关于城市建设档案管理信息化建设的几点思考

周静

摘要：城市建设档案管理工作在当今数字化、信息化时代具备较大的现实意义，相关管理部门应当引起对相关工作足够的重视，虽然当前上海城建档案管理部门也引起了对信息化、数字化管理工作的重视，但是相关工作人员的档案管理意识、数据安全管理还需要得到进一步增强，同时还需要进一步完善信息化软硬件设施，提高在档案管理工作中的服务质量。本文对城市建设档案管理信息化建设进行分析考量。

关键词：城市档案;信息化;建设;思考

引言：在现阶段上海城建档案管理作业中，相关工作人员需要及时提高自身的信息化素养以及服务管理意识，并且档案管理部门也需要及时引入尖端的科学技术，加强对网络信息安全的防护管控工作，进一步提高档案管理工作的质量和效率，为城市规划建设提供稳定可靠的信息服务。

一、城市建设档案信息化管理的必要性分析

在当今数字化、信息化时代，各行各业均在进行着快速地发展变革，任何事物都需要紧跟时代发展的步伐进行着相应的改变来适应外部的环境。在城市建设档案管理工作中，实施信息化的建设工作在当今数字化、信息化时代具备较大的现实意义，信息化技术顺应了当今时代发展的主旋律，推动了社会各行各业的发展进步，同时也极大地改善了人们日常的生活、工作环境，城市建设档案管理工作要想跟上时代发展的潮流也必须要结合信息技术的使用，利用数字化、信息化技术来实施档案管理工作能够进一步提高档案管理作业的规范性和高效性，同时也使得相关工作人员能够在数字化、信息化管理过程中快速查询到所需要使用到的档案信息，将原本档案信息的管理工作从单一的储存管理转变为对信息储存管理+服务的管理运作模式，进一步提高对信息资料的使用效率，城建档案信息数字化管理工作能够突破传统纸质档案在管理过程中受到时间以及空间方面的限制，并且还能够实现信息资源之间的共享和关联，使得使用者能够根据关键字眼快速查询到自身想要的信息。除此之外，落实数字化、信息化的档案管理工作还能够使得档案保存时间更加长久，使得档案信息的传输更加便捷，并且进一步节约了档案管理成本，使得现有的档案管理工作更加高效、完善。

二、城市建设档案管理信息化存在的问题分析

（一）档案信息化管理流于形式

城市建设档案信息化管理工作能够进一步提高管理效率，同时也能够优化相应的档案管理流程，极大地便捷了相关工作人员的日常工作开展形式，但是部分档案管理人员仍未将档案管理工作进行有效地分析和考量，仍然单方面认为实施对档案信息化管理就是将原本的文档资料以及纸质信息录入到管理系统中即可，而未实现对相关信息的分类管理和整理整顿。当前在数字化、信息化时代，落实对档案信息的管理工作不能够单方面地完成对档案的储存管理，而需要实现对档案信息资源的有效关联和减少使用，因此在档案信息化管理过程中，相关工作人员还需要完成对档案信息资源的整理分析，确保相关使用者能够第一时间查询到自身想要的信息资料，简而言之，在当前信息化管理作业中，部分档案管理作业人员还未将数据信息服务意识深化到相关工作管理的进程中。

（二）档案管理安全性问题

在当今数字化、信息化时代，档案管理工作需要依托各类软硬件设施，结合网络渠道实现对信息资料的传递、储存、管理、整理、整顿、分析，落实档案信息资料数字化的管理工作能够满足当前数字化、信息化的管理需求，但是非法分子也会进入到相应的信息管理系统中窃取相关数据资料从而极大地影响到档案信息资料的数据安全，具体来说由于档案管理部门信息安全技术水平低下，导致档案数据资料安全管理问题也时有发生，不法分子借助木马病毒入侵档案资料库的计算机系统，从而导致档案数据信息遭到破坏甚至丢失。因此，档案管理工作人员需要对现有的管理系统以及各项软硬件设施实施定期的检修、维护，并且完成对相关系统的升级更新，避免由于系统操作系统过于落后而无法应对新时期全新的数据攻击。

