建筑档案管理重要性及措施

张秋丹 重庆环美建设发展有限公司

在建筑工程建设的过程中，所产生的文件资料种类比较多，有的以图表形式存在的，有的以文字形式存在，还有的以电子文件形式存在，这些资料都具有保存价值，也能够对工程整个建设情况进行充分反映，不仅影响着工程质量控制效果，对工程后期的维护以及运营都有着深远的影响。所以，在建筑工程管理的过程中，建筑档案资料是一项重要的管理内容，需要对该项工作给予高度的关注，并且，对各个阶段的资料进行收集和记录，做好检查工作，针对建筑企业的长远发展以及经济效益的获取具有重要的意义。

一、建筑档案管理的重要性

在我国经济快速发展中，城市化建设进程也不断加快，建设的项目越来越多，不仅为人们生活质量提升提供了优质服务，也能够推进社会发展进程，所取得的经济效益是显而易见的，但是，在建筑行业发展的过程中需要做好档案管理工作。由于档案资料管理贯穿于整个施工过程，所以需要保证建筑档案的完整性。在项目前期准备阶段，需要对项目立项报告、计划书可行性分析以及施工图等等进行管理。在项目中期阶段，需要对相关的监理资料以及使用资料等等进行管理，在项目后期阶段需要对工程验收资料进行管理，这些资料都是原始的记录，对工程建设全过程进行了充分反映。通过分析这些资料，可以查找存在的相关问题，进而针对性地改进，对后续的工程维修只有有重要参考价值，一旦建筑工程出现相关质量问题，也可以根据档案资料找到具体的责任人，利用原始凭据增加说服力，可以看出建筑档案管理工作对推进建筑行业发展具有重要的意义[1]。

二、建筑档案管理的措施

（一）健全建筑档案管理制度

对于建筑工程来说，在档案管理方面往往存在着诸多不足，有些资料未能够及时归档，相关施工环节的数据为能够准确的记录，这样就影响了建筑档案的真实性，尤其一些重要签证、会议纪要等未能够进行归档，这样就无法保证档案资料的完整性，对施工质量控制也起到了负面影响，所以，针对建筑档案进行管理的过程中需要针对档案管理制度进行完善，相关文件资料都要得到妥善地保管[2]。对于档案管理制度进行制定时，应该结合相应的规范标准要求立足于建设项目的实际情况，科学设置相关档案管理部门，并且也需要对档案管理人员提出严格要求，从项目立项阶段就应该进行管理。根据项目的实际情况制定系统的档案管理制度，采取有效的管理措施，各单位都应该积极参与其中，不管是施工单位、设计单位、又或者是监理单位等等，都应该履行自身的职责义务，让他干管理工作得到多方参与，这样才能够保证项目资料的真实性完整性，同时发挥档案管理制度的作用。

（二）加大档案信息化管理力度

在互联网技术信息技术的不断发展下，建筑工程管理工作逐渐应用了先进的技术手段，尤其在建筑档案管理中逐渐应用了信息化技术，这样就使得档案管理工作朝着规范化方向发展。对于建筑工程来说，由于参与的单位比较多，这就需要对档案信息化管理平台进行大力建设，让各单位能够在管理平台中，输入相应的信息资料，提升资源共享效果，不仅要对工程名称、建筑面积、工程地点等等进行管理，也需要将相关资金来源，以及相关单位的信息进行详细地记录，使得档案信息能够得到持续性完善，在项目管理过程中提供可靠的参考依据，这对提升工程质量控制效果也有着很大的帮助，进一步提升了档案信息化管理水平。

（三）提升档案管理人员综合素质

作为建筑档案管理人员，既要具有良好的业务素质，也需要具有一定的管理能力，这样才能够保证建筑档案管理工作的全面开展。针对建筑档案管理人员来说，需要对他们进行全面的培训，树立端正的工作态度，掌握丰富的业务知识，并且能够灵活应用信息技术等等。在档案管理工作中发挥自身能动性，并且还要增加一定的高度来看待档案管理工[3]。作为相关单位提供优质服务，使其能够快速地找到所需要的档案资料，在根本上提升档案资料利用价值。除此之外，建筑单位也需要对档案管理人员进行业务培训，使其充分认识到自己本职工作的重要性，不断更新自身的理念以及方法，借助于信息技术进行档案管理，同时遵守相应的法律法规，使得建筑工程档案管理工作能够朝着科学化方向发展。

（四）做好档案资料的编制和管理工作

对于建筑工程进行施工建设过程中，需要做好管理工作，针对相关档案资料需要进行科学编制，加大管理力度，各种文件记录都要准确，保证档案资料具有应用价值。相关单位以及部门都应该明确档案资料的编制标准，做好档案资料整理工作。相关档案管理人员也应该积极学习相关知识，对档案资料进行科学编制。除此之外，建筑单位应该对当管理人员给予一定的指导和帮助，使其能够在档案管理中发挥监督作用，提升自身管理水平，在各个施工阶段都能够科学编制档案材料，做好各项检察工作，保证各项资料能够及时归档，做好二次检查核对工作，以此保证建筑档案资料的完整性、真实性，且不存在错误。

三、结语

综上所述，在当今社会中，随着城市化进程不断加快，建筑档案管理工作也受到了社会各界的高度关注。根据现阶段实际现状来看，这项工作还存在着一定的不足之处，这就需要充分认识到建筑工程档案管理工作的重要性。根据工程项目的实际情况采取有效的管理方法，不仅要对档案管理制度进行完善，也需要加快档案信息化建设进程，针对档案管理人员进行大力培训，使其能够提升自身的综合素质，在此基础上，针对各种工程资料也要进行科学的编制和管理，只有这样，才能够在根本上提升建筑工程档案管理水平，确保建筑工程建设目标得以实现。