工程建设项目档案创新管理的建议措施研究

刘辉敏

摘 要：工程建設项目档案主要用于记录工程在实际过程中的工程管理情况，在工程建设项目中至关重要，基于社会经济的迅猛发展，工程建设规模不断扩大，社会各界对工程建设的各方面提出更高层次的要求。基于此，本文阐述了工程建设项目档案管理创新的重要性，分析工程建设项目档案管理存在的问题，并提出加强工程建设项目档案管理创新的建议措施，以期为相关工作者提供参考。

关键词：工程建设;档案管理;信息化建设

引言

项目档案作为反映建设工作的重要资料，贯穿于工程建设项目的全过程，并对工程的后期验收阶段产生显著影响，尤其在机场建设工程中，档案管理质量直接关系到工程建设的整体质量。因此，西部机场集团有限公司将项目档案与工程建设同步管理作为档案管理创新的首要目标，旨在提高项目档案管理质量，促进机场工程项目档案管理工作不断向专业化、规范化方向发展。

一、关于工程建设项目档案管理创新的重要性

基于市场经济的推动下，我国加大对工程建设项目的投资力度，工程建设项目档案呈现出突出作用，为项目档案管理提供专业服务的同时，其档案创新管理模式成为当前重要课题研究，创新性的档案管理手段能够优化工程资源配置，降低工程质量成本，最大化提升工程建设质量和档案管理工作效率。通过建立信息化档案管理系统，为档案检索查询提供便利条件。

机场建设属于国家重大建设工程，民航类专业工程包括场道工程、空管工程、航空供油工程等，在项目立项、审批、招投标、勘察设计、施工、竣工及行业的验收的全过程中形成文件资料，机场工程建设项目档案在档案管理上不同于基建类的项目档案，具体要根据项目建设特点制定专业、规范的项目档案管理办法，有效进行档案分类、资料收集、整理、目录编制、保管期限、竣工图编制等，推动工程建设与档案管理的高度融合;确保促进工程建设项目的高效开展，满足工程建设运行和管理需求。同时，档案创新管理能够充分体现工程实体安全质量状况，是消防、应急预案、应急救援的重要参考依据;在档案内容上可作为工程合同纠纷、索赔的重要凭证，资料中记录了工程建设的原始数据，可有效降低工程质量风险，为行政主管部门、工程管理单位严格履行岗位职责提供法律保障。

二、工程建设项目档案管理存在的问题

1.参建各方重视程度不够

工程建设本身涉及诸多单位，需要各部门之间的协调沟通与协作。然而在实际的工程建设中，各部门之间忽视档案创新管理的重要性，在项目档案管理工作上缺乏统一性，内部对档案管理的重视程度不够。

2.档案管理制度缺失

机场内部管理人员大都身兼数职，由于档案管理制度的缺失，相关档案管理人员随意性较大，难以真正认识到档案管理工作的重要性，对于海量的工程管理资料来说，对工程建设项目的档案管理制度提出了极高的要求，据目前档案管理现状来看，在项目文件的同步管理及项目文件收集、整理上缺乏规范的制度，严重影响档案管理工作的高效开展。

3.档案信息化建设步伐滞后

受传统档案管理制度影响，当前工程建设项目档案管理存在监管不力等问题，一定程度上制约了我国机场工程建设项目档案信息化工作的开展，受信息化硬件设施、软件设施的制约，难以从根本上推动档案管理的信息化建设。基于“互联网+”时代下，数字化档案管理成为行业发展的主旋律，西部机场集团有限公司在大力推进智慧机场建设理念下，积极引进信息化管理设备，但与档案创新管理缺乏有机融合，难以推动工程建设项目档案管理向着数字化、智能化、规范化方向发展。

4.档案管理人员储备不足

参建单位档案管理人员素质普遍偏低，与机场工程建设项目不相适应。由于档案管理工作中专业技能型人才储备不足，在计算机技术、通讯技术、网络技术上缺乏高精尖的复合型人才，难以满足当前档案信息化建设的需要。

