人事档案管理信息化趋势

徐鑫 新疆塔里木河流域管理局组织人事处

随着社会的不断发展，传统形式下的档案管理已经无法满足现阶段的发展要求，人事档案管理信息化发展成为其必然的趋势。在推动人事档案信息化管理的过程中应当充分意识到其重要性，并且分配专业素质相对较高的管理人员，实现软硬件设备的及时更新从而保障管理工作的顺利开展。

一、现阶段人事档案管理信息化中存在的相关问题

（一）管理人员专业素质相对较低

现阶段大多数单位未能够充分认识到人事档案管理工作的重要性，因此在开展人事档案管理工作的过程中分配的资源相对较少，未能够实现专业人力资源的有效管理。通常情况下档案管理工作的相关人员一般是以兼职的身份进行人事的档案管理，从而严重制约了人事档案管理工作的有效发展。在信息化高速发展以及广泛应用的环境下，在进行人事档案管理活动中应当分配充分的人力资源以及物力资源从而保障管理工作的顺利开展。

（二）管理制度不健全

数据与信息属于人事档案信息化管理中极为重要的内容，是人事档案信息化管理的主体。健全完善的管理制度对于数据的完整性与信息的准确性具有良好的保障作用，然而现阶段人事档案信息化管理方面缺乏有效的管理制度规范，同时由于相关工作人员在专业方面的缺陷以及主观思想方面重视程度不足，从而造成类在相关信息数据的收集过程中信息数据全面性以及完整性受到了一定程度的影响。该些因素的存在严重制约了档案信息化管理的发展。

（三）缺乏技术设备

人事档案管理实现信息化其中信息化设备属于其中较为重要的设备，并且在管理的过程中信息技术设备的配置以及配置相关参数对于档案信息化的发展具有直接性的影响。同时还会使得人事档案管理工作效率方面也受到一定程度的影响。人事档案信息化管理过程中对于信息安全方面的要求相对较高，若未能够建立起良好的安全保护措施将会使得档案信息面临着被非法盗取以及篡改等方面风险，从而造成一定的损失。当前大部分单位的领导层在主观意识上认为传统的档案管理措施便能够满足现阶段的工作需求，没有必要进行信息化的改变，所以未对档案管理方面投入相应的足够的资源，从而造成了信息化设备以及相关软件配置无法满足实际工作需求，此种情况下对于信息化管理中信息方面的有效存储以及信息的保密程度受到一定程度的限制。

二、完善人事档案信息化管理有效措施

（一）强化人事档案管理中信息化发展意识

在人事档案管理工作中首先需要强化信息化发展意识，需要充分地认识到信息化建设对人事管理工作的重要性，通过信息化建设来实现企业内部人事档案管理工作的规范化、现代化和科学化的发展，并通过合理利用这一手段提高人事档案管理工作的效能。同时管理者也需要意识到信息化技术在人事管理工作中存在的问题，通过解决信息化管理中的制度建设、平台建设、服务建设等一些问题，提高人事管理工作的效率和质量，进而强化人事档案管理工作中信息资源的利用。

（二）在人事档案管理中加强队伍建设

在人事档案管理中还需要加强管理队伍的建设，通过增加人事档案管理工作中信息化技术人才的数量和质量，提高人事档案管理工作效率。现阶段在我国人事档案管理工作中，档案管理工作人员所面临的工作任务日益繁重和复杂，这不仅对档案管理工作人员的个人素质带来了更高的挑战，同时也对各级人事档案管理部门的人才聘用制度提出了更高的要求。因此在各级人事档案管理部门需要提高人事档案管理工作人才的聘用门槛，在聘用相关人事档案管理人员时，首先应当考察档案管理工作人员的个人资质，对不符合人事档案管理工作条件的人员坚决禁止录用；还需加大对人事档案管理工作人员的培训力度，使人事档案工作人员在工作和生活中长年保持终身学习的良好学习状态，可以在工作中熟练掌握专业性的档案管理信息技术，履行自身在人事档案管理工作中的职责；强化企业内部人事档案管理工作人员的服务意识。随着当前人事档案信息开放程度的逐渐加深，人事档案资源的利用者由职能部门逐渐向全体社会公民扩散，因此人事档案管理工作人员需要强化自身的服务意识，提升服务质量，进而为社会群众提供更加细心、周到和贴心的服务。

（三）在人事档案管理中打造良好发展环境

人事档案管理工作中还需要为信息化技术的发展营造出良好的环境，首先，企业需要加强内部的软件环境建设，这便需要企业在发展过程中建立完善的管理制度、管理机制和管理文化。政府应当在人事档案管理信息化建设中起主导作用，加强人事档案管理制度的完善，通过填补当前人事档案管理工作中存在的法律漏洞和空白，对人事档案管理工作中的流程、环节等作出科学细致的规范，加强人事档案管理工作中的信息化法律法规宣传工作，确保全体公民可以自觉维护档案工作的法治管理。

三、结束语

人事档案主要是由认识管理活动中产生的，主要作用在于人的经历还有工作能力等方面信息的记录，并且其中还涉及了关于个人资料还有学历方面的有效正面材料。并且档案属于信息的重要载体，属于较为关键的信息源，处理好档案管理工作对于资源利用具有较为重要的作用。随着信息化技术的不断深化发展，档案信息化程度也在逐渐地加深，从而使得人事档案管理工作效率得到了有效地提升。