档案数字化建设中若干问题的研究

梁冬妮 广西壮族自治区河池公路发展中心

档案管理是事业单位工作的基础信息，可以随时存储和访问各种数据。过去，档案管理主要是纸质的，纸质数据管理也取得了很好的效果。然而，随着科学技术的进步，传统的文件管理已不能适应当时的发展需求。许多文件开始以电子形式出现，并且文件管理的数字化建设十分重要。

一、事业单位档案管理数字化的重要性

事业单位档案的数字化管理是一种新型的档案管理机制，随着各种技术手段的集成而逐步发展。最主要的是将以不同方式存储的所有类型的档案数据转换为数字档案信息，并以数字方式进行存储，便于储存和查阅。在当今发展的网络技术中，我们可以借助计算机来建立相应的档案技术，用于在线使用的网络检索，在很大程度上消除了时间和空间的瓶颈，使档案管理更加科学。

二、使用数字化档案管理的主要问题

（一）工作人员对档案管理不够重视

在档案管理飞速发展的时代，档案管理已开始步入正轨。事业单位管理人员的职业素质有待进一步提高，档案管理在事业单位工作中的重要性逐渐显现。但有些工作人员认识不到档案管理的重要性，未能尽全力工作，所以导致数据记录不完备或记录信息不准确、模糊。

（二）缺乏数字化档案管理的专业人才

从目前的数字化建设档案来看，事业单位迫切需要一批具有档案管理专业知识和信息技术高水平的网络人才。在事业单位现行人力资源规划的制约下，档案管理团队的整体水平严重不足。通常，具有多年纸质档案管理经验的员工缺乏计算机应用能力，纸质数据管理仍用于电子文件管理中。随着信息技术的发展，档案的存储形式和记录方法不断发展。大多数事业单位员工尚未掌握常用的技术手段，因此迫切需要改进档案管理。

（三）档案数字化建设缺乏劳动标准

档案数字化管理的标准化是必不可少的重要内容。在信息技术的背景下，与以往的文件管理工作相比，毫无疑问，将计算机技术用于文件管理的标准更高。但仍然仅限于购买文件管理软件，实际应用中存在一些错误，因此文件管理软件的功能受到某些限制，并且事业单位的某些硬件和软件设施不可用，这也会造成影响数字化构建中的资源共享困难，信息传递始终存在漏洞破坏了数字档案管理的普遍发展。

三、加强数字化档案管理的对策

（一）加强专业档案管理的发展

随着信息技术的飞速发展，信息时代已经来临。事业单位档案管理必须适应信息技术的发展，提高管理人员的综合素质，逐步适应档案管理的全面发展。以前的档案管理工作明显落后于当前时代，尤其是反映在档案管理人员缺乏意识和传统意识形态上，创新意识不足。随着科学技术水平的提高，信息技术的发展日新月异，在事业单位档案管理中处于中心位置。因此，事业单位需要通过培训提高档案管理人员的专业水平，加强计算机应用工程和软件工程方面的培训，将档案数字化建设朝科学方向发展，培养具有广泛发展潜力的优秀人才。

（二）开发新平台

随着社会发展，网络环境的建设、档案管理正朝着数字化的方向迅速发展，事业单位应及时适应档案管理并加强相应的硬件设施。随着时间的推移，许多事业单位已经建立了网络环境，并通过档案管理软件，为构建文件信息化提供了一个交互式平台，为文件信息化的发展提供了必要的基础，并可以快速有效地执行检索和大量数据存储的应用网络技术在事业单位档案管理中不仅可以实现文件的交换、档案资源，也为将来的档案管理创造了更广阔的发展空间。

（三）完善制度

在数字环境中，文件管理标准化的重要性不言而喻，事业单位必须在信息技术应用的背景下，尤其是网络平台的结构和相应的管理标准，对文件管理标准和相关法规进行调整。文件数据录入原则，系统设计规范及其他具体的管理工作内容适时发布，使文件管理逐步合理化，然后实现对文件管理各个步骤的适当调整，对文件管理进行了优化，结构管理、数字文件管理必须确保数据信息的安全性。因此事业单位必须增加对使用网络安全技术的资本工程的投资，以保护文件管理，保证文件数据的真实性，使文件管理更加安全可靠。

结语：总体而言，随着社会主义现代化的飞速发展，信息化已成为当前事业单位档案管理的主要课题，促进档案信息化已成为大势所趋。但档案数字化的内容十分复杂，事业单位必须投入大量资源，以确保为档案管理做好必要的材料准备。同时，还应提高工作人员的专业素质，使他们适应档案信息化的整体发展。创建数字档案后，责任部门必须对数据进行监控和归档，以方便后续数据的使用，检索和传输以及必要的数据支持，以改善相关工作。

四、数字化档案管理的好处

（一）实现多媒体信息的存储与传输

档案数字化管理的实现，可以很好地存储文本、图像等内容，并通过计算机进行整合，极大地帮助了档案的科学管理，提高了档案的可读性，不仅如此，还增加了档案的存储时间，为以后档案的提取观看和转移提供了便利。

（二）方便信息的大容量存储

纸质档案管理存储所占空间极大，且容易受环境影响而导致档案数据丢失。但在计算机上实现科学管理、大容量储存十分容易。目前，电子档案的主要存储工具是移动硬盘，USB 移动硬盘等，大大消除了以往纸质文件存储的不便，这样就可以在很小的空间中存储大量文件，这具有很大的优势。

（三）方便查找阅读

电子档案具有较高的逻辑性，可以在建立数据库的前提下形成更明显的数据结构，可以形成适当的索引，让用户搜索档案以检索的形式获取，无疑比过去更加方便、快捷。数字化管理档案可以快速调用相关档案，避免阅读纸质档案需要很多寻找时间，用户可以通过网络浏览文件信息并在线浏览，这大大缩减了查找时间，提高效率。