浅谈如何做好科技期刊的保密工作

高 毅，王艳秀，张桂弘，姜 梅

科技期刊承载着记录、反映、报道科技成果、传承科技文明的使命，为科技工作者交流研讨提供了开放的平台，同时是促进知识汇聚、推动科技进步的有力推手和重要力量。积极的交流不但能促进科技的进步，同时也是展示国家经济与科技实力的重要窗口。近年来，我国提出了“文化自信”重大战略，各科研院所、高校、研究机构纷纷积极对接国际学术前沿，大力培育原始创新成果，不断促进科研成果转化和产业化，取得了积极成效。

科技期刊作为学术交流、传播的重要平台，因刊登的内容大多反映国际国内科技发展前沿与方向，是国家经济科研实力的象征，往往涉及保密问题，而科技保密一直是我国保密工作的重要组成部分，早在1958年9月，中共中央就发布了新中国第一个关于科技保密工作的规章制度——《关于科学技术保密问题的规定》，划定了科技保密工作范围，对规范科技保密工作发挥了开拓性作用，是我国科技保密工作制度建设的重要开端。随后发布了《关于科学技术保密范围和密级划分的暂行规定》《关于加强科学技术成果保密问题的通知》《关于科学技术交流与保密工作的意见》等，进一步细化了科学技术的保密范围，明确了密级划分方法以及科技成果交流推广中应当注意的问题[1]。

近年，科技期刊编辑出版业的迅猛发展，数字传播技术的广泛应用，期刊国际化的逐步深入发展，尤其期刊办刊机制的转换，开放获取（OA）一方面方便了广大读者能迅速便捷地获取期刊论文信息，另一方面也面对公众开放，让任何人都可以通过网络访问并开放获取。同时伴随科技进步带来的窃密手段愈发隐蔽，科技期刊面临的泄密渠道逐渐增多，风险也逐步增加，保密难度不断加大，因此给科技期刊保密工作带来挑战，提出了更高的要求，并且与军事科学、国防建设、前沿科技等领域相关的科技期刊则需尤其重视保密事项。一旦在论文的收录编校和出版流程中出现泄密，则可能给国家单位带来不可估量的损失。

《含能材料》主要刊发国内外火炸药、推进剂、烟火剂、火工药剂、武器弹药设计、实验及相关材料的研制、工艺技术、性能测试、爆炸技术及其应用、含能材料的库存可靠性、工业废水处理、环境保护等方面的最新成果，作者读者分布于国内外的研究机构和大学以及军事院校。因此，如何做好论文从投稿到刊发编辑出版各阶段的保密工作是编辑部工作的重中之重。笔者通过分析论文发表周期中各环节的泄密隐患，结合《含能材料》编辑部的保密工作流程，具体实践和措施，以期为其他期刊保密工作提供借鉴。

1 科技期刊失泄密风险分析

1.1 保密制度不健全

科技期刊编辑部应该建立完整完善的保密制度，对稿件处理各环节进行严格控制以避免失泄密风险。但实际中，有的编辑部因为人手不足或者发文周期等原因，并未建立健全的保密制度，或者建立了简单的制度但保密条款设置简单，执行力弱，要求不严，可操作性不强，也存在失泄密风险。此种情况中，尤其值得重视的是，有的编辑部没有把好保密防线，没有重视作者信息（包括基金项目等）的审理，甚至参考文献的使用，将不宜公开的内容公开，这样导致存在关联性泄密风险。

1.2 各环节保密意识不强

1.2.1 作者投稿环节

科技期刊论文的来源主要有作者自由来稿以及约稿，其中大部分期刊的主要来源以作者自由来稿居多。但有的作者保密意识淡薄，在写作过程中，为了追求论证效果，展示论文真实性和研究工作的详细过程，增大稿件录用率，或者对自己研究工作的密级程度认识不清，在论文中随意公开研究项目的具体内容、数据、公式、原理，详细工艺流程等，更有甚者将不能公开的内容公开，从而造成泄密，带来不可挽回的损失。这类泄密事件已发生多起，如袁隆平的杂交水稻技术、两步发酵法生产维生素C以及中草药绞股蓝制作技术等的泄密[2-3]都是前车之鉴，理应引起广大科研人员与机构的高度重视，加大保密培训和管理，从源头杜绝泄密。

