科技档案数字化技术在电力系统中的应用

厉彦霞 华能莱芜发电有限公司

信息技术的发展彻底改变了电力系统纸质档案的建设。传统的文件模式已经逐渐被淘汰。数字文件的构建和发展促进了技术文献的产生。科技档案的主要特点是信息的数字化。电力系统中的每一个信息数据，不仅可以以文件中的文本形式表示，而且可以生成每一个图像文件，为了有效地储存电力系统中的每一个信息内容，它还可以包含大量数据。同时，科技档案的存储空间较大，摆脱了传统纸质文件空间的影响，文件存储更加简单。它可以依法区分不同类型的数据存储和管理，减少对人力和物力资源的投资，对电气系统档案的管理及建设带来很多的优势。

一、科技档案数字化对于电力系统的意义

应用数字化科技档案技术不仅可以改变档案创建模式，而且档案的管理模式将有根本性的变化。数字化科技档案技术的最重要特点是分开不同纸面档案的存储方式，使计算机成为档案的主要归档方式。以往档案归档方法主要是纸质文件和实物归档。这种建立档案的方式对电力系统档案管理有许多限制。目前，电力系统档案管理中，管理人员根据各类数据信息，将文件分类后存储录入在计算机上，然后对相关文件进行推送或者挂接。依分类储存不同的档案类型，如需要使用档案，可以给档案员提出申请，能实现在线的快速借阅利用。此外，根据不同部门的对文件利用的不同需要，可以使用软件重新分类档案，以满足部门的需要。这些应用于管理中，可以减少档案管理的烦琐内容，简化档案管理人员工作使其提高工作效率。提高档案管理人员的能力，研究如何改进档案管理、优化档案分类、改进档案能力的发展、改进对其他部门的服务以及确保有效的档案管理。

二、数字化档案的功能模块设计

1.模块的设计。使用数字档案技术管理档案时，管理系统通常包含信息收集、档案管理、综合利用、统计日志、档案配置和系统配置等模块。根据企业和部门对档案的需求电力系统可以满足，研究开发电力企业收集、整理、检索利用等档案管理模式。通过建立强大的档案管理系统提高档案管理效率，及时有效地提供利用，更好地为企业的生产经营服务。例如，可以使用类型检索方法，使用不同的类型来查询文件，或者使用文件名检索方法来搜索文件。在收集档案时，档案管理者可以根据的要求收集数据信息，对档案进行初步的分类、整理，之后，通过系统移交至档案管理人员，通过档案内容归档不同来改进档案管理水平。

2.不同模块的应用。在档案管理系统的模块中，要充分考虑文件的形成规律、问题、时间等要素，对文件进行收集，并进行准确的分类。整理结束归档至档案管理模块，可以对档案进行借阅利用、统计等管理。在档案借阅管理中，可以建立专门的档案借阅档案，记录借阅时间、借阅人员与归还时间等信息，使档案记录准确。对于电力系统工作人员来说，利用档案的主要方式是检索档案。因此，必须保证档案具有合理的检索功能，提高档案检索效率。保证电力企业任何电力生产、科学技术研究、建设项目、设备档案都能在短时间内快速地被查询，要根据查询者输入的信息准确查找相关档案。除此之外，档案的统计、鉴定销毁、库房管理模块的应用，辅助档案人员更好地提高了档案管理能力。

三、科技档案数字化技术在电力系统中的应用

1.管理电力系统各部门的档案。数字科技档案技术可以超越传统电力系统档案的界限，广泛应用于电力系统的各个部门。通过数字科技档案的建立，可以利用互联网技术传输和共享档案，并改善各部门之间的合作和信息交流。此外，科技档案数字化有助于为整个电力系统建立一个数据库，储存和整合其中的档案。局域网还使企业能够远程访问档案信息，从而增加了传统借阅档案的复杂性和局限性。传统的档案管理模型已经过时。数位化科技档案可让电力系统将传统档案以文本信息输入电脑，或将其扫描归档传入数据库中。这对有效管理电力系统档案至关重要。

2.网络技术档案管理模式。将科技档案引入电力系统档案管理，首先通过管理创新，然后通过提高信息交流和跨部门合作的效率。当需要相关文档时，搜索相对简单，通过关键字搜索相关信息。这大大提高了搜索速度和浏览率，并改善了电力系统中的档案管理。数字化科技档案还可以保护环境免受到影响，因为纸面文档容易受到环境破坏，并且可以通过数字化科技档案来避免。利用备份和LAN 技术，归档可以无限期保留，从而提高了档案信息的完整性。

四、科技档案数字化的有效措施

1.数字技术档案资源是通过多种方式实现的。在新形势下，电子技术文件逐渐从传统的纸质载体形式转向电子存档，利用网络实现快速、远程的信息传输和共享，创建科学存档数据库，并使各部门能够对档案数据按权限远程访远程访问，加快浏览速度，实现高效的档案资源信息共享和使用。对于传统的多媒体文件，可以通过输入和扫描文本并将其存储在已建立的科技档案数据库来处理信息。构建数字科技档案系统需要对档案管理有全面的了解，根据企业的实际增长需求对系统构建进行统一的规划，并积极协调各部门的工作，以便最大限度地利用人力和财力资源。

2.利用网络技术的优势进行网络科技档案管理。网络技术现在广泛应用于工作和人们生活，电力科技档案管理实现了网络管理和档案信息的最佳利用。电力科技档案的网络管理应包括远程连接、信息共享、信息传输和电子邮件、从内部互联网快速检索所需信息，以及利用网络信息查询档案数据库信息。利用互联网从各级电力供应商或相关企业读取信息，存储大量信息，满足各部门的实际需求。

为此，科技档案数字化技术的应用改变了电力系统档案的总体结构和管理，加快了传统档案的现代化，使电力系统档案适应了企业的最新发展。同时，科技档案数字化提高了科技档案的利用、服务水平和管理效率，确保了资源的高效共享，为电力企业提供了更好的服务。