Excel 电子排班表在排班中的应用

康涵俊

（延边大学工学院，吉林 延边 133002）

随着信息化系统的运行和使用，目前使用的Word 排班表与新系统不能契合，需要手工输入排班项目及班次内容，人工统计员工班时、出勤和休假情况等，管理者每次排班都需要耗费大量的时间和精力，并且无法确保每位员工工作量计时的准确性和公平性。

现以某血液净化中心为例，利用电子排班表的Excel 函数功能，计算每位护理人员出勤和休假时间，实现公平合理的弹性排班。采用护士满意度和患者满意度调查问卷进行调查的方式，证明利用Excel 制作设计电子排班表可以实现人力资源管理信息化，提高管理的工作质量。

1 一般资料

经调查，血液净化中心共有41 名护士，其中护士长1名，护理人员40 名。护理人员中行政护士2 名，服药护士1 名，库管护士1 名，分管患者的责任护士36 名。依据岗位职责要求，每名责任护士每班次负责治疗和护理4 名患者，连续性肾脏替代治疗（CRRT）患者实行专人护理。按照该中心现有60 台透析机且全部正常运转的情况下，每日班次职员设置为白班护士15 名，三班护士15 名，CRRT 护士2 名，急诊夜班1 名，备班护士2 名，其余5 名护士休息。按照护士工作时数不超过44 h/周，节假日和公休日轮休排班的要求进行排班。每日班次时间设置：白班A（07：00—17：00），三班 P（17：30—21：30），CRRT 治疗班 D（8 h 不定时），急诊夜班N（16：30 至次日8：00），遇到突发情况下备班B 随时到岗。每日的班次信息对应着排班表上各班次符号，按照医院统一规定，床位分管情况具体信息标注见表1。

2 方法

2.1 Excel 电子排班表的建立

以Excel 表格为工具制作一个工作表，包括三个部分：护士基本信息、班次信息、工作量统计信息。护士基本信息内容包括护士姓名、层级、职称、日期、工作量计时、护理患者例数、联系方式。护士姓名、所在层级和职称填写完毕之后设置固定保存成文本文件，文件命名为“护士一般资料.txt”，先将制作好的空白表格发送到该科护士微信群，护士长收集汇总全科护士休假信息后开始预排班。适当满足护士休假的个体需求，同时如果有新入职护士或产假、哺乳休假等其他情况可略作调整，护士工作量统计采用函数公式计算每月工时的小时数及休息天数。护士排班表每天班次标注符号及床位分管说明见表1。

表1 护士排班表每天班次标注符号及床位分管说明

2.2 Excel 电子排班表设计

打开Excel 电子排班表，第四行依次为序号、姓名、层级、职称、联系电话、日期、本月出勤时数和休息天数。在A2、A3 分别输入年、月，B2 输入2019，B3 输入12，在日期栏（F4-AJ4）利用Excel 的自动填充功能实现星期，日期的自动生成，设置日期步骤如下：在日期栏第一个单元格F4 输入数字1，把鼠标放在F4 单元格右下角+处，按下Ctrl同时拉动鼠标将本行自动填充至AJ4，全选F4 至AJ4，右键选择“设置单元格格式—数字—自定义”，输入d，点击“确定”将日期设置完毕。下一步设置星期：定义F3 单元格的函数公式，输入=DATE（$B$2，$B$3，F4），右键“设置单元格格式—数字—自定义”，输入aaa，点击“确定”，把鼠标放在F3 单元格右下角+处，按下Ctrl 同时拉动鼠标将本行自动填充至AJ3，将星期设置完毕。

对于法定节假日使用WEEKDAY 函数高亮标注，例如将周六标注为绿色，周日标注为红色，选中F3-AJ3，在编辑格式规则里输入单元格需要的公式：=WEEKDAY（F3，2）＞5，点击格式，在填充菜单里选红色，单击确定后所有的周日就突出显示为红色，同样方法将周六突出显示为绿色即可。这样设计的电子排班表只需要改动年和月，其后会自动生成日期和星期，中间部分用于填充护士班次、出勤及休息情况见图1。

