烟草商业企业财务共享模式下业财融合探究

余玉娟 浙江省衢州市烟草公司龙游分公司

一、引言

财务共享服务模式的起步时间可以追溯到20世纪。它崛起后，有了发展的势头。财务共享服务模式主要以财务共享中心为载体，就财务共享中心而言，旨在通过集约化运作整合集团总部及下属公司的财务资源，将重复性高、规范性强、嵌入价值低的会计工作带入中心进行大规模处理。财务共享中心标准化流程有利于为管理决策者提供高质量的财务决策数据。同时，对财务部门人力资源进行重组，制定适应性、规范性、统一性的管理制度，可以提高集团整体财务控制能力，在一定程度上降低企业财务风险，增强企业竞争力。随着企业规模的扩大，业务与财务分离的办公模式的弊端逐渐暴露出来。业财融合是企业为提高经济效益而探索的财务转型方向。本文从实践的角度，为解决烟草商业企业在业务拓展阶段遇到的实际矛盾提供了思路。在业务拓展期，传统的金字塔型行政管理模式和产业财务分散化的财务运作模式已不能适应集团的发展形势。烟草商业企业的现实矛盾是企业成长期的一个典型瓶颈问题，解决这一矛盾的重要途径是财务共享改革。在深入分析烟草商业企业矛盾的基础上，提出了以集团“大共享”实现业财“大融合”的企业改革战略，并制定了各环节的运营策略，包括：根据财务共享服务平台的数据需求，制定先进的数据采集和预处理策略；根据流程再造理论，梳理了业财融合的流程再造策略；培养财务人员财务共享下业财融合观念，并进一步提高财务共享中心的运营水平以促进业财 融合。

二、烟草商业企业财务共享下业财融合现状

烟草商业企业的区域分布相对分散。财务共享服务中心将分散的会计业务统一到中心处理，利用移动互联网手段协助省公司财务部门进行管理会计。财务共享中心首先考虑将批量大、同质性强、可处理性强的基础会计业务纳入中心处理。在构建财务共享中心的过程中，不同类型的企业有不同的共享优先级，因此也需要根据企业的实际业务特点和需求进行业务选择。在烟草商业企业中，烟叶经营和卷烟销售是核心业务，对应的会计业务是应付、成本和应收，预算管理在成本管理中起着制约和控制作用。预算管理使企业各项活动的实施结果与目标进行对比分析，有助于及时发现问题，及时采取措施控制成本。企业在经济和经营活动过程中会产生大量的会计数据。有效收集和存储这些数据，形成会计档案。会计档案管理的重要性是毋庸置疑的。目前，烟草商业企业各基层单位都有大量的会计档案，面临着资源少、消耗高、管理难的问题。综上所述，从烟草商业企业的财务业务需求出发，考虑整合费用报销管理、应收账款管理、资金结算等财务核算功能，以及预算管理等管理核算功能，将资产管理和成本管理纳入财务共享服务中心。

由于烟草商业企业，其财务管理模式相对集中，行业相对单一，以烟草行业为主，因此选择集中模式建设财务共享服务中心。省公司是烟草商业企业的主要管理机构。

省公司财务部负责财务共享中心，负责烟草商业企业的财务共享服务。市、县分行财务部属于属地财务部，主要面向业务前端，是各类业务的数据采集和财务管理支持机构。省公司财务部分管财务共享中心和地方财务部门，使公司在执行相关政策、协调管理和工作部署方面具有明显优势，有利于各项政策制度的落实和共享服务中心的日常运营。

三、烟草商业企业财务共享模式下实施业财融合的问题

（一）缺乏对业财融合理念的深入理解

一方面，财务共享服务中心的大部分员工来自公司内部部署，无论是财务共享还是商业财务，受原有财务理念和工作习惯的约束，仍然注重会计计量和记录，缺乏与前端业务部门的有效沟通，只停留在业务信息输出和流程监管的表面上，忽视财务积极服务业务、解决问题的内在需求，这限制了财务为企业创造的价值。另一方面，财务人员对企业业财融合的理解和重视程度低。由于缺乏财务知识，无法及时纠正业务数据收集过程中的偏差，从根本上了解财务人员的真实需求。

（二）部分重要业务财务流程需进一步完善

由于烟草商业企业财务共享中心的报销流程中缺乏统一的结算管理，没办法进行报销支付和计算的监控和管理，因此报销状态存在信息不对称情况。财务共享只需在图像管理系统中用相应原始发票的扫描图像检查提交的合同订单、仓单等，对企业采购的用处不太大，而业务财务在协助财务人员完成业务订单提交、推动采购流程下一阶段的作用更大。但是烟草商业企业在采购中没有给予财务人员对采购业务的参与权力，且采购支付流程没有联合供应商进行统一管理，财务人员获取不了相关业务的信息，容易产生信息披露的风险。

