审计视角下高校招标采购工作存在的问题与建议

韦燕柳 柳州工学院

2020年，教育部发布了《2019年全国教育事业发展统计公报》，全国各类高等教育在学总规模达4002万人，高等教育毛入学率达51.6%，相比2017年的45.7%、2018年的48.1%逐年上升。随着毛入学率的上升、在校人员的增加，各高校为满足学习、生活、教学等方面需要，相应的基础设施、科研仪器设备数量及规模需同步增加，招标采购部门的重要性更加凸显，随之而来的风险也增加，高校招标采购部门只有不断改进工作方法和管理手段，堵塞漏洞，降低风险，才能为学校节约采购成本，最大限度发挥资金的使用效益。

一、内部审计视角下高校招标采购工作存在的问题

1.项目论证不充分，走过场。对于重大基础项目、各专业实验室建设等项目，在使用单位提出采购申请时各高校一般都会要求采购申请单位在立项时组织专家就采购项目的必要性、可行性、安全性、采购需求、申报预算金额及其合理性、放置与使用场地、环保、水电供应、使用与管理、验收要求等方面进行论证。在审计实践中我们发现，个别单位并未真正组织专家进行详细论证，而仅是通过电话联系方式简单向各个专家介绍采购项目情况，再分别找专家签字；或是通过邮件的方式将项目材料发送给各个专家，再对专家的意见进行整理，便形成了项目的论证材料，对于专家提出的修改意见，采购申请单位也并未完全采纳，所形成的意见也并不是专家们经过讨论形成的一致意见；个别单位所提出的项目建设可行性研究报告完全照搬网上的文章，甚至在报告中出现该高校完全不存在的专业名称；同一批专家在同一时间段论证两三个不同的项目；申请采购单位负责人担任项目论证专家同时对项目进行审批。

2.采购预算编制不严谨、不合理，存在风险漏洞。采购预算中货物的参数及型号存在排他性、指向性等问题。各专业实验室建设一般都会涉及设备、软件的采购，相应的还会涉及线路的铺设及安装问题，因缺乏专业的技术人员，以及对市场了解的不深入，大多数采购申请单位为了完成采购需求及预算的编制工作，多是将项目告知1个或多个商家，由商家进行采购方案及预算的编制，采购单位通过对比方案、预算或直接选定一家商家的预算作为该项目的采购需求来进行立项、论证，由此不可避免的出现参数及型号存在排他性及指向性的问题，同时也可能存在利益输送等问题；部分采购单位是通过网上查询、网上询价或简单参考以往年度供应商报价等方式来编制项目预算，造成预算严重偏低或偏高的情况；多数单位编制的采购需求要素不全，参数或使用功能不明确，给审计工作增加了难度，也不利于项目的顺利推进。

3.自行采购项目不规范。政府采购限额以上的项目，各高校基本能够按照法定的程序、流程进行招标采购，但限额以下的自行采购项目可能存在询价小组组成人员不规范、单一来源材料不充分、化整为零规避集中采购等情况。如采购单位负责人担任询价小组成员，询价结果又由该负责人签字审批，存在既当运动员又当裁判员的情况；达到集中采购的项目，在实际采购中却分成两个项目按单一来源方式进行立项采购，中标商家名称不同但实际上却为同一法人；单一来源采购项目，无单一来源采购论证材料及中标单位的报价单、营业执照及法人或经办人身份证复印件问题；因采购单位无商家资源，为达到询价采购制度规定的必须同时向不少于三家商家询价的要求，采购单位向一家商家询价同时要求该商家提供两家商家的信息供其进行询价或是由该商家同时提供三家单位的报价，在此情形下中标结果不言而喻。

4.招标采购文件条款设置不合理。招标采购文件中设置不合理条款，存在向中标商家摊派费用或是以不合理条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇等情况。如图书采购文件中设置由中标商家负责学校若干名教师外出采买图书所涉及的差旅费用条款；电脑设备采购中以获某协会获奖证书作为加分项。

