人事档案管理在学校人力资源管理中的作用分析

李恩敏 重庆市北碚区朝阳小学校

人力资源档案是表现相关人员学习、工作情况的重要依据，通过人事档案可以直接的了解到学校人员的具体情况，因此人事档案是学校人力资源部门的重要组成部分，人事档案的管理也是人力资源部门的重要工作。学校在人事档案管理方面如果能够有效的开发和利用好学校的人力资源，可以为学校的建设提供重要的人才基础。如果人事档案管理没有与学校的发展相适应，不能满足学校各方面的要求，那么不仅不利于学校的发展还会对学校的建设产生负面影响，不利于学校总体的发展与进步。由此可以看到人事档案管理在学校的资源管理中有着重要作用，学校必须提高对人事档案管理的重视程度，充分意识到人力资源管理的重要作用，促进学校可持续发展，为学校的发展打牢人才根基。

一、人才档案管理过程中遇到的问题和解决办法

（一）人事档案管理信息化程度薄弱

信息技术的飞速发展使得人事档案管理有了更多的可能，但是由于信息管理模式的落后性，使得人事档案管理并没有及时的与信息技术相结合，人事档案管理模式还是以传统模式为主，而纸质的人事档案管理模式则有诸多的弊端，例如信息重复、更新不及时，甚至丢失遗忘的可能性。不仅影响工作的质量，还使人事档案的应用效率大幅下降。所以人事档案管理部门可以以互联网为平台，将人事档案信息数据化，不仅有利于档案的保存和检索，还可以为使用人员提供更优质的服务[1]。

（二）人事档案管理制度不完善

完善的人事档案管理制度，可以为学校的管理提供更好的服务，但是近些年来，在实际工作中，很多学校对人事档案管理的重视程度不高，并没有完善的管理制度，所以人事档案在应用过程中会出现诸多的问题，例如档案的丢失，作假等。所以想要保证人事档案的正常使用和保存，学校必须要建立完整的人事档案管理制度，在传统管理制度上进行优化[2]。

二、人事档案管理的重要作用

人事档案作为学校相关工作人员信息资料的重要载体，在学校人力资源管理中发挥着巨大的作用，它的作用主要体现在以下两个方面

（一）人事档案是学校了解工作人员的重要标准之一

人事档案忠实的记录着一个人的发展履历和个人能力，通过档案可以清晰的查到一个人在某段时间做了什么重要的事情，以及相关政治思想和工作能力，他的核心思想就是对这个人的描述，以人为主体。这样可以让学校根据工作岗位需要迅速的查找到自己需要的人才，从而保证知人善用，避免人才的流失，同时也能够为学校的岗位选择出更恰当的人才，继而让他们在合适的岗位发挥出优秀的才能。人事档案作为学校选拔合适人才的重要标准，因此学校必须要重视对于人事档案的利用程度，加深对干部的了解挖掘潜力发挥才能，根据档案中记录的点滴细节奖惩情况，政审材料，党团信息等，让不同的人才可以在合适的岗位上发挥自己的才华，做出贡献[3]。

（二）人事档案为学校制度制定提供了参考依据

学校的制度制定是需要根据学校的相关发展实际和人才能力，而人事档案恰恰是这些信息的最忠实记录者。如果学校在教学过程中盲目的制定相关制度，而没有遵从实际，那么势必会导致制度与现实的脱节，从而不仅制度不能发挥相应的作用，还会导致制度为学校的发展起到反作用。制度需要服务于学校的发展现状，因此学校必须充分的了解人事档案，在人力资源管理的过程中加深对学校的了解，从而制定符合社会发展实际的规章制度来服务于学校。因此学校在人事资源管理过程中必须重视人事档案的作用，通过研究分析人事档案，加深对学校工作人员的了解从而能够制定出符合学校实际，能够对工作人员起到切实约束作用的规章制度，确保规章制度落在实际。

三、以科学的策略发展学校人事档案管理制度

通过前文叙述，可以很清晰的了解到人事档案在学校人力资源管理过程当中发挥着不可或缺的作用，了解学校人员具体情况最直接的方法就是参考学校人员的人事档案，与人事有关的规章制度的变化以及制定也依据于此。从这两个方面可以清晰地意识到，学校人事档案管理发挥的重要作用，有关于完善学校人事档案管理制度有以下具体做法：

