事业单位档案管理效率提升的路径

刘涛 山东省调水工程运行维护中心滨州分中心 孔令焕 山东水总有限公司

一、提高事业单位档案管理水平的意义

随着社会经济的快速发展，事业单位在使用纸质化的档案管理中甚至会阻碍其他工作的开展。而信息化的普及应用，给档案工作单位带来了新的发展机遇。充分利用信息技术开展工作，运用大数据处理技术以及采用先进的大规模信息技术保存档案，能更有效地整合各方面资源，更清晰地展现出单位发展脉络，从而明确思路，做好长远规划，促进事业单位有序发展。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

（一）缺乏专业的档案管理工作人员

在目前实际工作开展过程中，社会中诸多的事业单位都仅仅只是将档案管理部门，当成一个边缘部门，因为缺乏对档案管理工作的针对性，这样也就直接会影响到档案管理工作人员的工作积极性，以及档案管理工作的效率与质量。科学结合当前事业单位档案管理工作的实际情况来看，尽管很多事业档案管理人员拥有较高的学历，但是其中大部分都不属于档案管理专业的人才。另外因为事业单位正处于发展转型的关键阶段，很多从事档案管理工作的人员，在自身的工作岗位当中没有明确档案管理的要点，所以都不愿长时期的从事档案管理工作，常常都会出现明确跳槽的情况。还需要注意的是，档案管理人员常常会存在变动问题，这样导致了档案管理工作的传承问题，并没有得到科学有效的解决，即便派遣人员来展开处理，但是仍然不能很好地解决存在的问题。

（二）制度不够完善

完善的制度能够确保工作更加顺利地开展，为各项工作行为提供标准参考，事业单位中的档案管理工作也需要完善的制度给予支持，才能够真正有效地提升工作质量和效率。而根据当前事业单位中档案管理工作的实际情况来看，在制度上还存在比较明显的不足，相关工作没有参考的标准和规范，造成员工在工作中无法规范自身的行为。这种在制度上的不足，不仅容易导致相关人员工作意识淡薄，无法更加有效地开展工作，提升工作质量，同时对于事业单位的发展，也产生了非常不好的影响。

（三）事业单位档案管理模式创新不足

当前，档案信息化建设已经成为时代发展趋势，但部分事业单位在档案信息化建设上还“畏首畏尾”，对事业单位档案管理模式创新认识不足，采用传统模式，导致事业单位档案管理模式难以满足档案信息化建设的需要。特别是一些规模较小、管理功能少、人员少的事业单位认为一旦对纸质档案进行数字化转换，就会带来相应的安全问题，部分档案管理人员认为纸质档案管理更符合当前事业单位档案管理的实际需要，对事业单位档案管理模式创新缺少积极性和主动性。一些单位没有按照上级要求，针对档案管理信息化建设进行人员培训。上述原因导致事业单位档案管理信息化建设推进缓慢，影响了事业单位档案管理效率提升。

（四）档案管理人员专业技术能力不强

档案管理人员技能不足是我国管理类岗位普遍存在的现状。除档案管理在较短时间内不能为所在的事业单位带来显著的服务外，档案管理水平的提高还需要较高的经济和人力资源成本。由于许多单位不愿向档案管理倾斜过多，因此对优秀人才的吸引力也大大降低。此外，档案管理需要高度的专业性，一般情况下，复杂的工作流程很难精确确定。一般而言，在事业单位中工作的员工虽然有许多高素质的员工，但他们的工作准备不足，甚至缺乏档案方面的知识和技能，致使档案管理员缺乏足够的管理能力和足够高的素质，这也是影响事业单位档案管理效率的主要因素。

