重点工程档案与工程建设同步管理问题探讨

刘玉 国家管网西部管道公司

目前，工程建设管理作为国家关注的新型管理模式，得到了管理人员的认同。但是工程建设管理制度发展的时间较短，在制度上存在一定缺陷，整体建设中存在一定的风险，需要管理人员制定有效的管理方案，做好风险分析，做好风险控制，积极探索工程建设管理项目管理工作中可能出现的风险与相应的解决方案。

一、重点工程项目档案管理中存在的问题

在重点工程项目档案管理中，普遍存在着：档案人员管理职责不明确，对应收集材料的范围不清晰，人员专业知识缺乏；重点大型工程项目具有线长、点多、分散的特点，同时建设单位等对档案管理工作缺乏重视，未设置专门的档案管理人员进行文件资料的收集工作，导致建设项目文件不齐全；文件签章手续不齐备，缺乏真实性，复印件较多，以及图纸修改不符合要求等；文件材料分类不准确，使项目档案的完整性、准确性难以保障。在部分项目文件归档时，未做到纸质与电子文件一一对应、同步归档，存在归档质量不高的现象，为后期档案查询利用带来不便；现场施工对声像材料的形成、收集缺乏重视，导致工程质量、进度、安全等问题无法在声像材料中予以真实反映。

二、重点工程档案与工程建设同步管理措施

（一）借助质量管理体系控制施工进度

借助科学的质量管理体系来控制工程的施工进度：第一，任何一个施工方都必须在分析不同类型工程特点的基础上，来建立合适的质量管理体系。例如：可以在水处理公司内部建立与水处理设备、水质和其他不同方面相关的质量管理体系，从根本上提升水处理的质量。第二，针对水处理的每一个环节来建立合适的质量管理体系，并注意将不同部门和人员都纳入质量管理体系内部，最终才能够更好地提升管理的有效性。第三，全方位地让水处理设备质量管理体系发挥实际的作用，重点可以从施工材料、施工机械、设备保养、设备维修和其他不同的方面来控制其质量。例如：可以在建设的过程中，通过使用包括〈危险化学品建设项目安全监督管理办法〉这样的规定来更好地强化安全工程建设。这一项规定中有包括危险化学品使用、危险化学品工艺和其他相关的规定，最终让工程建设的过程变得更顺利。

（二）构建网络化系统，以资料控业务

第一，工程档案资料是伴随项目整个运行过程的原始记录，是把控工程质量、工程施工和支出进度的重要依据。通过档案管理数字化平台和网络系统，将工程资料和项目管理紧密结合，“构建一种工程档案管理和工程项目管理同步运行、相互支持、相互促进的新型智能化管理模式，以实现文件流控制业务流、业务流促进文件流的目标”。第二，可建立智能化数据库，分为历史数据和在建项目数据两部分，历史数据通常由已经竣工验收的工程项目提供，直接将纸质档案数字化进行保存、利于查找即可；智能数据库建立主要目标针对在建项目的管理上。将在建工程项目参建单位独立系统连接起来，按建设阶段和管理范围设置身份验证和使用权限，通过系统主脑对施工现场、设备材料、招标采购、咨询服务、工程监理、财务审批等方面进行控制，实现工程质量和进度的发展动态管理和项目的全过程监督。但在主脑的权限控制方面一定要注意网络安全问题，要不断更新完善信息技术和系统管理。

（三）建立健全档案管理部门及管理体系

为了保证档案管理与工程建设同步，首先应从项目计划任务书下达阶段开始，对项目档案的建立任务加强重视，并制定相应的管理要求；其次，在施工过程中，监督检查施工进度和质量时，应对项目阶段性产生的资料加强收集、整理和审核；最后，在项目竣工验收时，应确保档案验收工作同步进行。工程项目立项审批环节完成后，在进入施工建设阶段时，需要结合施工实际，适时建立重点工程指挥部，并同步建立档案管理部门。首先，通过指挥部门的设立，对各部门之间的工作进行有效协调，通过有效沟通，确保工程进度得以保障。其次，加强档案管理部门的设立，以及专职管理人员的设置，能够对所有形成的工程图纸、文件等进行收集和保管。另外，还需要对所参建单位进行文件归档业务指导，使其对施工过程所形成的档案资料加强收集和管理，进一步提高文件归档质量。各参建单位也应设置相应的专业档案人员，明确其在施工过程中，所承担的本单位所形成工程档案的及时收集、归档等职责。最后，在工程项目竣工验收时，项目文件作为竣工验收的一部分，要进行同步验收，验收合格后方能移交。

（四）合理选择建设模式

在整体建设前夕，工程建设管理单位选择合理的开发建设模式，可以有效保障企业自身利益。通过开发建设模式的选择，能够有效控制工程建设管理企业的风险。由于工程建设管理项目建设中，建设单位会对整体建设工程提出较高的意见，需要工程建设管理企业充分考虑建设单位的需求，及时做出相应的改正。整体施工量庞大，合理选择建设模式，能够降低管理过程中出现的风险，及时制定相应的管理方式。一般情况下，为降低可能出现的风险，通过招投标择优选择施工企业进行施工，安排相应的监管机构与设计单位，提高整体项目质量。这种平行分包的方式，能够控制整体项目施工风险，减少施工时间。

三、结语

在重点工程项目建设中，工程建设与档案管理实现同步，能够在项目后期的管理、维护和运营中发挥重要作用。项目档案验收质量和水平直接影响着项目的竣工验收工作，其能够全面反映和体现整个项目活动的全过程及建设质量，因此通过实现工程档案管理与项目管理同步至关重要，能够使档案资料的准确性、完整性、系统性得以保证。