图1 血液净化中心护士排班表（截取）

2.3 Excel 电子排班表的具体操作方法

在排班表的F5 至AJ44 单元格输入护士排班信息，一列显示为一天中全部护士的班次，一行显示为一名护士月班次。排班表的护士工时统计按照Excel 函数计算要求，先定义排班表内的字母所代表的工时数，便于计算月出勤时间和休息时间。Ctrl+F3 调出名称管理器，在打开的名称管理器中新建以下名称：A=8；C=8；P=8；D=8；N=4；B=4，便于在公式中使用这些名称代替单元格进一步计算。定义好字母所代表的工时数之后，可以使用COUNTIF 编辑公式计算每位护士的工时。现以1 号护士为例，其语句如下：=COUNTIF(F5:AJ5 ， "A*")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ，"P*")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ， "C")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ，"D")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ， "N")*4+COUNTIF(F5:AJ5 ，"B")*4，其中的A*代表A1-A15，P*代表P1-P15。编辑好该项公式后下拉填充该列即可完成全体护士的工时数统计。护士的休息天数统计时 ，仍然使用COUNTIF 编辑公式计算每位护士休息天数，其命令语句如下：=COUNTIF(F5:AJ5，"休")，编辑好该项公式后下拉填充该列即可完成全体护士的休息天数统计。

3 效果评价

2019-10—2019-12 采用Excel 电子排班表在血液净化中心初步使用3 个月，使用Excel 电子排班表前后，护士长排班使用时间分别是（5.42±1.27）h 和（0.86±0.15）h，其差异具有统计学意义（t=33.74，p＜0.05）。在查阅参考资料基础上自行设计调查问卷，包括护士满意度和患者满意度调查两部分：①护士满意度调查问卷内容包括对排班安排的合理性、年资高低搭配的合理性、工作压力、家庭和工作的平衡、满足个人需求、调班的灵活性或弹性、班次安排的自主性等20 个相关问题[1]，按照Likert6 级正向计分法（0 分为完全不赞同，5 分为非常赞同），满分为100 分。②患者满意度调查采用医院统一的患者满意度调查问卷对责任护士的知情情况、医疗态度、医疗技能、医疗环境等20 项进行测评，每项1～3 分（不满意1 分，基本满意2 分，满意3 分），满分为60 分，调查时间分别在使用Excel 电子排班表前后，利用护士微信群和患者微信群发布制作好的问卷星网站调查问卷链接，问卷采用不记名的形式作答，问卷回收率100%，设专人统计整理调查问卷的得分结果。护士满意度在使用Excel 电子排班表前后差异有统计学意义（t=55.74，p＜0.05），患者满意度在使用Excel 电子排班表前后差异有统计学意义（t=55.74，p＜0.05）。

4 讨论

以往护士长在护士排班时，基本都是使用Word 表格输入字母或汉字，上班时数和本周结余时数采用人工计算，而且排班表的内容仅涵盖姓名、日期、班次，只考虑科室的工作需要来调配安排班次，忽视了对护士个体的需求，这种护士排班表需要护士长耗费大量时间计算，且容易出错[2]。Excel 电子排班表各项目的设置明确当日护士的数量、层级结构、每位护士的工作范围及联系方式，根据护士人员结构、个体需求以及床位具体情况等对实行人性化排班，使用电子排班表尽可能在确保工作质量的同时，满足护士的个性需求，进而帮助护士更好地去处理工作、生活及学习之间的关系。Excel 排班作为护理信息化管理的一部分，与其他信息系统实现资源共享，如护理不良事件报告系统、病人结局与转归、护理随访系统、护士绩效考核系统等，将有利于促进护理工作跟进大数据时代[3]。

利用简单的函数公式计算，Excel 电子排班表实现了排班、考勤、工作量统计，改变了word 排班表耗时耗力的手工排班模式，管理者排班的时间显著缩短，排班是人力资源调配的重要内容，也是员工绩效考核的重要依据，利用Excel进行统计，和手工统计相比，速度快，效率高，准确可靠，明显提高了工作效率。同时Excel 电子排班表也能够根据员工每月出勤情况统计工作量，迅速作出统计，为企业人力资源管理提供基础数据服务。