三、新时期下事业单位档案管理工作的科学优化策略

（一）切实地做好电子化与纸质档案管理的关系

根据人们的观察可知，在档案管理工作的长期开展过程中，纸质档案始终都是事业单位当下极为主要的措施，并且占据着主导地位，但是全新时期下，信息化技术蓬勃发展，数字化管理逐渐成了事业单位改革档案管理工作的必然选择，并且数字化手段在提升事业单位档案管理工作效率，以及工作水平上具有极其重要的意义。所以，在实际的实践过程中。事业单位档案人员需要通过传统的模式，来收集档案材料，将这些方面的内容有效的录入到计算机当中，有效地实现对档案材料的快速分类，生成对应的电子资料，这样才能够使得事业单位的纸质档案管理，与电子化档案的模式，始终都处于科学化的平衡当中，为我国事业单位管理工作的进行，予以科学化的强化与提升。

（二）完善管理理念，创新服务内容

在新时期事业单位中开展的档案管理工作，需要将各种全新的管理模式引入到工作中，通过完善管理的理念，结合全新的技术手段，创新意识、服务，才能够保证档案管理工作更加有效地开展，体现出自身具备的积极作用。因此，针对档案管理工作来说，最先要做的就是要将全新的管理理念应用在工作中，不仅需要对工作内容、服务等方面进行创新，同时也要加强对于档案管理的重视程度。以此保证档案管理工作能够更加积极地开展，为事业单位的积极发展提供支持。首先，在大数据时代中，档案管理在模式上需要朝着智能化、现代化、自动化发展，这就要求档案管理人员需要紧跟时代发展的潮流，提升自身的文化知识水平同时，积极转变管理理念，在继承传统管理模式优势的同时，研究出全新的管理方式，通过各种全新技术的有效应用，保证工作更加高效地开展。其次，为了保证能够发挥出档案的作用，创新服务的内容，真正凸显出档案的作用，需要改善服务模式，全方位地对服务体系进行健全，保证重要信息安全的基础上，对档案的公开性进行逐步扩大，及时地更新信息，拓展服务的途径。以此保证社会大众能够更加快捷、方便、安全地接触档案相关资源，从中获取更多的有用知识。最后，需要加强领导以及全体人员对于档案管理工作重要性的认知，通过对资源配置进行有效优化，确保管理工作能够顺利开展。这就需要事业单位中的管理人员需要给予全局的眼光，重视档案管理工作，明确自身的管理责任，明确档案管理的优势、内涵，制定出对应的工作规范。同时需要合理地对档案部门工作职位进行配置，加强内部的交流和沟通，促使档案管理工作能够更加有序地开展。

（三）通过制度规范化提高档案管理效率

事业单位应将档案管理制度建设作为提升档案管理效率的重要保障。一方面，结合当前事业单位档案管理实际，对事业单位现有的档案管理制度认真进行梳理，废止多年前制定且不适应现实情况的档案管理制度，依据有关法律法规和上级有关部门及单位对事业单位档案管理的要求，借鉴和学习其他单位档案管理制度，制定更符合当前事业单位档案管理的制度。对于近期制定的档案管理制度，则需要对其进行修改和完善，特别是要将事业单位档案管理信息化建设的相关要求通过制度的方式加以体现。同时加大制度落实力度，要求事业单位各个部门严格做好事业单位档案信息的收集和整理工作，并给予事业单位档案信息化建设足够的支持。另一方面，事业单位应严格落实档案管理绩效考核制度。事业单位档案管理效率的提升离不开事业单位全体工作人员的参与，为了更好地调动事业单位工作人员的工作积极性和主动性，应将事业单位档案管理效率提升相关内容纳入绩效考核指标之中，并将绩效考核结果与职称评定、岗位调动、福利待遇挂钩，更好地激发事业单位全体工作人员参与和支持档案管理工作的热情。

（四）加强档案管理人员培训

事业单位要充分提升档案工作人员的各项能力与技能，尤其要重视对管理者的培训，提高他们处理各种事务的能力，形成一支综合素质较高的档案工作队伍。首先，要对管理人员进行定期培训，包括管理和知识培训、责任培训，提高他们的业务素质和任职资格，加强服务意识，使其成为现代社会权利意识的重要组成部分，对进一步理顺档案工作有积极作用。其次，信息流管理的普及也对员工的计算机素养提出了更高的要求，各单位的档案管理员要重视提高自己的计算机应用能力和水平，有效利用先进的设备，确保办公生产的现代化和信息化。事业单位还可以通过提高工资水平、提高工作准入门槛、引进高技术人才、从而激发员工的积极性，吸引更多高素质的管理者，最终达到全面提高员工素质，档案人员素质的目的。

