企业合同管理中的风险因素及其控制措施分析

次玉涛 中国人民大学 河北太平洋世纪律师事务所

一、合同管理

（一）概述

合同是开展经济行为期间，具有法律效力的主要文件之一，也是引起纠纷的主要来源之一。企业之间的任何经济活动都要以合同的形式来实现，企业的成败，发展的速度，规模的程度，一部分因素取决于合同签订的质量。所以，合同管理是企业经营管理的重要制度之一。合同管理是指企业存续期间，为实现合同的既定目的，可以依据现行合同法等相关法律实施合同的变更、转让和终止的综合表述，其中的部分为管理的内容，如订立、变更、终止等，其余为管理的手段，即审查、监督以及控制。基于有关部门及机制，利用专业人才强化对经营项目涉及的合同全过程加以管控，并完成资料归档。使得合同具有合法性，且相关当事人可完成合同指出的内容，实现降低风险因素带来的影响，下调经营资本投入以及强化竞争水平，切实达到经营阶段的资源最优配置，实现效益的最大化。

（二）地位

在经济飞速发展的当今社会，随着外部环境的不断变化，机遇与挑战并存，利益与风险同在，企业迎来了更大的发展机遇，也同时面临着难以控制的风险，如何战胜挑战、解决危机，减少企业运营的成本，提高企业的核心竞争力，并且实现企业利益最大化？建立一个完善的合同管理体系，才是必不可少的一个重要的机制。企业与外部之间构建联系是借助合同的方式，同时也可以体现在组织内部的联系。而企业内部的各组成元素涉及人与物两类。企业管理是依据某种秩序，将内部各要素整合起来，并不断调整，以形成最佳组合。只有正确处理内部管理的全部项目，运营活动才能按照预期的想法进行，获取良好的效益。企业签订合同是为实现某些行为，满足预期的经济目的。而合同履行期间，便为组织内部的各要素相互协调合作的过程。企业若想保证该过程有序进行，便应开展多项管理活动。为保证合同内容能够有效落实，需要借助于组织内部各个管理要素的有效配合。并且利用合同进行期间开展管理活动，还可提高既定目标实现的概率。

二、企业合同管理中存在的风险因素

企业合同管理的风险一般可以分为外部管理风险和内部管理风险。企业合同外部管理风险实际上就是企业在经营的过程中，受国家政策变动和社会环境变化影响不得不面对的一些经济波动和管理要求变更。企业内部的合同管理风险就是建立在企业运行基础之上的，例如技术风险、运行风险、决策风险等。其中合同风险又可以在实践中被分为三类：第一，客户风险。在企业开展相关工作前，应围绕工作内容和工作顺序展开协商，协商的有效性对合同的后续履行及相关工作有很大的影响。在此过程中，企业的相关管理人员需要做好协商沟通工作，规避合同签订风险。对于部分存在信誉问题的客户可以适当做出“不合作”的决策。第二，决策风险。决策风险也是企业在运行过程中不可以避免的风险类型，受技术手段等因素影响。简单来说，在合同决策的过程中，由于技术的使用、产品的供应中存在的部分问题，导致企业决策的风险程度增大。第三，企业运行的过程风险。企业在执行合同的过程中，可能会受到可流动资金的限制，或外部环境不可抗力的影响。如由于外部因素所导致的企业合同执行出现问题，企业利润下降，制约后续其他工作的落实。

三、企业合同管理中的风险控制措施

（一）提高协商工作有效性

降低合同管理风险涉及合同管理的方方面面。一是降低了合同管理的风险，需要在签订合同前认真讨论。在合同签订的过程中，先由一方进行合同的起草，再由双方派遣负责人就合同细节展开商讨。这一模式可以在极大程度上减少由双方共同撰写合作产生的巨大分歧，提高协商效率，加快合同敲定进程。而这项工作也可以丰富企业管理合作的经验，提高合同管理人员的工作效率和业务能力，为企业合同管理的改进带来更多的帮助。另外，企业的合同管理者需要不断提高自身的职业素质，及时发现企业合同管理中的漏洞，并及时对漏洞进行弥补，以免给企业带来更大的负面影响。

