文献计量视角下高校档案信息管理系统研究现状

董泽信

摘 要 ：对当前我国国内档案管理信息系统建设的相关文献进行分析并做出综述，促使读者高效率了解该领域的研究进展，能够进一步推进理论与技术进步。通过文献分布、作者分布与关键词分布对档案管理信息系统领域的相关文献进行量化分析，并进一步归纳各研究思路的着手点的相关技术与理论研究。关于我国高校档案管理信息系统所存研究成果较为系统，提倡技术与理论相结合。但相关研究文献数量较少，从事相关的理论研究科研队伍阶梯分化明显，需加强国内科研队伍以及领域专业化管理团队的培养工作。

关键词：高校档案;管理信息系统;文献计量

引言

随着时代进步，在当今社会，档案关系也变得愈发重要。无论是工作、生活以及学习方面都设有存档。每个人从一生下来就伴随着各式各样的社会关系，而马克思也将人称之为所有社会关系的总和。很多毕业生无论是求职、还是升学，都会伴随着档案关系的调动，而纸质档案与电子档案的有机结合也逐渐变为当前的档案关系调动的主要形式。信息管理系统与档案的有机结合则可以提高档案管理效率，提升档案保管时效，本文将对高校档案管理信息系统的研究进行一系列研究综述。

一、数据统计分析

1.数据来源

使用CNKI数据库，在文献的高级建锁模块中，将主题词设为“档案+管理信息系统”，共检索出1956条相关文献;在结果中进一步检索，“高校档案+管理信息系统”，共检索出129条相关文献，占比仅为6.59%，初步说明在我国当前的档案管理信息系统的研究领域中，关于高校档案的研究比重较低。在此我们选择这129篇文献进行相关计量分析。

2.总体趋势

在高校档案管理信息系统的129篇文献中，其总体趋势为（见图1）：

从图中我们可以了解到，在高校档案管理信息系统的领域，在时间维度上，最早的参考文献可以追溯到1983年，而国内关于该主题的昨早发表的文献是1994年的，所以相比较诸多学科领域来讲，该研究主题还是一个较为年轻的领域。而从引证文献的角度看，该领域在2008年后开始骤增，并于2016年到达新高，引证文献为51篇。 2019年，其印证文献再创新高，为52篇。说明尽管在档案研究领域，高校档案的管理信息系统相关研究权重较低，但是近年来的研究热情还是保持着强势的热度。至于2020年的骤降，仅因为数据样本采集时2020年数据更新尚不完整。

3.布拉德福定律视角下载文期刊分布

根据布拉德福定律，我们对于这129篇文献进行计量分析，可知在该样本中，核心区期刊共计8本期刊，详细期刊名称以及发文量可见表1。

通过表1，我们可知《兰台世界》是刊载关于高校档案管理信息系统文献最多的期刊，为21篇。经过数据整理，第二区期刊共计36本，第三区期刊共计42本，在布拉德福定律的模型下，可得图2。

通过图2我们可知在该文献样本中，129篇文献呈现出指数分布，其分布公式为，且。由于样本数量较少的关系，该模型中有明显的格鲁斯下垂。第二区期刊数共计36本，第三区共计42本。从布拉德福定律的角度来分析，我们可知在当前学术界关于高校档案管理信息系统的研究多发表的期刊均为核心期刊，说明在普刊的范围中对于该主题进行研究的人群较少。高校档案的管理也是与高校教育息息相关的，但是在第一区中并未发现教育学相关的期刊，因此，社会中应加大有关概念的宣传力度，以促进社会舆论与目光聚焦在该领域，最终实现多层次、宽领域的推动高校档案管理信息系统的建设。

4.洛特卡定律视角下作者分布分析

洛特卡定律是阐释论文写作作者与出版发行文献写作数量之间的关系，通过洛特卡定律，可以了解到在当前学术界所刊载不同数量的作者中，每个出版量级的作者数是多少，能够了解到当前对于该领域贡献量较大的作者是谁，在该领域中谁的生产力较强，且生产力较强的写作者在整体写作群体中所占比重是如何的。

使用Excel通过对129篇自定义参数的“作者”选项进行分列，并进行分类汇总可以得到初步的计数，得到各频次作者发文数统计。共计有参与写作的人员177频次，合计下来，有171个作者。

我们对各个发文数的作者进行频次分析，可得表2。

对表2并进行散点图绘制与趋势线分析，可以得到其散點分布图呈乘幂相关（见图3），且其公式为，且拟合程度较高。

我们进一步计算出F在累计频次CF中的比值f，再计算出作者排名的对数lnr，能够得到洛特卡定律框架下f与lnr分布情况，将所计算结果生成散点图，并添加趋势线，可以得到图4的分布状态。且散点呈现对数分布，其公式为，。

由此，我们可以得出结论，在这129篇文献的样本中，作者数量符合洛特卡定律的分布，且由计量结果得知在“高校档案管理信息系统”领域当中，发文量能够达到3篇的仅一人，大多作者仅仅进行了一篇文献的写作工作，在本领域中还需要有更多的研究人员去投入到本领域当中，以期能够在未来的科研工作中避免研究梯队青黄不接的情况发生。