1.2.2 保密审查环节

有的论文作者具有一定的保密意识，也能自觉遵守保密规定，但由于其自身对研究工作的密级、论文内容是否涉密或者涉密程度不能很好把握，就需要项目负责人和作者单位对论文进行认真的保密审查，严把保密关。但有的单位却疏于管理，对论文并不严格审核定密，或定密责任人意识不强，随意审批，导致不能公开的内容被确定为“公开级”，造成失泄密。《含能材料》自创刊之日起，在初审阶段明确重点审核保密相关事项，需要作者提供单位出具的盖红章的保密证明，且要求保密证明包含所投稿件的相关信息，如题目、作者等，切实做到一文一审，方进入送外审环节。然而在实际操作过程中，本刊编辑部也曾发现有作者提供虚假保密证明，将其他稿件的保密证明制作为电子文档通过图形编辑软件修改论文信息，伪造成其他论文的保密证明。这样的行为严重违背了学术道德且存在极大的失泄密风险。编辑部一旦发现此类情况，立即联系作者单位进行核实，如确证属实，则正式通知单位及通信作者，并对作者进行三年内拒收来稿等处理措施，尽全力保证每一篇来稿的保密审查真实严格规范。

1.2.3 编辑送审环节

众所周知，当编辑收到稿件后，应该严格执行先保密审查再论文送审[4-5]。但有的编辑部因为各种原因，或为了缩短论文周期，或为了节省人力等，对论文送外审前保密审核不够，未经严格的保密审查。有的先将作者来稿送专家外审，等专家审稿完毕后，才通知准备录用的论文作者进行保密审查，有的将专家外审和作者保密审查同时进行，但无论哪种做法都是完全错误的。若将没有经过作者单位和项目负责人严格审查的论文，通过编辑部送专家外审，造成了二次传播，这一过程中有很大的泄密风险。《含能材料》编辑部始终坚持“先审后送”的原则，初审时如果作者无法及时提供有效保密证明，则立即与作者联系，坚决避免将未经过保密审查的论文进行二次扩散，作者必须提供完整规范的保密证明才开展专家外审工作，避免在该环节的泄密风险。

1.2.4 专家外审环节

由于科技期刊论文的专业性大多较强，审稿专家的遴选也是极其重要的一环[6]。如选择保密意识强、专业技术水平高的审稿专家，不但有利于论文的修改发表，更能保证论文在专家审稿这一环节的安全。但有少部分专家，保密意识淡薄，或审稿过程中将论文内容与同行讨论，或自身工作繁忙请人代审稿件，导致将不适合公开发表的论文内容泄露，更为严重的是，有的专家与论文作者研究方向相似，出于私心或者其他原因将待审稿论文自觉或不自觉泄露，造成损失。因此，专家遴选过程非常重要，建议编辑部针对审稿专家开展审稿培训，尤其重点培训保密相关要求，建立审稿人评价体制，提高审稿人保密意识和质量。

1.2.5 出版平台环节

随电子信息技术的飞速发展，现在的出版方式更便捷化、多样化和自动智能化。国内很多出版机构采用的出版采编平台，如仁和科技，知网协同采编系统，玛格泰克采编系统都陆续开发了“一键排版”或“XML/HTML”超文本制作等功能。而在这一环节，也存在被黑客攻击网站，窃取机密的风险。编辑部应重视此环节，多方考虑选择正规合法的采编平台进行合作。同时编辑部应对平台进行定期监督，促进其完善安全防护手段防止信息泄露。

同时，大部分编辑部在采用出版采编平台的同时也会租用服务器以存储数据。这样在为作者投稿，专家审稿和编辑加工各环节带来工作便捷的同时，也让编辑部面临很大的风险。一旦服务器出现故障或者受到攻击，则面临工作瘫痪带来巨大的损失，尤其对于已投稿期刊但因各种原因暂未公开发行的稿件，失泄密风险极高。因此，编辑部应该重视数据的存储，定期将更新数据从服务器转存，并定期清理历史数据。尽量降低当服务器发生意外时的失泄密风险。