（一）对于学校人事档案管理信息化水平的提高

在当前社会环境下，迅速发展至高水准且保持持续不断发展的最明显的影响因素就是信息技术，对于学校人事管理这一与数据采集与储存相关的工作，自然要加入信息化技术。运用信息化技术做好学校人事档案管理，运用互联网多媒体技术代替传统的靠人力统计，且储存为纸质形式的档案信息。这样的方式无论对于信息的采集，储存或是借鉴都能带来非常之多的便利。节省人力物力对于人事工作过程中工作效率的提高，工作资源的利用效率提高均有巨大帮助。鉴于以上原因，在今后的学校人事档案管理过程中，对于互联网多媒体的应用程度一定要高度重视。在具体实例当中可以体现为以录入硬盘的形式储存学校人员的档案信息，便于操作管理的同时还节省了纸质资源节约了空间资源。除此之外，对于学校人事资源管理范畴内的所有人员信息的检索、查阅、增添、删减等操作，都变得更加有效。可以通过信息化手段，将不同类型的工作人员分门别类储存到不同的文件当中，可以在打开硬盘的第一时间就检索到自己想要检索的内容。针对同类甚至某一特定人员的信息，可以按照时间顺序显示不同批次的测评结果等等资料，进行时间线上的针对比较，也有利于判断某一工作人员更适合于就任何种岗位，避免人员才能与岗位设置之间的矛盾。这些人力档案管理信息化的手段，无论对于学校还是工作人员，都有很大的益处，对于学校来说人力管理制度信息化可以让校内的各项工作运行更加顺畅[4]。

（二）多元化人事档案的建设

人事档案可以作为学校对相关人员进行评价时的主要参考依据，也是人才能力的集中展现的所在，依据于这样的现实情况，对人事档案管理的要求就提出了多元化要求，单一的人事档案资料已经不足以满足现阶段各项使用人事档案进行的活动的需求。传统意义上对于工作人员的档案的管理包括履历表、学历、学位、自传材料、团党信息、科研以及获奖情况等多方面的信息进行采集储存。而这样的人事档案已经不足以满足现阶段企业对于就业人才的多元化要求。采取传统标准进行制定的人事档案，已经成为企业选择时所提出的基础要求，所以学校是否可以最大程度上的保证相关岗位工作开展顺利，关键就在于人事档案的建设能否做到多元化。在具体的工作实践当中，可以体现为，人事档案中除了学历、学位、团党信息、履历等基础相关情况外的科研著作、论文成果、教学评级、实践教学经验等等信息。经过这样的多元化人事档案筛选得来的优秀教师与其他部门工作人员，是兼顾于多个方面共同发展，具有较高综合素质的群体。对于教师教学能力，以及行政能力等等方面，均有比传统形式人事档案更加全面、具体的优点。但这些又不仅仅限于教学能力和学习能力，其中包括道德品质，职业素养，责任感，使命感等等内容。这种人事档案的建立，也可以对于教师及行政工作的评估工作产生正面的反馈，因为人事档案的变更，会促进工作人员在发展自身能力时，视野更加宽阔，发展更加全面。

四、结语

对于工作人员的综合能力最直观的体现就是学校所建立的人事档案，可以影响到学校人力资源的统筹调配，是人力资源管理过程中不可或缺的重要组成部分。无论是全面了解学校干部具体情况，还是制定规章制度，都要查阅人事档案。由此可见，人事档案的重要性。人事档案管理工作是否成熟，决定了学校的人力资源利用是否合理。学校应当高度重视人事档案管理工作，积极转变人事档案管理工作的工作理念，最大化程度利用信息化技术，对于人事档案所包含的内容尽可能的多元化全面化，为学校日常工作效率的提高做出努力，对人事档案可以更全面的反映教师的综合素质做出努力，让教师的个人档案能够满足企事业的招聘的要求，为学校的发展做出贡献[5]。