销售流程通常与采购流程一致。一方面，财务共享系统模块建设不完善，无法支持流程中更多的销售业务与财务的集成需求，如销售预算管理、成本控制等，当前销售流程的特定设置缺少允许业务财务和财务共享干预或影响销售业务发生的链接。对于业财融合，目前的销售采集过程仍处于中低端发展模式。

（三）共享中心运营能力不足以支撑业财深度融合

烟草商业企业财务共享中心的建立时间尚短。一些信息系统要么正处于转型和整合期，要么正处于计划研发阶段周期，系统之间的接口不稳定，需要不断测试和更新。

烟草商业企业财务共享建设采用逐项扩张模式。目前，费用报销、应收销售、应付采购三大业务核算任务已成功纳入财务共享。但在完整性方面，烟草商业企业对目前的财务共享形式并不满意，仍在加紧做好资金统一结算，税收集中管理等其他会计工作的准备。目前基金管理过于分散的状况往往导致不规范现象。例如，实际费用报销与分支机构报销业务申请同时进行，甚至财务分摊审批未通过，分支机构已完成实际报销支付，这增加了业财融合的沟通成本。此外，电子文件和商务旅行平台等财务共享模块对于行业财务整合非常重要。

四、完善烟草商业企业财务共享模式下业财融合的对策

（一）培养员工业财融合的观念

员工业财融合业财融合观念的培养是业财融合顺利发展的思想基础。烟草商业企业不仅要在日常工作会议上向员工灌输业财融合的理念，还要关注工作环境中业财融合的企业文化氛围，开展内部培训、经验分享会、远程教学或课件共享等多种形式的业财一体化教学培训。在工作内容上，适当增加企业财务参与企业业务活动或重大项目的机会，尽可能开展财务解决方案或前期预算等财务增值工作，将工作场所从办公室移至业务前沿，体验企业财务一体化的具体实施方法以及实践给企业和财务带来的实际效益。烟草商业企业可以在系统范围内对不符合共享信息系统要求的业务和财务权限进行调整和匹配，适当增加财务人员对经营行为的干预权限。例如，在采购业务中，财务人员应有权查询库存数量和销售预测，这对判断采购行为是否合理起着关键作用。财务人员还能对财务业务进行全方位的监控，以便发现采购过程中不合理的部分，比如超出预算、数据不统一和付款方式的变化等，可以及时的终止，提交正式不合理的采购报告后，可以经领导层批准后，正式终止采购过程，使财务人员的监督管理真正影响业务运行轨道，促进财务共享下业财融合渠道的不断开辟。

（二）优化流程中的业财融合管理

对于具体流程中存在的问题，请参考以下建议：

（1）费用报销流程

可以将现有信息系统中建立资金管理系统与银企直联，将合作银行的所有相关账户与当地子公司的网上银行支付系统关联。在费用报销流程中，业务报销申请可以自动生成相关的付款信息。

（2）采购应付流程

财务人员可以查询共享数据库中的库存状态和供应商档案，确定发起请购单后，可以将合同、采购订单等详细信息填写并同步到共享数据中，首先由业务财务查看，企业财务部门应全面考虑采购订单需求、库存、业务需求、市场效益等信息，提出对当前 采购业务的审批意见，加强分析和预警提示；然后业务部及相关负责人根据审批意见进行批示。其中的优点是财务可以 在自身权限内停止异常订单，实现财务一体化的精细化、优化化管理，同时，应适当考虑在此过程中与供应商建立移交接口，实现采购信息的实时共享，满足功用上对采购货流和钱款进度等动态信息的自助查询。

卷烟采购业务主要是烟草商业企业从烟草工业企业购买卷烟，以及与进出口公司购买外国卷烟。主要供应商为烟草工业企业。买方和卖方在中国烟草商业物流电子商务系统中签订采购合同，卖方根据采购合同发货。卷烟物流部收到货物后，与卖方进行现场验收，验证系统中的数据，生成卷烟验收入库数据，然后通过数据中心将卷烟入库数据推送到智能财务共享平台，平台根据标准会计规则自动生成入库凭证、卷烟入库受理单和发票。然后进行付款申请，自动上传附件生成付款审批单，审批流程完成后付款。系统反馈付款状态，自动生成会计凭证，进入档案管理流程。

