企业采购成本控制研究

张玉宝 中国航空工业集团公司雷华电子技术研究所

一、绪论

在企业中，采购成本主要涵盖在实施整个采购过程中所发生的所有费用。主要有采购业务前的调研、接待、物流、库存流转等以及确立供应商后合同签订的总价格。另外有些进口设施可能涉及一些代理费用、进出口费用等等。我们将这些涉及的支出作为企业采购的成本。

二、企业采购成本现状分析

（一）企业简介

A市某企业约有1500多人，致力于科研生产工作，研发出了多种型号的产品。基于此，企业的产品正常的研发生产需要大量的采购活动来支撑，包括物资类，后勤保障类，设备设施类等等。为此，企业内部成立的专门进行各类物资采购的部门—采购部。采购部人员负责企业各大研发型号的保障工作，满足内部科研生产的需求。采购的物资、设施需要按时验收入库，否则会影响科研生产的有序进行。

现阶段，企业采用的是ERP订单采购和互联网流程申请进行采购，完全通过网上进行申请审批，大金额的项目会通过会议或是会签进行。这样的申请方式会导致采购成本未得到及时控制。除此之外，在企业内部没有成形的供应商管理制度以及合格供应商管理库。例如每一次的采购活动都是通过网络、电话、传真完成，监控过程基本没有，缺乏公开的议价环节，导致企业的采购成本偏高。

（二）企业采购存在问题

1.缺乏整体成本概念

很多时候认为本次采购价格低就是对成本的控制了，就是开源节流降本增效了，但是每次购买物资的质量、交货期都有很大差异，价格低必然会带来质量次、服务差。所以我们需要关注的是高性价比的采购模式。不是片面的习惯做法，从整体上看待降低成本才是客观的。

2.内部管理不到位

企业总是觉得采购部门是高风险的，采购岗位容易引起贪腐行为，各类诱惑很多，所以企业的采购岗位大多数由一些关系户担任。例如聘请的采购上岗人员是某领导的亲属或朋友，这些人员所学专业基本不是对口的，缺乏专业理论作为支撑，未受过专门培训，他们很容易被供应商收买贿赂，利用职务之便谋取私利，这些人员有的人学习能力不足、不具备专业技能，采购效率、采购质量都很难保证。这种现象严重损害了企业的社会形象和社会影响。诸如此类情况在各个企业层出不穷，究其原因还是内部管理不到位造成的。还有企业的采购活动牵扯部门较多，内部的需求部门、技术部门、工艺部门、质量部门等都参与一个采购活动，大家从各个层面表达自己意见，给出不同的采购评审建议，最终导致的就是采购价格偏高、产品供货周期长。这样的做法不仅仅失去企业本身的信誉，也使得与供应商的合作变得困难。

3.供应商管理缺失

式中，Γ（·）为 gamma函数，α、β、ɑ0分别为形状、尺度和位置参数。它们与样本均值x、变差系数Cv和偏态系数Cs的关系为：

传统采购大多数只关注价格，谁价格低就选择谁，市场竞争的供应商又很多，采购部门就会经常的更换不同的供应商。然而频繁地变更供应商就会产生了供应商转换成本、管理成本、时间成本和供货质量，这些经常性的变更行为会让企业得不偿失。新的一个供应商也存在一定的风险。因为这种短期的供求合作关系，变成了简单的买卖关系，没有了质量保证，也没有了售后保证。类似于这样的供应商管理给企业带来不便的同时，更是无形中增加了采购成本。其次，企业出于对采购这一岗位人员工作的特殊性考虑，就会有轮岗制，轮岗的弊端就是不利于采购成本的降低。新的采购员，大都会选择新的合作对象，但是对于新的合作对象既缺乏稳定性也缺乏价格最优优势，势必造成采购成本的增加，给企业带来负担，降低企业的竞争力。

三、企业采购成本控制的对策

（一）企业采购成本控制技术

1.集中采购

集中采购通常理解为企业为达到采购规模，将类似的需求集中，品类集中或数量集中，由此可以达到与供应商议价的筹码，降低采购成本。集中采购是一个阳光化、专业化、流程信息化的过程，从而避免了人为因素导致的暗箱操作。集中采购的优势甚至要比公司招投标更加透明。掌握好集中采购的度，利用信息化的网络平台使得采购过程规范。通过集中采购平台会引发企业管理上的规范，以此达到管理集中、供应商集中的效果。这是最常用的一种采购技术。航发集团的集中批量采购就是一个成功的例子。

以前，航发集团下属的几十个制造企业都拥有自己的采购独立自主权，当然这样的独立自主采购权有一定的优势，例如采购具有灵活性，采购周期小，效率低，能够快速应对采购需求，但是灵活采购的弊端也很凸显，灵活采购分散了采购的能力，对总公司而言，增加了采购成本。

之后，航发集团认识到这一缺陷。航发集团制定应变策略，他们优化了采购管理制度和采购流程，从分散采购逐步走向了集中采购之路。总公司与下属公司使用一个共同的采购管理系统，各下属公司使用该系统将自己的订单信息汇总上报，总公司根据全公司的需求，派出专业采购团队与相应供应商谈判，签订顶层战略性质的框架协议，拿到最低价格。这一个改革的结果是惊人的：（1）发货及时率会提高；（2）交货期会缩短；（3）潜在顾客丢失率会降低；（4）采购成本大大降低。