5.合同管理体制机制不健全。在进行合同审签时仅提供合同范本，未将项目采购涉及的立项、论证、招标文件、中标文件等作为合同审批的附件材料，导致合同审查不充分，合同条款未能全面反映招标文件或是招标单位承诺等事项；有些合同条款前后不一致，甚至相互矛盾；存在霸王条款、违反相关法律规定条款等情况。

6.验收环节不严格。采购单位在未进行自检合格的情况下就急于组织专家进行验收，验收过程中只是简单的清点数量，抽查个别设备的型号及参数，没有现场检验设备是否能够正常运转，是否完全符合采购所要求的全部功能，验收结论为合格；或是没有进行统一的组织，整个验收过程由商家来进行安排、掌控等等。在验收的最后关口把关不严，不利于学校保证所采购货物的质量，可能给学院造成损失、浪费。

二、审计视角下高校物资采购工作的建议

1.以问题为导向，制定完善采购制度、流程。加强顶层设计。成立学校层面的招标采购工作小组，工作小组组长由分管招标采购工作的学院领导担任，招标采购、财务、审计、科研、基建、后勤等部门为成员单位，并明确各单位的工作职责；建立分级采购制度，对达到政府采购限额的项目，必须按照政府采购程序进行立项、论证、审批、招标、采购、验收、入库；对限额以下的项目，制定相应的采购制度和流程，明确各环节相应的材料要求，保证采购信息准确完整，采购人员能够按照流程标准化操作；提高采购预算编制的合理性，采购申请单位应严格遵守相关法规，在充分调研的基础上，就采购标的（唯一供应商除外）在市场上的技术、服务水平、价格、供应能力等情况向不少于三家供应商或者服务商进行充分了解，根据了解情况及资产配置标准等科学、合理的确定采购需求、价格测算、使用与管理等形成项目采购（建设）方案。采购协议（定点）供应商的项目，使用与管理中须注明在定点单位范围内选取中标（成交）供应商的规则等具体内容，明确设备名称、数量、技术参数，提供3个及以上参考品牌、型号、参数、单价、供应商等信息。单一来源采购项目提供单一供货商供货的品牌、型号、参数、单价等信息。强化验收管理。明确履约验收的程序、验收专家的资质要求、付款报账及入库流程。

2.完善监督检查机制。完善纪检、监察、审计等相关部门协同联动的监督管理机制，采取动态的事前、事中、事后监督措施严格落实监督责任。积极引入信息化技术，对采购工作的各个环节、各个流程实施实时的动态监控，保证采购工作的规范、透明。积极开展采购工作内部控制审计评价工作，对审计中发现的制度漏洞积极进行整改、完善，同时可邀请审计部门参与采购工制度、流程的制定，提高审计监督的时效性。联合纪检部门梳理采购中出现的问题及风险点，列出问题清单，进行专题的学习培训，提高各单位职工的廉洁风险意识。

3.提高招标采购人员的综合素质。招标采购活动是一项法律政策性、技术性、经济性极强的工作，采购人员应能够全面、准确理解和掌握国家和行政监督部门颁布的有关招标采购的法律法规、政策、标准规范，相关技术经济知识，以及民法通则、民事诉讼法、合同法、建筑法等相关法律法规知识，并有效运用到实际招标采购工作中。同时还应具备招标采购全过程所需要的编制招标公告、资格预审文件、招标文件的能力、组织投标资格审查、开标、评标等各个环节的工作能力以及处理各类异议、争议纠纷的实务操作能力，才能够适应招标采购岗位职责的要求。建议相关人员需具有法律、经济、审计、工程等专业背景，经过专业系统的培训和学习才能上岗，加强对工作人员的监督评价机制，强化其法律意识、责任意识和服务意识。

三、结束语

招标采购工作是风险性较大的一项工作，各高校要高度重视招标采购管理工作中出现的问题，建立健全采购工作管理体制机制，优化管理流程，防范廉政风险，为高校健康、可持续发展提供有力保障。