大数据背景下企业档案管理工作分析

孙飞 河南九域恩湃电力技术有限公司

在当前大数据的不断发酵下，档案管理工作传统低效率的工作模式逐渐被新形势所推翻。企业想在新时代顺风顺水，就要将脑子里的旧方式摒弃掉，顺应发展，才不会被时间洪流冲刷掉。

一、大数据背景下企业档案管理的价值分析

（一）科学化管理

在现实生活中，许多企业都认为档案管理是一件翻阅管理资料的工作可有可无，并不在乎其当下工作、未来发展，以及如何提高工作效率等问题，该想法极其错误。档案管理工作人员虽然不参与实际销售、运营、生产等工作，给企业不能带来直接的效益。但是其掌管着企业自成立以来所有的重要信息，包括：销售数据、发展经验、领导的各个决策等，每一样都对企业都有关键的作用。随着大数据不断冲击着企业的工作，管理人员也加强了对档案的重视程度，使档案逐渐向科学化迈进，促进了工作效率的提升。

（二）档案规范化

档案管理工作在企业管理工作中占着关键的位置，不仅拥有企业从建立初期到现在的艰辛奋斗过程，还反映出了企业的文化内涵，在大数据时代的影响下，构建一套合理、完善的管理制度，在实际发展的过程中企业将走向规范化、现代化的道路，推动企业持续稳步前进。

（三）资源核心化

档案管理工作是企业工作运行的基础，其作为整体的缩影，其运行的水平与效率反映了大体的情况。只有将其视为中心内容重视起来，提升工作的能力与方式，才能发挥出原本的效果，使企业向综合化、核心化发展。

二、大数据背景下企业档案管理工作现状

企业领导在工作中发挥着团队的智囊的作用，其思想会对手下员工有一定的影响。如今，企业管理者大多注意的是销售部门、人事部门等，唯独忽视了档案管理工作，对档案人员的认识也简单停留在保管与整理资料上，在该工作上认识度不够高。随着社会经济带动公司不断发展时，领导人员的工作重心也只是放在了营销工作上，忽略档案管理的重要程度，使其产生了恶劣影响，企业内部的销售部门能在短时间内产生效果，而档案管理工作则需要很长的时间才会有回报，往往去注重眼前的利益忽略了长远的发展[1]。此外，现代社会科技飞速发展，为人民的生活和工作带来了一定的便利性。同时，员工的工作方式也有了一个翻天覆地的改变，企业内部即便在这样改变下，依然没有使档案管理工作发生大幅度的改善，信息化的建设基本未开展，管理方式也相对落后，未在该方面投入足够的建设资金，使其阻挡了信息化建设的脚步。直至今天，大部分的公司仍采用传统的员工手动保存档案，费时费力，工作效率又不高，现代化建设工作不完善。

三、优化大数据背景下企业档案管理工作的策略

（一）档案一体化

在大数据的影响下应以此为基础，使档案信息向数字化转变，将管理工作与企业一体化的网络平台进行兼容和衔接，对不同部门的信息进行分类，搭建相应的流程与区域。不仅可以使信息的使用和存储更加方便，还能实现部门信息的共享，提高使用的效率。在信息化的搭建过程中也要将平台进一步优化，加入电子文件管理的功能，将其加入信息建设规划之中，结合实际发展，成为适合自身的服务系统平台，不但能提供发展的基础，同时也可以使档案工作向现代化迈进[2]。

（二）强化服务水平

企业建立档案管理岗位的目的是为了保管重要信息与文件，以便在日后随时查看借鉴，为领导的重要决策提供有力的数据支撑。在改革的过程中，利用先进的计算机技术，按部门分类，将信息整合，凸显数字化，建立档案信息存储库，设立云平台，日后工作中可以依据不同需求寻找适合的信息。同时，建立可视化的平台，展示从开始到结束的完整过程，让信息更全面地展示出来，为员工的使用提供便利。

（三）完善建设体系

企业档案管理岗位的信息化建设，要通过使用合理有效的手段去实施，先要在内部建立完善的制度条例，此外，要求管理人员对工作的现代化改革要有一定的了解，使其不仅能认识到自身工作的重要性，同样也能在相关制度建设与完善的过程中提出意见与补充，提高其建设水平。通过加入技术手段，在网络建设中加入防火墙等一些软件、硬件保护，使安全防护逐渐被完善。

（四）提升员工素质

在企业档案管理岗位的工作者，不仅是企业发展历史中的参与者，也是企业向更优秀未来迈进的实践者。在大数据背景的影响之下，其管理工作会面对巨大的挑战与变动，因此，应掌握改革新形势，不断地提升自身专业知识、服务水平以及各方面的能力。同时，企业可通过为档案人员举行相关专业知识讲座，互相交流沟通、团队合作一起学习等训练方式，培养一批能力出众、具有现代技术的队伍，为企业在大数据时代的发展保驾护航。

（五）加强工作重视度

企业领导人应加强对档案管理工作的重视程度，转变原本错误的观念，更深入、具体的了解到工作的重要性。在日常管理中，深入到档案管理工作之中去，了解重心以及当下的问题并给予重视的态度，为建设工作投入一定的资金和人才。同时，加强企业内部档案管理工作重要性的宣传工作，使更多的员工注视到工作的内容与关键，促使该岗位不断向前发展。

四、总结

企业档案管理工作外表看来非常的简单，但每个岗位的存在，必定有其关键的作用。因此，需要工作人员拥有专业丰富的知识、耐心与细心。此外，随着大数据时代的不断冲击，该工作也要顺势发展，使其走向规范化、信息化，才能在企业中长久地发挥其中流砥柱的作用，为企业日后的发展提供足够的数据支撑。