高校公文流转存在的问题与对策研究

冯 笛

(西安财经大学 陕西 西安 710100)

公文是各级行政机关实施领导、履行职能、处理公务的有效手段和重要工具。公文流转是各级行政机关治理能力与水平的外在反映，是展示党和政府形象和公信力的重要窗口。近年来，因公文问题引发社会强烈反响而被问责的事件多有报道，近如南京市公文层层审查不严，把湖南省张家界写成湖北省张家界；远如2018年四川省遂宁市环保督察办办理的一份公文，在市环保督察办到遂宁市委办公楼4.8公里的路程中流转用时42天，市政府、市环保局12名相关责任人被市纪委问责。公文无小事已经是人们的共识。高校也是一个小政府，在实现国家高等教育目标、履行教学管理职能的过程中，公文流转也是一个重要的环节和纽带。那么类似的“公文乱象”在高校有哪些表现、如何防治，确实是一个值得思考和研究的问题。

一、高校公文流转的重要意义

高等教育关系国民整体素质和国家长远发展的大计，高校在人才培养、科学研究、文化传承、服务经济社会发展等方面发挥着重要作用。习近平总书记多次强调：“新时代要优先发展教育事业，加快推进一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展，推进教育现代化、全面贯彻党的教育方针、办人民满意的教育。”公文是承载各级党和国家机关决策部署的重要媒介。公文管理是高校管理的组成部分和重要实施载体，担负着上级管理部门与高校的沟通枢纽的职责，是促进高校各项工作的有序开展的“传话筒”和“助推器”。

公文是推进高校教育现代化、规范化的一项重要指标，高校公文流转效率极大地影响着高校的高质量发展。近年来，随着我国高等教育事业的持续发展和体制改革的不断深化，办学质量和水平逐年提高。上级主管部门及社会团体与高校往来的公文数量日益增多,工作要求不断提高,公文的流转效率及办理质量愈发影响着高校行政工作的效率和水平。高校各职能单位应当提高对公文管理重要性的认识，在态度上认真、从思想上重视，在责任上担当、从行动上体现，进一步加强和改进高校公文处理工作，让高校中的“公文旅行”乱象及早“退场”，确保党和国家各项教育政策在高校及时得到贯彻落实。

二、高校公文流转中存在的主要问题

高校行政机关对公文的接收、分类、编号、登记、传阅、承办、督办、发文上报、归档的全过程可被称为高校公文流转。梳理总结高校公文管理的工作实际，公文流转主要存在以下问题。

(一)公文流转效率较低

随着信息技术不断发展，智慧化校园建设持续推进。目前，高校办公自动化系统(简称OA系统)已在实际工作中推广运用，极大地改变了人们的工作习惯。线上办公已经成为一种发展趋势。但转变传统观念、熟悉新生事物、改变原有习惯总需要一个渐进的过程，表现在工作中，就是部分人员单位对运用OA办公系统持消极态度，使得一些高校的文件流转不得不并行人力传送的老套路老办法。自动办公系统常常处于闲置的状态，反而降低了文件流转的工作效率。一方面，上级的会议精神和工作部署不能迅速传达到位，错过关键时间节点，导致高校相关工作推进缓滞，跟不上上级要求。另一方面，文件涉及的业务部门不尽快阅文办文，等到办公室人员不得不向业务部门督促办文时，部门办理的时限仅剩寥寥数日。由于受时间限制，相关部门无法细致开展业务工作，常常为了应付草草了事，不但容易忙中出错，而且影响工作质量。高校业务办理周期滞后于其他高校、办文质量不高等问题若长期存在，势必会影响到高校的公信力和在上级机关、教职员工心目中的形象。

(二)相关部门推诿扯皮

高校工作具有综合性特点，每一项工作任务往往需要多个职能部门协作配合，共同完成。因此，上级文件由多个部门联合办理是工作常态。通常，高校办公室主任会根据文件要求提出拟办意见，确定关联度较高的部门作为牵头责任部门。在文件实际流转过程中，总会遇到牵头责任部门不主动担当、消极怠慢，配合部门置之不理、当甩手掌柜的现象。部门之间推来推去，工作责任架空、文件流转受阻、任务无法落实的情况时有发生。一旦出现此类问题，高校办公室只有出面积极调解，与相关业务处反复沟通，才能把文件落在具体部门。对于需报上级的上行文，业务部门办文要经过撰稿校对、审核、批示、校领导审阅、签发、套红编号、印制盖章等多个环节。由于部门之间的推脱和不愿担当，贻误了办文时机、耽误了工作时间，办理行文手续时不得不特事特办，多数情况下达不到规章制度要求。这一问题已经成为文件流转的堵点和痛点，带来了许多消极负面后果。

(三)工作沟通衔接不畅

文件流转程序OA系统与人工并行的现状，在一定程度上加大了办文沟通协调的工作量。一旦文件线上运行因某一环节未处置出现中梗阻，高校办公室就需及时进行人工协调和沟通。相关规章制度对文件办理的流程、环节、要求规定是清晰明确的，照章办事不会出现衔接不畅的问题。但实际中，还是会出现这样或那样的问题。有的不与分管校领导或高校办公室提前沟通，协调相关事项常常往返数次；有的不了解分管领导在位情况径自跑来，因领导外出无法签文劳而无功；有的不清楚发文手续贸然前来，因材料不全被几次退回；有的不熟悉办文规定，认为办公室工作人员故意刁难而产生误解，等等。这类事件时有发生，对于两方都是费时费力费口舌之事，形成工作之内耗，消弥同事间感情。