（五）提升档案管理信息化水平

随着信息技术的日益普及和向各部门的发展渗透，任何单位和个人都无法在广大社会团体中独立工作，组织内档案管理也无法适应现代化成长的需求，管理中的出错率高、任务量大、品质差、办公效率低等现象越来越明显，电子信息化的管理方式还有待加强。就档案管理而言，需要投入大量的资源，建立目标档案管理系统，使管理中的工作内容转变为电子数据进行储存，以提高档案管理及检索的效率，避免过度修改纸质文件而对档案造成的损害，推行档案管理系统，将极大地提高资源利用率，减少资源浪费，提高档案管理的针对性。事业单位应根据自身发展的实际需要，结合各部门档案管理工作的需要，广泛开展调研，在合理的预算条件下，引进先进的现代化管理类设施，为档案管理能力的提升奠定基础。

（六）对信息化环境进行优化，提升档案信息的安全水准

对于信息化档案管理而言，安全性是保证其得以长久持续与运作的根本保障，通过对我国目前事业单位的信息化档案管理进行分析发现，目前事业单位档案管理内的安全隐患多来源于软件、硬件、人员、信息、社会环境、内容环境等多种方面，在这多方面的内容中，最重要的核心内容便是信息的安全保密，实现信息的安全保密正是提升档案信息安全水准的要旨所在。为了实现这一目的，事业单位可以自规章制度、运行环境进行落实，举例而言，在“互联网+”时代下信息共享与传播皆具有开放性特征，这无疑给档案管理的保密工作带来了巨大的难题，针对这一点，事业单位需要做好信息系统的安全工作，及时对系统进行更新、对漏洞进行修复，定期、不定期地关注计算机病毒的新变化并预先制定好应急措施，以此提升信息化档案管理的安全；而除了“线上”保密工作外，“线下”保密工作亦是保密工作中的重要内容，针对这一点事业单位应当对单位内部管理制度的建设进行落实，对工作人员进行严格管理，以此提升档案管理安全水平。

（七）切实的优化档案管理的基础设施

落实到具体操作上，事业单位内部应当积极地加以投入，对于目前档案管理基础设施的合理优化，也就是有关人士予以明确的。为档案管理部门提供专业化的阅览室，并且还需要确保档案室内部处于整洁干净的状态，安装必备的各类设备和器具，同时还需要做好配套防火、防水以及防盗等措施。与此同时，档案室还需要避免长时间避免日光的直射，使用人工照明时，需要科学的选择防爆等，这样能够避免火灾隐患事故的发生。还需要注意的是，有关人员还需要不断地保证档案室内的温度、湿度以及通风，在日常档案管理工作中，也就需要确保档案库房的温度，更好的控制在14 摄氏度至24 摄氏度的范围，以及湿度也需要控制在45%至60%的状态，并且安装湿度测量仪器，随时掌握好湿度的变化，并且展开科学化的调节。从这些方面来看，切实地注重档案管理室的优化工作，这也是有关工作人员需要从根本上加以重视的内容，因为注重基础设施的优化，才能确保档案管理工作开展的前提基础得到全面化的保障。

四、结论

在社会不断发展的新时期背景下，事业单位需要对档案管理工作给予充分的重视，不断地完善管理制度，合理结合信息技术手段，以此保证能够有效提升档案管理的质量和效率。这样不仅能够保证事业单位中的档案管理工作更加有效地开展，发挥出档案自身具备的积极作用，同时也可以为事业单位实现份更好的发展提供支持，进而促使社会能够更加和谐、稳定地进步。