（三）基础软硬件设施不完善

城市建设档案管理面向信息化、数字化方向的发展需要具备基本的软硬件设施作为支撑，但是由于档案部门缺乏必要的资金支持，以至于现有的数据库系统以及信息化管理系统还不完善。并且由于缺乏相应的技术支持，导致现有的信息化管理系统以及数据库的建设工作还存在相应的阻碍。当前档案管理部门需要加大对技术以及资金的投入力度，完善基础的软硬件设施，确保城市档案建设管理信息化建设工作能够稳定、高效地进行。

三、城市建设档案管理信息化建设的措施

在当今数字化、信息化时代，城市建设档案实现数字化、信息化的管理工作形式是必然的发展趋势，也顺应了当今社会时代发展规律，能够确保档案管理作业与城建作业稳步、高效地进行，提高城市规划管理的效率。针对当前城市建设档案管理工作在信息化、数据化发展转变过程中所存在的问题，以及在当今数据管理工作中所面临的新形势，在实现数据资料信息化管理期间，相关部门应当做到以下几点。

（一）重新定义信息化建设工作的重要意义

部分档案管理作业人员由于自身专业水平存在相应的欠缺导致在落实对城建档案信息化、数据化管理建设的过程中没有引起对相关工作足够的重视，从而使得档案管理作业存在相应的不规范和不通畅的状况，以至于在对档案资料利用中存在各种错误，不得不重新整理。因此，新时期档案管理作业人员应当全方位意识到实施数字化、信息化档案管理工作所存在的必要性和现实意义，针对以上的管理需求，档案部门需要结合常态化，体系化、标准化的人员培训工作，进一步提高相关工作人员的专业素养以及专业知识技能，确保相关工作人员所开展的档案管理作业能够稳步、高效地进行，保证档案信息化管理工作以及相关管控系统能够稳定、高效地运转。除此之外，档案管理人员还需要树立数据服务意识，具体来说相关档案管理作业人员不应当将对数据信息的管理工作单方面地当作为对数据信息的储存管理，而需要在对数据信息管理管控的过程中结合相应的数据资料服务工作，进一步提高自身的服务水平，深化相应的数据资料服务意识，随时做好为相关部门、机构提供稳定、可靠、高效的档案数据服务。因此，相关管理人员一方面需要具备对数据资料管理的基本知识技能，同时还需要具备基本的服务意识，能够有效地应对当今时代发展变革对数据资料使用所提出的全新要求。

（二）加强网络安全

在当今数字化、信息化时代，虽然信息化技术给予人们生活、工作极大的便捷，但是在当今网络时代，各行各业在经营发展的过程中也需要对自身的网络系统进行有效地维护和管控，避免不法分子利用科学手段借助相应的木马病毒对网络系统实施恶意攻击。因此，在当今数字化、信息化时代，档案管理作业落实信息化管理工作具备更高的要求，结合相应的科学技术实施对网络系统的维护管理迫在眉睫，相关工作人员应当对现有的系统漏洞进行有效地搜索，对存在问题的软硬件设施进行及时的更新、换代，并且相关技术人员还需要构建网络安全防火墙，保证局域网络的安全稳定，同时档案管理部门的工作人员还需要规范自身的日常工作行为，不随意点开带有链接的文件资料或浏览不规范的网站，以此来防范网络攻击，提高档案管理工作的安全性和稳定性。

三、结束语

总体来说，在当今信息化、数字化时代，城建档案管理工作在实施信息化建设管理过程中应当明确自身工作管理的重心和方向，融入服务管理意识，进一步提高档案管理工作的质量和效率。同时，档案管理部門还需要在工作管理过程中稳步提高相关作业人员的专业素养以及专业技能水平，并且相关部门还需要加大对数据库系统，安全管理技术的开发力度，确保档案管理工作能够稳定、高效地实施。

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