（3）销售应收流程

卷烟销售业务主要是向卷烟零售客户销售卷烟的业务，主要客户是卷烟零售商。卷烟零售商在卷烟订购系统中提交需求订单。省卷烟营销系统收到需求订单后，根据卷烟订购规则对订单进行审核确认，并通过数据中心将销售订单推送到智能财务共享平台，生成销售应收单和销售出库单。同时，卷烟零售商根据营销系统反馈的订单确认所需的订购资金。资金支付有两种方式，第一个是独立支付。卷烟零售商提交订单后，向银联发送支付指令，通过结算银行将订单资金直接划入公司卷烟结算账户；第二种付款方式是批量预扣。卷烟零售商将订单资金存入绑定到扣除系统的个人银行卡。结算日，销售系统向银联发送结算指令，统一扣划结算。结算成功后，结算银行汇总并将香烟款转入公司结算账户。资金结算的同时，数据推送到银企联盟云，银企联盟云将数据推送到智能财务共享平台生成收款记录。最后，财务共享服务中心将销售订单数据与银行账户实际收款金额进行核对，确认收款对账成功后生成凭证。

烟叶分配业务主要是烟草商业企业向行业内企业客户销售烟叶。客户主体是行业内的企业客户。烟叶调拨系统根据订单生成销售出库单，由数据中心推送到财务共享服务中心。应收会计部门审核销售出库单，生成销售应收单。平台根据销售应收单自动申请开票，生成应收会计凭证。烟叶到达买方后，卖方应会同买方进行现场验收，并在验收单上签字确认。卖方业务部门根据底部验收单在供应链系统中完成业务审批，推送到财务共享中心，扫描上传购销协议、复检回单、发票等附件，买家将资金汇入公司结算账户，银企联云将数据推送到智能财务共享平台生成财务收款记录。最后，财务共享服务中心将销售订单数据与银行账户实际收款金额进行核对，确认收款对账成功后生成凭证。

（三）完善财务共享中心的运营能力

根据目前烟草商业企业信息系统建设情况，以及业财融合对烟草商业企业带来的挑战，烟草商业企业信息系统整改思路仍以共享平台为主，增加资金管理系统，银企互联、商旅平台、电子文件系统、人力资源系统、税务集中管理系统等外围系统与财务共享平台无缝对接。

其中，随着移动设备的不断普及，仅在计算机上进行财务管理相关操作的形式已不能满足当前移动办公的需要。财务移动管理app的开发，一方面使财务人员和管理人员能够在上班、出差甚至休假的途中工作、审批和查看信息，减少因人员不值班导致财务流程审批时间过长而导致的费用报销延迟，提高工作效率和时间使用效率。另一方面，方便财务人员提交业务申请。例如，员工在提交出差申请时，可以通过移动终端直接提交申请，提高报销效率，降低后续提交申请带来的财务风险。烟草商业企业将资金管理系统与银企互联功能相结合，建立财务共享服务中心，引入银企互联系统，将支付权限统一到财务共享服务中心。通过企业内部财务系统，可与银行系统进行实时账户查询和快速支付，实现银企自动对账，确保信息一致性，资金结算简单高效，使管理人员能够更有效地监控资金的使用，并提高集团资金的控制水平，商务差旅平台主要为员工差旅和费用报销提供便利。通过与前端费用控制系统的集成，实现了员工的一站式报销管理，大大节省了单据处理和审核的工作量，电子档案由图像扫描系统支持，并与费控系统集成，可以更好地收集和存储过程中产生的电子凭证和数据，实现实物档案的电子化管理，烟草商业企业可以利用自身优势，构建集中的税收管理平台，整合到财务共享中心，实现税收信息化。

五、结论

财务共享服务模式作为一种先进的财务管理手段，已成为推动企业财务信息化发展的重要模式。中国各行业的许多大中型企业都成功地建立了财务共享服务中心。为了促进业财融合，烟草行业应根据自身行业特点，在总结理论研究的基础上，找出并解决财务共享模式下业财融合存在的问题。本文详细分析了烟草商业企业在财务共享发展阶段（介于成长阶段和成熟阶段之间）促进业财融合的现状，选择了组织、流程和制度，并发现财务共享模式下的业财融合概念缺乏深入理解，一些重要的业务财务流程需要进一步完善，财务共享中心的运营能力不足以支撑业财深度融合。为此，本文提出了培育业财融合理念、优化业财融合过程管理、提高财务共享中心运营能力等 建议。