（二）完善企业合同管理制度

传统的企业合同管理部门往往依靠人工管理的模式，从各个部门抽调大量人员对企业合同进行监督。这种监督体系的运行浪费了企业大量的人力物力。管理者在管理过程中往往会出现细节错误，最终导致管理效果不佳，影响企业在合同支持下的利润获取，为企业合同管理埋下隐患。因此，应建立更加完善的企业合同管理制度，设置专业的管理人员组织和监督合同信息，并安排专门的管理人员监督合同管理的进度，组织进度信息，并发布在企业工作专栏，方便相关人员随时查询。在合同管理系统运行过程中，将大大提高合同管理的效率和质量，降低合同管理的成本。合同管理人员需要完善企业合同管理制度，优化合同管理措施，建立健全合同管理全周期制度，跟踪合同从预算到结算阶段的合同管理信息，在此系统的基础之上，企业可以不断地完善企业的合同管理信息库，将企业的合同管理工作体系化、系统化，为后续的企业合同管理工作提供数据支持，为企业后续的合同管理提供数据支持。随着企业合同管理系统的不断完善，企业还可以利用合同管理系统对发票过程进行跟踪，并对合同所涉及的资源使用情况进行更细致的监督，提高企业的利润。

（三）构建科学合理的合同管理风险预警体系

全面分析表明，完善的企业合同管理制度是重要保证。比如在选择合作单位时，要以信用为重要参照，选择信用度高的企业进行合作。同时，在合同执行过程中，要进行实时监控和综合考虑。为尽可能减少损失，要高度重视异常发现，结合风险评估标准快速响应，登记异常信息，判断风险内容。同时，合同管理者要加强合同风险的化解，认真调查可能的风险因素，设计应急风险预案。随着信息时代的进步，可以结合科学、现代化的信息管理系统进行风险调查和实时监控，提高管理效率，充分发挥工程预算的重要作用。

（四）合同风险监控体系的建立

为了降低企业合同管理的风险，还需要一个完善的风险监控体系。健全的风险监控体系包括风险信息、风险决策和风险沟通。企业需要通过仔细的信息分析，以最高的效率确定可能导致风险的因素，并在合同中明确责任人。将合同管理任务落实到每位管理人员，明确合同签订的关键信息，对关键环节的合同签订进行控制。通过对风险监控信息的分析，得出最有利于企业发展的合同签订条件，并根据不同的客户情况调整具体的签订方式。

（五）补充流程管理体制

发现问题要及时整改，有效规避合同执行中的各种风险。每个环节都要做好风险防控工作，如果控制不到位，就会影响后续工作的顺利实施。因此，做好合同管理，充分发挥其监管职能是企业工作的重点。合同管理内容包括前期的市场深入调查、合同条款制定、相关内容的真实性核对，最终签订、执行及后期涉及分包转让等相关程序。每个阶段都要有专人负责，将可能存在的风险分解，具体到个人，确保各个环节按照要求完成。此外，相关的监察机构，要安排专人进行流程监管，对于具体内容实施情况要一一进行核对，发现问题及时提出并督促解决，保障合同的实施更加规范化。从实际状况来看，目前出现的问题大多数是由于信誉度不够引起的。对此，改变现状的主要渠道，就是提高对相关参与者的信誉度评估力度，制定完善的评估体系。在实际执行过程中，清除一切障碍，保障现场监管顺利开展。因此，在合同签订前要形成信用档案，对甲乙双方的资信都要深入调查，认真评估，做好数据留存，以供后期参考。

（六）强化职工法律意识，提升合同管理能力

加强企业全体员工的经济合同法律意识，强化风险教育，定期举办各类讲座、培训，将合同法律意识融入各级人员思想中；另外加强廉政教育，强化遵守职业道德意识，杜绝违法违纪事项。对于企业生产经营过程中的常用合同，企业应制定标准的合同格式文本。重大合同最好由企业法律部门牵头，会同合同业务部门及其他相关职能部门共同起草，必要的时候聘请法律顾问。

四、结论

综上所述，有效的合同管理，可降低经济损失的发生概率。为此，企业需完善企业管理制度，构建科学合理的合同管理体系，同时培养全体职工的法律常识，避免被他人利用合同条款的变相阐述，损害自身的利益，并聘请法律顾问，从制度、体系到法律，多维度的保障企业权益。