三、加强工程建设项目档案创新管理建议

1.优化组织机构的建设管理，提升内部重视程度

要想提升工程建设项目档案创新管理，必须加强组织领导，形成完善的管理体系，设立档案领导小组，安排专职档案管理人员，明确划分各部门档案管理职责，确保各司其职，并加强各部门之间的交流配合。基于宣传教育提升内部重视程度，为有效提升项目档案管理质量，领导层必须提升对档案管理工作的重要性认识，并提升到工程建设战略高度，定期组织开展档案管理工作的宣传教育，强化档案管理部门认识，明确定位自身在档案管理工作中的职能、义务，提升全员参与工程建设的思想认识，提升各部门负责人工作的积极性和能动性，保障工程建设项目档案管理的整体性。同时，创新档案利用服务方式，进行档案分类管理，提供多样化、常态化、个性化的档案服务。加强对重点文件资料的跟踪检查，加强档案管理工作的指导性，加强对施工单位实地考察，全面提升工程建设项目档案的准确性。

2.加强项目档案管理制度建设，推动管理模式创新

加强档案资源体系建设，规范项目档案收集和档案管理。项目档案资料通常涉及工程建设项目实施过程中各个阶段产生的重要信息，即包括工程前期阶段、开工阶段、施工阶段和竣工阶段。需要完善项目档案归档范围，建立材料归档制度，严格落实规章制度和工作流程，推进档案管理工作和业务管理同步进行，共同提升工程建设项目的档案创新管理水平。加强重点工作领域的归档工作，建立健全考核机制，由于档案管理工作是一项长期性、专业性的工作，相关制度的制定需要全面覆盖机场工程建设项目的档案管理工作，确保档案管理工作有章可循、有据可依，并把档案管理工作计划纳入考核项目内，加快推进档案管理工作的规范化、系统化发展。

科学合理的规章制度是保障各项工作顺利开展的先决条件，对于机场工程建设项目来说，必须全面优化档案管理制度和机制，明确将管理职能落实到个人岗位职责，并开展全程监督管理工作，定期开展档案管理工作的规范化会议，规范档案资料的完整性、利用的安全性。各参建方要进行分级管理原则，严格按照机场建设工程法律依据及国家、行业、地方等档案相关规范和标准，如《中华人民共和国民用航空法》《建设工程质量管理条例》《民用机场不停航施工管理规定》《建设工程文件归档规范》《建设项目档案管理规范》等各项规章条例。建立档案安全防范体系，坚持档案管理以防为主、防治结合的基本原则，完善档案安全保密制度，保障实体档案安全，加大对破损档案的抢救和修复保护力度，不断强化档案管理的法制建设，扭转重建设、轻档案的现状，推动管理模式创新发展。

3.强化项目档案数字化建设，提升档案管理水平

基于“互联网+”时代发展下，现代化信息技术快速发展，数字化档案管理广泛应用，通过信息技术的运用，有效提升档案管理的现代化水平，提高档案管理质量和工作效率，从档案录入到归档全程进行智能化管理，较比传统档案管理更具实效性，便于添加档案信息和实时查询，通过建立档案管理系统，在原有档案基础上，创建档案信息化管理模式，推进目录数据库和全文数据可建设，秉持简化整理、深化著录的原则，完善档案数据库建设，弥补传统档案存储丢失的缺陷，提升工程建设项目档案管理的科学性和规范性，在信息技术推动下，加快技术创新，尽快规范档案数字化建设。

加大硬件投入力度，规范软件设施建设，加大资金投入，促进档案管理工作升级，确保为档案硬件管理夯实基础，稳步推进档案信息化建设，全面推进机场工程建设项目工程档案管理的效率和质量。要求各参建单位使用统一的专业软件做好档案管理，为编制规范的竣工资料夯实基础，由于机场工程建设过程中的资料文件较多，文档备份量大，需要加强信息的开发和利用，积极引进先进管理办法，将材料档案、电子档案、图表档案支撑多媒体技术，提高档案信息化管理水平。

4.加强档案管理人才储备，提升专业技术能力

机场工程建设项目档案管理人员需要不断提升自身专业知识储备能力，加强档案管理队伍建设，定期开展相关人员的培训教育，建立绩效考核机制，实施奖惩分明机制，并建立相配套的激励机制，充分调动档案管理人员的积极性，减少专业人才的流失，并加大档案管理人员的信息化素养培养，促进档案管理人员向复合型人才方向发展。具体可以从以下几方面着手：

首先，工程建设单位应当要提高信息化建设与管理的门槛，要求档案管理应聘人员不仅需要具备较强的专业知识水平，同时，还需要具备一定的信息素养，能够熟练操作各种应用系统，招聘更多优秀的人才加入到档案管理队伍。

