探究计划生育档案管理存在的问题及解决办法

李丹 烟台市栖霞市杨础镇政府

一、当前计生档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理队伍水平有待提升

档案管理人员队伍的建设，对于档案管理工作的影响是直接明显的。档案管理工作不是机械性的工作，需要灵活变通，而不是单纯完成特定的工作环节。在实际的档案管理过程中，很可能随时出现变动，甚至于要面临风险，因此必须要保证管理人员的专业知识水平，业务能力以及个人素养，需要借助系统化的培训去提升档案管理人员的综合水平，同时要做好人员管理，才能保证档案安全。但是因部分单位对档案管理缺乏重视，因此档案管理人员身兼数职的情况始终存在，因工作量过大，无法全心投入档案管理工作中，所以必然会影响档案管理工作的效果，也导致许多档案安全风险无法被及时发现。除专业素养问题以外，人员流动性问题也是当前所面临的主要问题之一，每年都有越来越多的专业人才投入社会，单位有了更多的选择，便也更加容易忽视资深员工的价值，这会导致资深员工的忠诚度下降，进而影响档案管理工作的开展。

（二）档案管理的信息化水平不高

信息化的管理，是当前各个领域管理工作发展的大势所趋，计生档案管理亦是如此。但是当前的计生档案管理工作依然存在信息化水平不高的情况，这是无法否认的问题。特别是镇级单位的档案管理工作，受经费等各个方面因素的局限，档案管理的信息化程度依然不高，虽然部分乡镇地区已经陆续开展了电子档案管理体系的建设工作，但是因原有的纸质档案数量过多，电子档案的建档标准不统一、管理程序也不够规范，所以数字化档案的整理记录面临难关，特别是因缺少统一的、专业化的信息化档案管理平台，加之信息化档案的共享，很容易出现安全隐患。

（三）档案管理组织领导体系不完善

虽然当前的单位已经将档案管理工作纳入了年度的工作规划当中，也将责任落实到了相关负责人个人，但是因管理制度存在漏洞而导致工作开展不平衡的情况依然十分常见。个别单位因对档案管理的重视程度不足，相关管理人员的档案管理意识薄弱、因此依然存在相互推卸责任的问题。

（四）计生档案利用率不高

计生档案的管理过程当中，信息的收集与整理是关键环节，只有及时获取信息，保证信息的真实性、完整性，才能保证档案质量。但是部分档案因受到相关法律法规以及工作需求的限制，所以往往不会列入政务信息公开的范畴当中，主要面向机关内部公开，信息得不到充分挖掘，无法拓展用途。而且受限于审批的复杂程序，以及其他各方面的限制，加之档案人员的档案利用意识较为淡薄等，也会导致档案的利用率不高。

二、提升计生档案管理工作水平的对策措施

（一）做好档案管理的制度建设

随着现代社会经济的不断发展，社会大众的法制意识及档案安全意识也在不断增强，对于档案的管理与应用观念正在不断强化，单位的档案管理部门更应如此。对于单位来说，档案管理制度的完善，是保证档案管理水平提升的重要前提条件。为了做好管理工作，必须要严格遵照档案管理相关法规当中的要求，完善管理规章、更新管理理念、提升档案管理宣传的力度，优化组织体系，增加经费投入，加强人员保障。首先，必须要结合档案管理工作岗位的职能要求去针对性建立人员队伍，要严禁一人兼任多职的问题出现。其次，对于档案收集、整理、归档、保存、共享、使用等一系列制度规范，必须要在保证严谨的前提下落实到位，要最大限度剔除管理规章当中的漏洞，明确档案工作流程，确认档案的保存期限、归档范围、安全防护、分类等相关标准，并且将规章结合奖惩，将责任落实到个人，体现约束力。最后，要革新管理技术，要利用先进的管理平台，提升档案管理的效率，保证档案管理的信息化水平得到提升。

（二）提升档案应用水平

档案信息的重要价值是需要不断挖掘的，而并不是将其视作摆设，录入之后便不再关注。要做好档案工作，对于档案的价值必须要有充分的认识。为此单位必须要通过讲座等形式，进一步强化档案管理工作人员的档案应用意识，要让档案管理人员懂得如何发掘档案当中有价值的信息，在依法公开政务信息的基础上，最大限度发掘可利用的档案信息，同时保护密的信息，避免重要信息泄露。要将档案信息当中公开的、可利用的部分尽可能提取出来，汇编成高质量的、具有重要价值的档案合集。为各个科室以及相关人员工作提供参考。为了有效提升档案的利用水平，在归档过程中要重视立卷、组卷、档案分类、编号、合理划分保存期限，为后续的查询和工作查考提供便利。

（三）注重档案信息化建设

随着时代的发展，单位的档案存储量越来越大，资料的类型愈发复杂，内容更多，原有的纸质档案也需要陆续录入信息化平台，为了实现信息化管理的目标，提升信息化水平，做好档案管理体系的信息化建设，必须要借助网络信息技术的便捷、精准等优势，结合自动化办公系统、机关电子政务系统等等，形成更加完整的管理体系。特别是要重点关注档案资料的同步，纸质档案的录入虽然需要一定的时间，但是利用扫描技术等能够迅速提取档案信息的技术，能够一定程度加快纸质档案录入的进度。但是因部分档案包含手写及签名等部分，如果依靠扫描提取文字可能无法保证识别准确，而且签名信息转换为电脑字体是不允许的，所以需要一定程度保留图像。可见信息化的档案管理体系建设是不容忽视的目标，是必须要走的一步。

（四）打造高素质的档案管理队伍

档案管理人员队伍的能力素养直接决定着档案安全，是为了做好档案管理，必须要保证档案管理人员队伍的独立性，即是说工作必须要有专人负责，要结合档案管理岗位的职能要求，完善岗位工作制度，并且要做好资深人才的留存及后备人才的培养，进而保证档案管理岗位的稳定性。要重视档案管理人员的业务培训，结合讲座、观摩以及定期脱岗培训等不同方式，确保工作人员能够更加透彻掌握新的工作理念、新的管理技术手段，才能适应新时期的工作需求。

三、结语

计生档案管理工作，是单位工作的基础环节，是开展计划生育工作的必要前提，而档案管理工作则是保证档案安全的必要条件。