提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究

董锴 河北省药品职业化检查员总队

档案是一个人学历，经历等的证明，是至关重要的。随着事业单位的改革，单位内部和外部环境都发生了相应的变化，而档案管理也随之出现了多样化的改变。将档案管理进行信息化管理是必然的趋势，其对提高档案管理的质量和效率具有重要的意义。

一、构建信息化档案的迫切性

以往的事业单位管理档案都是采用的纸质资料的方式，在查找上较为麻烦。通过档案信息化以后，将资料数字化，通过计算机进行管理，不仅提高了效率，降低了差错率，在需要查找时，也能快速找出。拓展了档案管理的信息类型及提高了获取的能力。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案人员的信息化水平低

由于以往的档案管理都是通过纸质的方式，很多档案管理人员对电脑相关的技术并不了解，且缺乏相关的培训，使得档案人员的信息化水平较低，且整体的人员组成老化，接受新鲜事物的速度较慢，甚至持有消极或者抵触情绪，不利于档案信息化工作进程的开展。

（二）工作制度不完善

以往在档案数量较少时，传统的档案模式还能正常运行，但是随着档案的不断增加，传统档案管理模式的弊端越来越明显，已经不能完全满足发展的需要，管理的漏洞也不断的出现。当相关部门已经意识到问题所在，并引入信息化进行调整时，有关的条例制度并没有及时进行变更，在一定程度上限制了信息化技术的发展，使其过于形式化。

（三）档案信息作用不明显

档案资料的作用包括有信息的存档，后期的查找以及为决策提供参考依据。但是，由于很多档案需要进行保密处理，不能进行信息化，所以档案信息化使用频率少。

三、提升事业单位档案信息化建设的方法

（一）建设管理规范

因事业单位的特殊性，会不可避免的涉及相关的法律法规和条例。因此，档案的管理必须是建立在满足法律条例要求的基础上并落实相关准则。为了确保管理过程的规范化，需要对管理人员及管理的方式进行规范。同时，相关部门要做好监督，根据管理的流程制定相关的措施，确保责任明确，细化到每个岗位，提高人员的责任感和参与度。最后，还有根据档案信息的性质和特点进行体系建设，按照类别将档案进行归类，这也便于后期档案的查找和取出。

（二）加强培训

目前，各事业单位档案管理人员的能力参差不齐，需要根据员工的实际情况和档案管理的需要来开展各种不同的培训，并让员工积极参加。以往的管理档案的人员大多由于没有与时俱进学习新的知识，跟不上时代发展的脚步，很多人不会使用电脑或者电脑水平停留在初级阶段，而大部分的档案管理都需要人工操作进行数据导入，对数据的统计分析能力是必不可少的。因此，在内容的培训上，要抓住重难点，加入计算机使用的培训，目的在于让员工能够便捷式的工作，能够满足工作需要。

（三）树立档案管理的现代化发展意识

各行各业要持续发展都要具有发展的眼光，事业单位的档案管理也一样。事业单位应当采取相关的措施，加强档案管理人员思想上的进步，使得管理人员能够具备发展的思想意识，不断提升自我，积极进取。

（四）完善档案管理基础设施

档案管理不仅需要管理方式，管理人员的改进，还要基础设施等硬件条件的优化，才能使效益最大化。要提升信息化水平，必不可少的就是办公设备，事业单位应当要增加对设备的资金投入。事业单位要在计算机的基础上，对档案信息进行有效的整理和分析，归档。且其自带的检索功能更是简单高效的能查找到对应的档案信息。事业单位应当逐步由纸质向电子化档案迈进，确保信息的完整性。

（五）强化档案信息数据的安全性

与传统的档案管理相比，电子化档案虽然在速度和效率上有很大的优势，但是其对电脑的依赖性也很强。在档案管理中，要确保对资料的保护，避免因为设备出现的故障导致资料的损毁和不可修复性。同时，也要尽量避免这种情况的出现，做好对设备运行情况的监测和调试。

（六）构建专业化的网站

档案管理工作在信息化进程中，会涉及信息化系统和专业化的网站。为了提高档案管理宗座智能化，从档案的扫描上传到下载都将实现一体化服务。而专业化的网站可以及时为用户提供相关的信息和资料，极大提高工作效率，使工作质量得到保障。

四、结束语

事业单位的档案管理工作要随着时代的变化做出响应。通过加入信息化元素，可以使档案工作变得更加的便捷，能直面事业单位改革中所面临的挑战。通过优化档案管理体系，提高工作质量，能让资源得到合理的应用，为决策的做出提供依据。