企业档案管理工作存在的问题及对策

祁嵬 沈阳人才交流服务经营管理中心有限公司

档案问题是每个人每时每刻都要面对的问题，也是一个人人生阅历的历史记录，对于个人来说有很大的价值。而且在企业发展角度出发，档案管理工作是保障企业发展的一个重要环节，倘若档案管理工作不到位，会导致其成为企业发展道路上的软肋，会大大削减企业在同行业中的竞争力。随着社会发展快节奏模式的产生，档案管理工作者需要对管理工作进行系统化的革新，将管理工作与智能化设备相联系，在提高档案管理工作效率的同时可以科学管理，实现企业和个人的工作价值最大化。

一、做好企业档案管理工作的意义

企业档案在本质上的作用就是记录企业发展和革新的历史，其中主要包括公司员工的履历档案、公司的管理与经营模式和成果、企业技术的开发介绍以及所获证书等内容。因此企业档案管理工作一直以来都是公司发展的推动力，只不过很多企业并没有意识到这一点，这里面的原因主要就是企业仅仅注重生产技术的革新而忽视了企业档案管理工作所带来的效益。

公司做好企业档案管理工作，在个人角度来说，是对员工的负责，可以在一定程度上通过对员工履历档案的分析和对比进而给各个员工分配其较为擅长的工作领域和部门，能够在一定程度上避免将员工能力弱化的情况，并且确保员工的发展效率，进而增强员工的自信心以及满意度。

除此之外，在企业角度来说，做好企业档案管理工作在总体上可以加快企业发展速度以及增强自身的竞争力。具体可以分为以下几个方面：第一就是可以显现公司的工作理念和工作内容方向，使员工以及应聘者更好地了解公司，进而提升公司员工质量并且推动企业发展进程；第二点就是可以对员工进行合理分配，构建一个较为完善的公司岗位体系；第三点主要就是向外来投资者展示企业的全貌并且靠一些新型技术的介绍来吸引投资者进行投资，使得公司可以获得投资渠道；第四点就是做好企业档案管理工作能够在企业文化方面发挥着无可替代的作用。

二、企业档案管理工作存在的问题

（一）企业缺乏档案管理意识

其实开展好企业档案管理工作最为基础的一项就是拥有档案管理意识，但是许多企业缺乏这一意识。这些企业只关注企业经济的增长和技术的研发，将人力和财力都注入到这二者之中，而对于档案管理工作就不闻不问，有的企业甚至都没有专门的档案管理部门。长时间这样下去不但会影响相关人员的工作效率，还会在一定程度上对公司的发展造成阻碍。

（二）企业档案管理体系不完善

在当前这个竞争较为激烈的时代，企业只有建造一套较为完善的企业档案管理制度才可以做好档案管理工作。虽然目前已经有一部分企业意识到了企业档案管理的重要性并且也投入了相应的人力和资金，但是这些企业还是不能科学地对管理工作进行完善，根本没有能力制定出一套较为完善的管理制度。而体系不完善主要表现在以下几个方面：第一点就是缺乏相应的高素质档案管理人员；第二点则是档案的形式全部是纸质版，缺少电子版档案的制定；第三点为企业没有明确划分出档案管理这个部门，通常将其与人力资源部门合并。

（三）档案管理人员培训力度不到位

在企业拥有了档案管理意识以及较为完善的档案管理体系之后，影响企业档案管理工作的因素就落到了档案管理人员素质问题之上了。目前许多企业在档案管理部门没有相应的专业人员，导致企业档案管理工作不能顺利开展，并且这些企业没有定期开展较为科学的专业培训课程，没有引入以及培训相应的新型人才。

（四）档案管理信息化水平低下

当前时代是信息化的时代，许多企业都提出了将档案管理信息化的方案并且将其应用到工作之中，但是很多企业这样做的结果并不理想，在没有健全档案管理信息化制度和体系的前提下就对档案进行电子备档，从而出现了电子档案整理过程中出现的效率低下以及技术方面等问题。

三、改善企业档案管理工作的对策

（一）加强企业对档案管理的关注力度

为了改善企业档案管理工作的开展效率，首先企业要做的就是转变自身对档案管理工作的偏见，要将企业的一部分人力和财力用于企业档案管理工作之中，并且在条件允许的情况下定时对档案管理工作进行规范性的检查，确保档案管理每个环节都是合理可行的。

（二）健全企业档案管理体系

档案管理体系对于企业档案管理工作的开展是很重要的，因此企业要健全档案管理体系，具体方法如下：第一，将企业档案管理部门从人力资源部门中划分出来，并且成立一个较为完整的部门；第二，弄清企业档案的定义以及所包含内容，为更好地开展档案管理服务；第三，做好企业档案的搜集、整理、编号、检索以及保密等工作。

（三）做好定期培训

档案管理人员的自身素质也是影响档案管理工作效率的一个因素，因此企业应当定期对档案管理人员进行符合管理体系的专业培训，让每一位工作人员都能很好地适应档案管理工作进而提高档案管理效率。

（四）实现并完善档案管理信息化

信息化时代已经来临，企业应该将信息化与档案管理工作做一个衔接，确保电子版档案模式的实行，为此企业还要聘请一些计算机专业的技术人员对档案管理工作的信息化改革进行技术支持。

四、总结

企业档案管理工作在目前看来是影响员工与企业发展进程的一个很重要的环节，但是对管理工作的探究还处于初级阶段，还需要企业相关人员对这项工作进行理念上的转变、体系上的完善、员素质的提升以及档案管理工作的信息化。