其次，应当要强化档案管理人员的教育培训工作，定期组织开展专业技能、计算机技能的培训，以此来提升档案管理人员的工作能力，深化档案管理人员信息化档案管理意识。

最后，应当要完善档案管理奖惩制度，制定明确的奖惩标准，对于在档案信息化建设和管理中表现优秀的管理人员需要及时的给予奖励，而对于在工作中出现纰漏或表现不佳的人员则需要给予一定的惩罚，以此来激发档案管理人员工作积极性和创造性，推动档案管理全面深化。

5.加强档案服务体系建设，提升用户满意度

提升档案服务水平能够使得档案资源的价值得以充分体现，因此，在工程建设项目档案管理中应加强档案服务体系建设工作，提升档案服务水平。

首先，工程建设单位应对档案资源进行科学的整合，做好档案资源体系规划工作，并对档案机构以及档案资源架构进行合理配置优化，实现全宗统一管理和资源共享，以此来为服务体系的形成奠定良好的基础，提升档案服务功能，推动档案资源的高效利用。

其次，工程建设单位应做好档案提供利用工作。这就要求档案管理部门遵循方便利用的原则，在确保档案信息安全的前提下尽可能的对档案利用手续进行简化，以此来提高档案利用的效率。

再次，工程建设单位应对档案利用服务方式进行创新。这就要求档案管理部门根据档案利用的实际需求，对档案信息进行科学的分类，并根据一定的专题形成专题汇编或专题数据库，以此来满足用户常态化、个性化和多样化的档案利用需求。

最后，工程建设单位应做好档案编研工作。这就要求档案管理部门根据集团公司相关规定，做好大事记、民航志、年鉴等通用性档案编研工作，以此来将档案资源知识库、信息库和思想库的作用充分发挥出来，将档案管理的价值最大化。

6.加强档案资源体系建设，保障档案管理质量

档案资源体系建设是确保档案资源得以合理配置和高效利用的重要保障，因此，工程建设单位应加强档案资源体系建设工作。

首先，工程建设单位应做好档案收集和管理工作。档案资源是工程建设单位历史活动的原始记录，工程建设单位在工程建设全过程中会产生大量的档案资源，其中涉及工程建设项目、文书、科技等重要信息，这些信息能够真实的反映出工程建设单位的发展历史，对于工程建设单位的发展具有非常重要的借鉴意义。这就要求档案管理部门必须要做好档案收集和管理工作，促进档案资源总量增加、结构优化和质量提高。

其次，工程建设单位应完善各类档案归档范围。这就要求工程建设单位建立完善的文件材料归档制度，并制定企业文件材料归档范围和保管期限表，将归档工作纳入各项业务的工作流程和规章制度中，以此来确保所有的档案应收尽收、应归尽归，实现档案管理工作和业务管理工作的共同提升。

最后，工程建設单位应加强重点领域归档工作。这就要求档案管理部门对单位内的重大建设项目、重点工作、重大活动、重大科研项目，以及新专业、新技术、新领域、新机构的建档工作作为档案管理工作中的重要内容，做到应建尽建，全面覆盖。

7.加强档案安全体系建设，确保档案安全保管

档案安全体系建设是确保工程建设项目档案资源安全的重要前提，因此，工程建设单位应加强档案安全体系建设工作。

首先，工程建设单位应健全档案安全防范体系，实现“人防、物防、技防”三位一体，切实将档案安全保密防范体系落实到实处。同时，档案管理部门必须要坚持“以防为主，防治结合”的原则，强化档案安全保密教育和检查工作。

其次，工程建设单位通过加强设施设备配备和档案馆库建设等措施，切实保障实体档案安全，加大对档案的综合性保护，避免出现历史欠账和安全隐患问题。同时，档案管理部门必须要坚持保护与开发并重的原则，加大对档案资源的保护力度，同时对于破损的档案资源应及时抢救修复。

最后，工程建设单位应完善档案安全应急预案，针对各种突发事件，制定出具有科学性、完整性、操作性和针对性的应急预案，确保在各类突出事件中，重要档案资源能够得到优先抢救和妥善处置。

四、结论

总之，工程建设项目档案在整个工程建设中发挥着巨大作用，是顺利实施工程项目的保障，有助于提升工程项目管理水平，其中涉及内容十分复杂，要想全面促进项目档案管理工作的创新发展，必须加大信息化建设力度，优化组织机构建设，完善档案管理制度，不断加强档案管理人员的专业技能和人才储备，积极转变创新管理方式，提升现代化管理水平。

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（作者单位：西部机场集团有限公司机场建设指挥部）