浅谈电力企业文书档案的管理与合理利用

摘要：随着人们意识地不断提高，文书档案管理与利用得到了更高的重视，为提高管理及利用效果及效率，电力企业采用了多种技术手段优化管理方式。诚然，对先进技术手段及管理方式的应用能够有效提升管理和利用水平，但同时还需要有序的管理流程、部门之间的协同合作以及管理人员自身素质与能力等多方面保障。对于电力企业的文书档案管理与合理利用而言，还具有更高的保密性特征，在强化信息化管理之外，还应重视对管理人员的素质提升、相关管理制度体系及标准要求的建立健全，多角度出发提高管理及利用效率。

关键词：电力企业;文书档案;管理;利用

引言：

企业文书档案管理是一项繁琐易出错的工作，随着时间推移，档案的内容及数量会越来越庞大，更容易导致档案管理中失误、遗漏等问题的出现，同时利用率也会大幅下降。在传统的档案管理模式中，逐年增长的资料档案会导致管理工作效率及效果持续下降，同时也无法保证档案资料的利用价值能够得到真正有效地发挥。因此，在信息时代中，电力企业文书档案管理必须要结合信息时代中的互联网技术等多种技术对管理模式进行创新，加大对档案管理的创新与信息化建设地重视，同时整合优化管理与利用制度标准，提高部门之间的配合度等有效方式，有效改善传统文书档案管理与利用中的多种问题。

一、电力企业文书档案管理与利用过程中存在的问题

（一）数字化建设较为片面

在信息时代中，电力企业文书档案管理的信息化建设已经得到了一定程度地进行，但在实际的建设过程中，存在着建设力度不足、层次低、局限性较强等问题。是在结合计算机的基础上沿用传统纸质、人工管理的一种管理模式，这种数字化建设方式从本质上而言并未实现数字化建设，而是将计算机用作为一种记录纸质档案信息的工具，并未发挥出处理、分析档案信息的功能。这种创新模式不仅无法提高管理效率，可能还会导致人力、物力等方面投入的增加[1]。

（二）部门之间协同管理程度低

在电力企业文书档案管理与利用过程中，部门之间并未形成合力与统一化管理，互相之间的文书档案资料共享度不高，同时缺乏合作行为。这种相对独立、各自为政的管理模式，即使每个部门自身的档案管理创新与信息化建设水平得到了有效提升，也无法保障企业整体档案管理与利用效率及水平地优化效果。同时，这种独立、缺乏统一化管理的模式，还会导致硬软件配置、管理人才配置等需求的增加，不仅加剧了人力成本及物力成本地投入，更会影响与阻碍档案管理工作标准化、统一化建设目标的实现。

二、电力企业文书档案管理与利用优化措施

（一）深化信息化建设与运用

在运用基础计算机技术的同时，电力企业文书档案管理及利用过程中应深化信息化建设程度，加强对数据压缩技术、数据库、扫描技术等相关技术地运用，在企业中建立一个结构完善、管理有序的信息档案库[2]。就目前而言，文书档案的管理信息化建设应侧重于对纸质档案的数字化转化。一方面需要完成对现有档案目录信息的转化，在传统纸质档案目录信息系统的基础上将其运用于信息数据库建立的目录信息，从而提高文书档案信息档案库建设的有序性，提高掌控能力，为优化电力企业文书档案信息化建设创造前提条件;另一方面，应重视对文书档案信息的全面数字化转化，在建立数字化档案目录的基础上运用扫描技术将纸质档案中的信息数据扫描成图像并通过重新编制索引，以特定文本格式存储于数据库中，提高电力企业文书档案管理与利用的效率。

（二）完善管理工作制度，提高部门协同率

完善的工作制度是优化电力企业文书档案管理工作的前提和基础。因此，电力企业需要技巧对文书档案管理与利用工作制度的完善。要保障案管理工作制度的科学性合理性，首先必须要综合考虑电力企业的实际情况，划分出专门进行档案管理的部门及部门人员，并根据具体文书档案分类明确划分不同岗位人员的不同职责;其次，在制度的完善上，应做到管理的分级与领导的统一[3]，所谓分级管理，就是根据企业不同部门对文书档案进行汇总收集，保障的文书档案管理以及后续利用的有序性与完整性。统一领导指的是所有部门的文书档案管理工作，应由一个独立专门的部门进行统一管理，保障管理及利用工作的有效与有序;最后，需要针对档案内容的差别，确定出对应的管理体系，如分领域管理体系，进一步提高电力企业文书档案管理与利用工作的效果，确保各部门文书档案都能在电力企业的发展中发挥应有的作用。

（三）统一文书档案管理标准

文书档案的整理是提高项目档案管理质量的重要基础工作，也是保障使用效率的关键，因此在文书档案的整理过程中，要做到对档案产生时间与形成材料之间的协调，保障编目的清晰化，确保文书档案在查找与使用上的便利。例如在项目开展之前的档案管理中，需要从项目建议书到可行性研究报告、到地形等勘察资料，再到设计、评估等工作开展的先后顺序进行立卷[4]，保障文书档案管理的有序性。

（四）提高管理人员业务能力

在互联网时代中，电力企业文书档案管理工作也逐渐朝着数字化管理方向发展，档案管理工作开展模式发生了一定程度的改变。这为档案管理人员的管理工作习惯及能力提升做出了新的要求。因此，需要對档案管理人员的管理方式进行调整，针对新技术、新系统的运用要求对档案管理人员的操作能力进行培训，确保档案管理人员不仅具有过硬的档案管理专业知识与能力，还具备操作新型管理系统及技术的能力，这样既能够提升档案管理人员的综合素质与能力，又能够有效提高文书档案管理工作开展效果。

结束语：

在社会发展的新时期，电力企业得到了进一步发展，同时文书档案的管理与利用难度也越来越大。为充分发挥出文书档案的作用，需要结合信息时代的多项技术对文书档案管理工作进行优化，在加大对数据库等先进技术运用程度的基础上，建立完善的制度体系，加大对管理人员专业性的培训，以此促进电力企业文书档案管理及利用效率地综合提升，同时也为促进电力企业日常运营工作的进一步优化提供资料支持。

参考文献

[1]何凤葵.浅析电力企业文书档案的管理及合理利用[J].建材与装饰，2016，（19）：148-149.

[2]张屏.电力企业文书档案差异化管理初探[J].浙江档案，2014，（11）：55-55.

[3]刘岚.电力企业文书档案的管理及合理利用[J].环球市场，2020，（5）：62.

[4]方彩霞.电力企业文书档案管理中存在的问题及措施[J].大科技，2020，（19）：21.

作者简介：安乐成（1989年12月-），女，汉族，山东，大学本科，福利保障与离退休管理，馆员。

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