(四)存在失密泄密风险

近年来，各级国家机关不断加大保密工作力度，保密工作要求越来越高。勿容讳言，与国家机关相比，高校保密工作还存在不少薄弱环节。有的保密意识淡化，认为高校从事教学育人工作，远离政治、军事和经济建设，无多少秘密可保，对文件保密管理措施和要求不以为然。有的不按时交回加密文件，部分人员对外出参加会议带回的密级文件，不按规定第一时间交付高校机要室保存，而是放其手里多天，极易造成失泄密事件发生。有的违规处置文件，借阅机要文件不履行借阅手续，未经请示登记擅自复印机要文件，趁工作人员不注意用手机偷拍文件，这些图省事图方便甚至铤而走险的行为，为文件保密管理埋下隐患，极易成为诱发失泄密事故的苗头。

三、主要成因探析

(一)对公文管理工作不够重视

公文办理是把上级精神和高校党委意图从文字转化为实践的重要一环。公文能否科学有效流转，关系上级精神和高校党委要求的贯彻落实，关系高校发展进步和健康的工作生活秩序。但一些领导和机关工作人员思想认识跟不上，有的认为公文管理不是高校主业，是边缘化的服务保障工作，思想上不上心，支持上不给力；有的认为公文办理工作单一、简单机械，条条框框过多浪费时间精力，在工作中配合不够；有的工作人员感觉这一工作偏离教学中心，个人发展空间受限，工作被动应付，积极性不高。

(二)OA系统运用不够充分

OA系统的运行，使行政公文不必再像以往那样仅靠人力传送费时费力，可以实现电子传输、移动办理、多人协作、便捷处理公文，随时随地查阅公文，使公文流转更加高效。但一些领导干部不适应信息技术发展给公文办理方式带来的新变化，看不到办公自动化系统给工作带来的高效性与便捷性，对新系统的学习和运用积极性不高，处理公文仍然习惯于传统做法。有的领导干部忙于事务性工作，没有养成每日登录上线查看文件的习惯，经常不登录办公系统阅批文，造成公文流转经常卡顿，给高校整体办文工作带来了诸多困难。

(三)职能部门业务边界不清晰

高校一些职能部门分工交叉，特别是面对新的业务领域，由于没有先例可循，应当如何分工、由谁来牵头，就成为一个难事。例如，关于“双创成果”的文件内容，涉及高校教学、就业、创业园、科研等多个部门。该工作由那个部门牵头，就意味着一旦同意接收此件，以后相同及后续的相关文件都将由该部门承担。在校办提出拟办意见时，涉及部门各说各理，谁也不愿意做牵头单位，让高校办公室协调时左右为难。

(四)责任追究存在“宽松软”

在公文流转中，一些工作人员，遇事上“推”、执行上“顶”、办事上“拖”，表面上是工作态度问题，根子上是责任问题和作风问题。一些部门收到文件后，满足于完成工作任务，不经调查研究和充分沟通协调，就仓促行文，常常出现办文工作纰漏，影响工作推进。但对类似问题却鲜有人去追究，更遑论问责。教育管理跟不上、作风建设不重视，追究制度不完善、执纪问责不严格，也是办文工作效率低下、质量不高的重要诱因之一。

四、提升公文管理科学化的对策

(一)细化部门分工，强化绩效考核

要立足新发展阶段、贯彻新发展理念、构建新发展格局，进一步规范和细化各职能部门的职责范围，注重根据国家政策变化和高校新时代发展及时调整，予以补充完善。同时，要注重教育引导职能部门之间注重沟通协调，加强协作配合。只有职能部门之间做到边界清晰、衔接有序、配合有力，高校公文办理才能科学规范、有章可循、有范可遵。要强化年终绩效考核。将各职能部门管文办文能力列入年终部门评优考核的一项内容，以公文承办率定量，以公文流转率定性，将定量与定性指标结合起来，年终通报部门年度办文情况，并与绩效工资相挂钩，奖优罚劣，督促各职能部门履职尽责。

(二)加大培训力度，提升能力素质

要适应信息化发展需求，定期对领导干部以及相关人员进行OA办公系统使用培训，让他们全面熟悉智能办公系统，熟练运用手机办理发文阅文，了解审批校对、套红用印流程等工作，使办文更加高效便捷。要加大保密教育力度，通过对保密文件的收发、借阅、传递及保管等相关规定的培训，进一步强化“保密安全无小事”理念，自觉严格执行国家保密法律法规，确保公文办理全流程、全方位保密安全。

(三)强化责任担当，提高履责能力

要强化职业荣誉感。有职必有责，有责必担当。习近平总书记指出，“看一个领导干部，很重要的是看有没有责任感，有没有担当精神。”高校领导干部和相关工作人员，要善于从政治高度看待公文办理工作,把初心使命与岗位职责要求统一起来，把高校进步发展与个人理想信念结合起来，进一步强化责任担当，让工作岗位作为全面展示自己的平台，认真做好每一次公文办理工作。要增强履职尽责能力，坚持学习业务知识，在工作实践中锻炼处理复杂疑难问题的能力，不断提升公文科学管理水平，以实实在在的工作成绩，推动高校发展建设。要不断改进工作作风，坚持做到公文办理“事不隔夜、文不过天、即交即办、日清日结”的工作要求，既敢于啃下“硬骨头”，又善于把难事办稳、小事办实、实事办好。

(四)加强督查督办，及时追究问责

紧盯责任落实，办公室需要及时对承办部门进行督办、提醒，承办部门需要及时反馈办理结果，确保事事有着落、件件有回音。业务部门负责人要履行全面负责制，对本部门阅文、办文、撰文环节严格把关。对因失职失责造成影响的要及时严肃追责，让制度成为带电“高压线”，让问责倒逼责任落实。