关于大数据背景下工程咨询档案信息化建设的思考

于晓艺 青岛市工程咨询院

对于企业进行建设数字档案馆网体系这是一项非常繁杂的工作，并不是一个简单的系统工程，一定要从多方面进行建设，同时，还要加强人才队伍的建设，不断引进优秀的专业人才。构建企业集团数字档案馆网体系需要一个统一的标准，这样建立起来的体系才是符合企业自身发展要求的体系。建设企业集团数字档案馆网体系并不是一蹴而就的，这是一个漫长持久的过程，在企业发展的不同阶段需要对体系进行不断的更新和完善，让建立起来的体系能够更好的服务于企业，为企业的发展助力。

一、当前工程咨询档案管理中存在的突出问题

（一）档案管理水平较低

很多企业在进行档案管理人员招聘的时候并没有太多的专业性要求，这就使得档案管理人员专业程度普遍不高，而且这些人员基本上没有接受过专业的档案管理相关的技能训练和学习，对于档案管理相关的知识了解的甚少，业务能力也不强，甚至根本无业务能力而言。档案管理人员专业素质低，这就在很大程度上阻降低了档案管理水平，让档案案信息化的发展受到不利影响。

（二）档案监管机制不健全

目前，对档案集中、统一管理工作相关政府部门并没有重视起来，这就使得这项工作做得不够到位。有些地方档案信息资源并没有进行统一管理而是采用的分散管理，这就会造成信息共享出现断层。目前，很多城镇虽然已经有相应的档案信息化监管机制，但是这些机制并不是很完善，相关的工作人员工作积极性不高，专业性不强，档案信息共享很难实现。

（三）档案管理工作的信息化应用能力薄弱

工程咨询档案资料数量多，数据量大，现有的管理方式存在一定的短板，导致工程咨询档案在管理过程中存在问题，影响了管理工作的推进。

另一方面，社会发展对工程档案管理工作提出了更高的要求，并且不断呈现新的发展特点，与此同时，一些档案管理工作人员信息化操作水平不高，这在很大程度上影响了档案管理工作的效率。

二、大数据背景下工程咨询档案信息化建设的目标

（一）提升档案管理效率

采取信息化建设能够赋予工程咨询档案管理以新的手段，在实施过程中采用大数据的手段和网络技术可以实现档案管理效率的提升，为档案管理工作的推进和档案管理目标的实现提供有力支持。

考虑到工程咨询档案管理的难度和管理的目标，在管理过程中需要围绕工程咨询档案管理的实际特点做好管理工作的推进，保证工程咨询档案在管理中能够在管理的效率、管理的有效性和管理的全面性达标，为工程咨询档案信息化管理工作奠定良好的基础，保证工程咨询档案信息化建设在推进中达到预期目标[1]。所以，做好工程咨询档案信息化建设工作对提高工程咨询档案管理的有效性和管理效率具有重要的影响。

（二）实现科学化管理

科学化管理是工程咨询档案管理过程中的重要发展目标，大数据技术则是实现科学化管理重要的支撑手段，对工程咨询档案的管理工作具有极其重要的影响。

按照档案管理的具体情况合理应用大数据技术，让大数据技术推动档案管理转型升级，既提升档案管理的效率，同时也提升档案管理的科学性，推动档案管理工作的有序进行，达到科学化管理的目标。

（三）实现档案管理技术升级

围绕档案管理工作的目标和特点以及档案管理工作的实际难度，现阶段档案管理工作在落实中需要按照档案管理的实施要求和档案管理的具体情况做好技术手段的应用。大数据技术的应用既反映出档案管理工作的要点及特征，同时也反映出档案管理工作对新技术的需求。以此为基础做好档案管理工作，并将大数据作为重要的支撑技术体系，对解决档案管理工作问题和推动档案管理工作的有序进行具有极其重要的影响[2]。

三、大数据背景工程咨询档案信息化建设的具体措施

（一）建设档案大数据平台

在大数据时代下，以档案大数字平台为载体，不断对档案大数据资源进行建设，这是以后的发展方向。

利用大数据平台，可以在这上面实现档案资料的收集、整理、存储、重要度标记以及调用等功能，将大数据平台作为工程咨询档案信息化管理的重要载体，解决档案管理问题，保证档案管理在实施过程中达到管理要求，满足管理实际。

