组织体系。高校档案数据来源于高校各个部门，因此，档案数据治理涉及到每个部门。学者李青在《提升教育数据质量的方法和途径》中强调要设置专门机构开展数据治理工作。学校亦应设立档案数据治理工作小组，以档案部门为中心，信息中心等相关部门为辅的工作格局，由决策者、档案工作人员、信息技术人员及各部门兼职档案管理员组成的工作组，设立绩效机制，确定职责分工，形成规范有序的数据治理组织体系，共同提升档案数据治理能力水平。

4.树立档案数据育人宗旨意识。高校档案数据资源是在高校各项工作中产生的档案资源，是学校发展的史料记录，是学校事业发展的重要决策依据。高校始终以立德树人为根本任务，每一项工作都围绕这一根本任务开展。高校档案资源具有独特的育人功能，新时期下，档案部门更是要认真挖掘档案资源，发挥其育人价值。面对档案育人使命，档案数据治理在开展过程中，亦要围绕这一中心，借助信息技术和科学治理理念，提高数据资源利用的便捷性和充分性，更好地服务于学校的教学、管理等人才培养工作，

5.创新档案数据治理的参与机制。大数据时代，建立档案信息资源共享平台日益成为信息资源管理的探索领域，使得数据信息不再成为一座孤岛。今年的新冠疫情，更加让各行各业认识到大数据的重要性，教育领域同样也感受到了信息化的便捷性，专业资源库的建立让教师们充分互享教学资源，顺利开展网上教学。在逐渐养成的习惯中，使得更多相关部门的老师参与到档案数据治理中，比如，档案管理部门、档案来源部门以及档案信息资源共享平台的利用者。因此，建立科学有效的档案数据治理参与机制，可以充分发挥档案数据治理多元主体的智慧和力量，增强数据治理成效，最终形成“共建共享共治”的良好循环机制。

6.改进档案数据治理的方法思路。高校档案数据治理涉及到数据治理的主体和客体，两者都存在一定的不确定性，对档案数据治理的方法和技术有一定的要求。因此，高校档案数据治理小组要不断探索日益更新的信息技术在档案数据治理中的运用途径，实现档案数据资源的数据整合、分布式存储及关联分析。同时也要积极借鉴新的管理理念和数据治理理论，不断提升档案数据治理能力。

五、结语

随着教育信息化的不断发展，高校档案数据治理将持续面临着数据资源量的日益增加，高校在通过上述路径的实践下，档案数据治理能力将得到有效提升，但因数据的不断流动，档案数据治理智能部门仍要以不断变化的思維来完善治理方案，提升数据治理能力，助力高校立德树人根本任务。

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（作者单位：南京铁道职业技术学院）