1.2.6 印刷发行环节

在科技期刊的编辑加工过程中，往往编辑部与印刷厂并不隶属于同一单位，这样在印刷环节，就有可能造成论文的泄密。编辑部应该重视印刷厂的选择，经过周密调研，实地考察，初选多家具有印刷资质的印刷厂，再进行细致调研与深入评判，最终选择优秀的印刷厂开展印刷业务，同时就保密事项签订保密协议，在实际印刷过程中也严格把关和考察。

很多期刊是面向国内外公开发行，国内发行大多通过全国各地邮政局报刊发行公司，国外则通过与国际贸易公司合作。在发行环节，对于发行机构的选择也应该慎重，尽量选择具有相应资质，合法合规的公司开展发行工作。

1.2.7 宣传报道环节

科技期刊在实际工作中，往往重视稿件对于研究工作介绍等内容本身的保密工作，对于其他环节，如封面封底设计制作，期刊及论文的宣传推广，作者及团队介绍等容易忽视，然而这些方面往往成为保密工作的薄弱点。曾经日本情报机关从《中国画报》上刊登的大庆油田照片上获得了大庆炼油能力、规模等情报，造成了损失[7]。《含能材料》近年重点打造的“封面文化”，根据“封面论文”的主题设计优美的“封面图片”，更好地展示论文的特色。同时，编辑部强调了对于封面图片的要求，明确规定封面图片不使用研究过程或者装备设施等照片，封面图片的设计重点以抽象或者写真的手法以元素展示论文的思想，且涉及的元素不能超越论文内容，以此减少和避免在该环节的失泄密风险。

2 期刊工作的保密措施

2.1 建立完善的保密制度

首先，编辑部的上级管理部门应该加强组织领导，狠抓保密教育，加强保密检查，努力提高出版单位的保密意识和保密责任感。编辑部需要建立健全详细的保密规章制度，对论文稿件各环节的可能风险点进行详细的分析，制定应对措施，并且严格执行，将保密工作落到实处。同时，应强化编辑的保密意识，设置详细的稿件保密审查方案，对审查范围与内容进行详细规定，所有来稿全部严格审查后方可送专家外审。邀请审稿专家审稿时应兼顾技术审查与保密审查工作。印刷出版过程应该持续追踪，保密工作形成闭环，做好过程记录。宣传报道环节，如发现涉及不属于已经保密审查的稿件本身的范围的内容，严格执行再次保密审查并做好详细的记录，尽最大能力从可能泄密的各个环节杜绝失泄密。

2.2 提高编辑保密能力

编辑工作尤其是科技期刊的编辑工作需要编辑人员高度的责任心、保密意识以及知识水平。我们应该充分认识到，编辑的保密意识不仅仅局限于对于严格控制论文稿件内容经过保密审查并且不对外泄露这一基本要求，更应该培养编辑的学术专业敏锐度，以便编辑在编辑加工过程中具有基本的辨别能力，能更好地把好保密关。因此在对编辑进行保密教育的同时，也应该加强编辑的专业知识培训，及时了解论文涉及专业的最新动态和发展方向，提高对论文的鉴别能力。

2.3 加强保密宣传

作者作为论文的制造者，审稿专家作为论文的把关者，印刷出版作为论文的传播者，如果都能较好把握并处理论文的保密工作，严守保密制度，就能最大程度避免失泄密事件发生。编辑部应该针对作者、审稿专家、出版印刷机构拟定详细的保密要求，同时定期进行宣传培训，向其宣传相关的法律、法规，在各环节正确认识和处理论文发表与保守国家秘密的关系。对于和稿件以及其课题项目相关的宣传应该重视保密审查，避免在其他环节出现失泄密。

3 结束语

科技期刊的保密工作涉及方方面面，既包含管理部门的监管和制度的制定与执行，也包含编辑人员与各环节用户的保密素养和责任，同时还包含印刷出版、宣传推广等环节。涉及面广、环节多，需要编辑部、作者、审稿专家、印刷出版等各环节的人员共同努力，严格把关，才能有效增加保密工作，严格保守国家秘密。