2.库存成本有效控制

除了物料成本，采购成本中很大一部分都是来自存储成本，存储成本跟物料库存的数量、体积、属性相关。有效的降低库存成本，就要对库存的灵活运转。灵活运转库存可以从两个方向出发：处于备货考虑，还是采购明细不明确的原因，都会导致挤压，我们称之为存货。因此降低库存成本，就要及时处理存货，可以通过与供应商合作，例如及时和供应商反馈库存状况，供应商就可以灵活将这批库存处理。存货的保留增加成本，浪费资源，与供应商分担库存，就等于共同分担库存成本、运输成本和库存风险，这一方案可以说毫无坏处。这样长期配合，也有利于供应商对本企业的了解，对于供货数量大概有更深了解，不会再盲目供货，导致库存积压。

3.招标采购可以让企业获得更多的服务

招标采购是指采购方作为招标人，事先提出采购货物的技术要求，会有众多的投标人参加投标，然后由招投标代理机构按照规定的程序和标准从中选择最合适的投标人，确定其中标，再有招标人与投标人签订货物的合同和协议的过程。招标采购依据《招标投标法》遵循公开、公平、公正的原则。首先招标人通过编写招标文件，做出符合投标的标书，这一过程也有利于企业对自身成本、资质的评估。其次企业参加投标，各个企业都互不了解，也体现招投标的公平公正，最后在大家互不知彼此的情况下，企业综合对比参加竞标的投标人，从而选择对于自己最有利的供应商，企业利益达到最大化。招标采购的公正减少了贪污腐败的机会。企业既可以获得优质的服务，也能在比价的情况下，降低采购成本，因此招标采购成为采购的主流。但是招标采购也有弊端，首先周期很长，其次需要请专家评标，出现问题也有可能流标，无形中也增加时间成本。

4.善于利用采购谈判技巧

谈判在商务合作中显得至关重要，它可以帮助企业在采购过程中获得最大的利益。谈判是双方博弈的过程，在这过程中，双方不断沟通，以达到一个双方都满意的成交价格。谈判也是一种心理战术，作为买方有效的谈判，就是为企业带来利益的过程。作为卖方，希望能够通过销售产品获得利润，很乐意的接受谈判。因此在谈判过程双方是很主动的，这就有利于促成合作共赢的局面，也是说能够有效降低采购成本。

（二）企业采购成本控制策略

1.降低评价、选择、使用和管理供应商的成本

采购活动是采购人员和供应商相互配合完成的，企业都愿意和一个有高质量产品，优良的售后服务的供应商合作，优秀的供应商可以降低企业采购的前期了解工作，好的售后服务也解决了企业的后顾之忧，反之，企业不仅得不到好的产品和服务，也降低了企业的工作效率，不利于企业形象的树立。供应商的选择对企业而言至关重要，企业选择供应商，需要一个评价供应商的标准和深入的调查。总而言之，要对供应商进行书面调查和实地调查。在采购之前需要全方面了解合作的供应商，对于信誉差社会影响差的供应商可以采取直接不予报价、不予谈判的机会。

2.善于运用采购的原则5R原则

采购订单上的每一个信息都是需要控制的，比如产品名称、产品规格、采购数量、采购价格，这些会直接影响采购成本。首先付款，付款可以采用预付、进度款定金的方式，预付是给合作成果的一个保障，进度款是提高合作效率的催化剂，定金就是采购产品有良好售后服务的保障。其次交货，交货的速度和方式也影响着采购成本。最后技术、运输也至关重要。例如由采购不当引起的交货不及时、缺货、货物损失，无形中就增加了采购的成本。为了达到采购成本合理化和最少化的目标，采购人员要遵循采购最基本的原则—5R原则，适质、适量、适价、适时与适地。对于这5R原则的灵活运用与掌握可以有效的帮助企业降低采购成本。

3.建设一个良好的采购体系

一个良好采购体系的形成，就会构建采购的良性循环。传统的采购流程烦琐复杂，反而增加了各种机会成本。因此，首先我们需要从各方面改善烦琐的工作内容，简化审批流程，提高工作效率；其次采购的领导人员素质和专业性也很重要，对采购主管的责任性与积极性的上岗培训，让采购人员充分认识到采购的重要性和严肃性；再来企业需要完善和优化采购管理规章制度，对于乱操作瞎采购的人员给予处罚；最后企业需要加强过程监控，加强合同执行力度，同时建立详实的供应商档案，让后期采购工作顺利有序的进行。鼓励采购人员勇于在工作中不断探索采购技巧，利用采购技巧在降低采购成本的同时，提高企业的利润和市场竞争力。

通过对企业采购成本控制的研究，作者认为做好采购成本控制，需要从两个方面入手。对于采购来说，需要增强成本意识，认真分析影响采购成本的各个因素，再根据经验和知识设计出适合自己的一套采购成本控制方案。对于采购的成本进行比对记录分析，总结每一次的优缺点，争取利用收获不断提高采购能力。当然成本控制的工作也离不开供应商，供应商管理是采购活动一个重要环节，建立长期合作的供应商关系能够获得稳定的产品质量和优质的售后服务。总之，企业采购成本的控制既离不开采购也离不开供应商，从这两方面入手，降低企业采购成本，实现企业的利益最大化。