在数据平台建立中既要做好功能模块的设计，同时也要做好基本功能的设置，使系统在基本功能方面满足功能要求，解决系统的设计问题，保证系统在使用过程中具备良好的使用性能，提高系统的便利性[3]。

建设档案大数据平台应遵循两个基本原则：

其一，“存量数字化”原则。

其二，“增量电子化”的原则。

具体来说，构建档案大数据平台需要从以下4 个方面入手展开：

1）整合多维多源的内外部知识资源，构建知识仓库

根据咨询院的业务体系和组织结构体系梳理完备的知识体系框架，在此基础上整合院内外部开放接口的Word、Excel、PDF、PPT、图片、CAD 图纸、音视频文件和福莱、广联达工程文件等的知识资源构建全媒体知识仓库，从而沉淀知识资产。

2）盘活分散零乱的知识资源，提供一站式知识获取

解决咨询院知识获取困难问题，将整合的各类知识资源提供统一查询入口，提供强大的知识智能检索功能，一站式查询、阅读和下载需要的知识资源，为业务开展和项目研究节省时间。

3）知识管理和知识服务融入工作、研究、学习全过程

以工程师的设计研发工作为主线将知识管理、知识服务深入研究、学习和工作过程中去，为工程师带来便利，促进各类知识的场景化应用和知识管理平台的可持续性。

4）实现知识的自动标签，全文处理，智能推送和批量入库；实现知识的自动索引和相似性关联分析等，挖掘咨询院知识脉络，深化知识服务，促进业务创新。

（二）利用大数据技术支持档案智能检索与运用

档案数据信息是各种各样的，不同的信息会有不同的作用，在海量的档案数字资源中，如果我们想要从中找寻对自己有用的信息其难度也是比较大的。因此，面对海量的资源信息，我们该如何在最短的时间内找到对自己有用的信息，然后用人们比较容易接受的方式传递出去，这一问题的探究具有非常重要的意义。如果把大数据技术引入到档案智能检索中，那么就会给档案信息的利用带来非常大的便利，让用户可以在最短的时间内找到自己想要的信息，同时也提高了档案公共服务能力。

（三）打通档案大数据平台与企业其他管理系统之间的数据通道

利用大数据技术构建完善的档案管理系统，不仅要做好档案系统的建设和功能的设定，同时还要将档案管理系统与企业其他管理系统相连接，发挥大数据技术的优势，实现系统间数据的互通，解决数据通讯问题，使各系统之间按照数据交流的要求和数据的重要性要求做好数据的使用，使档案管理系统发挥有效的数据收集和管理功能，为档案管理工作的推进和落实奠定良好的基础，保证档案管理工作在实施中，能够在管理的全面性和有效性方面达标。基于工程咨询档案管理的实际要求和特点，在管理过程中档案管理系统与其他管理系统的应根据档案管理的特征和档案资料的实际需求做好管理，并在系统的连接方面建立统一的接口形式，保证系统在连接形式方面能够解决连接问题，实现数据的高速传输，避免数据在传输中因采取的方式方法存在问题，或系统本身存在短板影响系统功能的发挥。

（四）培养档案管理员的大数据应用技能

通过对大数据管理系统的分析，在工程咨询档案管理中采取大数据技术已经成为重要的发展趋势。为了适应这一要求，档案管理员应当对大数据技术有全面深入的了解，并且在实际操作中掌握大数据操作方法，提高操作技巧，保证大数据技术在应用效果方面达标。

四、结论

通过对工程咨询档案管理工作的了解，在档案管理过程中采取正确的管理方法，并积极应用大数据管理技术，对提高工程咨询档案管理的效率和满足档案管理要求具有重要影响。围绕工程咨询档案管理工作的实际特点，在管理中既要突出管理目标，同时也要解决管理问题，实现管理手段的升级。因此，做好大数据手段的应用并积极推动大数据技术的有效落实，对工程咨询档案管理工作的开展和档案管理工作的落实具有重要意义，在具体实施中应根据档案管理的特征和工程档案等管理要求做好大数据技术的应用。根据工程咨询档案管理的要求做好大数据技术的应用，保证大数据系统在构建中取得积极效果，为工程咨询档案管理工作的落地实施提供支持，解决工程咨询档案管理中存在的问题。