5.关键词分布分析

使用Excel对129篇文献的关键词进行分词兼分类汇总统计，共计关键词614词频，共计345个独立关键词，我们将出现频次≥4次的关键词节选出来我们可以得到以下表格（见表3）。

通过观察表3，我们可以观察到由于这129篇文献是通过关键词“高校档案管理信息系统”所检索出来的，所以在这129篇文献中频次排名较高的关键词都是与之相关的。但是，不难发现有关于高校档案管理信息系统的研究，对于具体范畴多为“人事”“教学”等具体的领域;而进行该主题研究做需要的物质载体则为“数据库”“计算机”等作为切入点;同样，我们也可知在这些文献中，“信息化”“设计”与“管理”是主要对该领域研究的宏观方法论。接下来本文将通过这三个方向对当前高校档案管理信息系统的研究成果进行文献综述。

二、研究现状综述

1.技术发展视角

早在1994年，任志宏就提出了需要结合计算机来提升档案管理信息系统的工作效率，并开发出“中国矿业大学档案管理信息系统”（简称CUMT-DAMISV1.0），该研究成果是当前所能找到的最早国内有关于高校档案管理信息系统的研究文献。该文提供了档案的销毁、重建、系统可维护性以及操作逻辑和功能特性，而且采用了FOXPRO数据库系统，运行速度和效率相较于DBASEVI大为提升，也为高校档案的管理信息系统提供了很好的逻辑框架以及研究思路。同时，该文的联系作者陆燕在之后两年内接连发表了两篇文献，相比起1994年任志宏的研究，陆燕进一步阐明FOXPRO2.0系统相较之前系统的进步性，并可通过姓名、单位与档案号的三通道进行档案信息检索。随着科技发展，基于计算机为载体的管理信息系统发展模式，也逐渐变为与移动端设备相结合的模式。郭玉娟等认为，可基于二维码技术提升高校档案管理服务流程，并且列举出了二维码成本低廉、架构简单、信息存储量大等适合高校档案管理的诸多优势。周洁纯则参照了OAIS（开放档案信息系统）模型，建立了一个适合高校的电子文件管理系统，并对该系统从功能方面进行了较为详细的设计和阐述。

2.研究对象视角

林津（2020）认为，当前高校人事档案整理所面临的问题主要是纸质档案材料收集难、整理难、保管难和利用难四方面。对此，她提出可以通过建立镜像档案库;整合人事档案大数据;开发管理信息系统并加强系统可视化;提高档案数字化比重的方式来解决以上问题。范智新、沈牡丹（2020）则从高校老干部的档案管理视角进行研究，他们结合中组部所制定的《2006—2010年全国组织系统信息化工作规划》提出相关的理论建议，其中包括：规范档案实物管理、规范档案归档程序，并以华中科技大学档案建设为例做了实证剖析。高寒（2019）提出可通过B/S系统开发出适用于高校档案的管理信息系统，该系统具备运行内存小、扩展性好、启动速度快、方便部署的优点。宋锋、刘瑞歌同样也在2017年提出了一套B/S模式下用于高校教工档案的管理信息系统。

3.发展理念的研究

沈明（1995）提出一个将人工智能、决策分析与数据库相结合的高校档案管理信息系统的模型，而且提出档案工作的建设要为“四化”服务，从历史视角来看，该理念是具备技术上的超前性与意识形态上的阶段性。杜红波（2003）指出档案的价值是通过传播来实现的，仅单纯禁锢在壁垒森严的库房内，其价值是有限的，甚至是价值低于保管成本的，所以需要建立良好的高校档案管理信息系统，从技术、干部队伍以及思想观念上促使档案管理机构与时代需求相呼应。左玉亭（2006）则提出不仅要在网络设施方面防范档案管理的安全隐患，还要加强国产档案信息系统的开发，加强独立自主的自研数据库能力。除此以外，很多院校无档案机构、无专职人员、无档案库房的“三无”档案建设现况也要从制度的根源上加以规范。李佳欣（2011）指出强化意识、加强领导;注重收集、科学管理;提供服务、开发利用;培养人才、打造队伍的四大刍议。张北建等（2019）指出要通过提升高校档案管理信息系统兼容性、弥补高校档案管理信息系统与校内其他服务系统的落差、满足校内师生信息需求三个方面的建设来减少档案管理过程中“信息孤岛”的现象发生。

三、结语

在我国学术界中关于高校档案管理信息系统的研究，从时间维度上来看并不乏具备前瞻性的研究，从纵向维度来看当前所存研究还是较为系统的通过技术与理论两大方面提出了提升国内高校档案管理信息系统的途径。不足之处就是现存骨干研究者数量较少，领域内研究梯队分化严重。

参考文献：

[1]任志宏，陆 燕，高荣君.高校档案管理信息系统的研制和应用[J].山西档案，1994

[2]陆 燕.高校人事档案管理信息系统的设计与应用[J].山西档案，1994

[3]陆 燕.高校档案管理信息系统的功能与特色[J].有色金屬高教研究，1995

[4]郭玉娟，李秀华，姜磊磊，张 良.二维码技术在高校档案管理中的应用[J].重庆第二师范学院学报，2018

[5]周洁纯.基于OAIS的高校电子文件管理系统[J].办公自动化，2016

[6]林 津.高校人事档案管理信息化探究[J].福建广播电视大学学报，2020

（作者单位：黑龙江大学）