完善电子档案归档工作提高档案信息化建设水平

王萱

摘要：随着计算机技术和互联网技术的进一步发展，使其使用范围进一步扩大。也为国民在生活和工作提供极大的便利。本文以完善电子档案归档工作提高档案信息化建设水平为例，分析电子档案归档工作在进行过程中遇到的问题，并且寻找相应的完善措施，以此提高档案信息化建设的水平，提高电子档案归档工作的效率。同时希望通过本文的分析，为同行工作者提供借鉴经验。

关键词：档案信息化;电子档案;归档工作;建设水平

在国家发展速度较快的背景影响下，使得我国档案归档工作的工作量增加。若是依然采用人力进行工作，不但影响工作效率，还会导致工作效果不理想。所以就要顺应时代发展的趋势，采用先进技术，提升档案工作的效果，进而促使档案管理工作向着信息化的方向发展。因此就要通过完善电子档案归档工作来提高档案信息化的建设工作水平，为电子档案的真实性和有效性提供保障作用。

一、电子档案归档工作在进行的过程中遇到的问题

（一）使用电子信息技术进行档案管理的工作意识缺失

雖然档案管理工作是每个企业和行业发展过程中必备的工作，但是在企业和行业发展的过程中，采用统一的方式方法对档案工作进行管理，这样就导致档案管理的工作效果不理想。对这个现象进行深入分析，发现档案管理工作出现采用统一方式方法的原因如下：首先，管理人员在进行相关工作的时候，对档案管理工作存在认知误区，导致档案管理方式单一，只重视档案工作的速度，却忽视档案工作的质量，使得档案信息化建设工作受到影响;其次，由于管理人员对档案工作的错误认知，导致工作人员在工作的过程中，采取敷衍的态度进行工作;最终导致档案工作人员在进行电子档案归档工作的时候，出现工作意识缺失的现象，不利于电子信息技术在档案管理工作中的应用。由于这些因素的存在，使得电子档案归档工作的进行受到影响，使其难以对档案信息化建设工作的进行提供助力[1]。

（二）文件档案管理的方式处于陈旧落后的状态

由于文件档案工作的普遍性，使得大部分单位在发展过程中，忽视档案管理工作的存在，这就导致文件档案管理工作在发展过程中，一直采用陈旧落后的管理方式，使得档案管理工作情况不能适应我国新如今的社会趋势。尤其在现如今网络技术和信息技术不断发展的背景下，文件档案管理工作中的弊端逐渐显现出来，不但不具备先进的管理方式，而且档案文件管理工作的管理体系和制度是残缺的，甚至部分单位的文件档案工作是名存实亡的。因此在这些因素的影响下，导致文件档案管理工作的效果有效，甚至出现阻碍电子档案工作方式的应用，进而使得档案信息化建设水平较低，影响国家的整体发展。

（三）电子档案归档工作人员的专业水平有限

通过调查发现，我国电子档案归档工作的开展过程中，存在工作人员专业水平有限的问题，使得我国档案信息化建设水平较低。而之所以导致出现档案工作人员专业水平有限现象的原因如下：首先，因为管理人员对档案管理工作的忽视，导致档案管理工作的认识出现问题;其次，是因为相关部门在进行档案管理工作的时候，没有进行相应的支持，导致档案管理工作的环境较差，同时相应的储备设备缺失，进而出现文件档案丢失的现象。由于这些因素的影响，导致单位在发展的过程中，出现档案管理工作人员难招的现象，而单位为了档案管理工作的存在，就开始采取不专业的人员开展管理工作。所以这就导致电子档案归档人员出现专业水平有限的现象，阻碍档案信息化的建设。

（四）电子档案的独立工作性较差

在企业和行业发展的过程中，大部分文件都是以纸质版存在，而电子文件档案是纸质版的预备，其目的就是为了防止纸质版文件发生意外，这也就导致电子档案存在的意义与纸质文件的意义一致，失去其自身存在的意义。所以在这个因素的影响下，就导致大部分企业和行业在发展的过程中，忽视电子档案的管理和储存以及保护工作的进行。尤其是现如今随着时代的发展，大部分企业和行业在使用电子文件之后，对其进行随意的删减，导致电子文件失去原貌，进而使得电子文件失去作为档案的资格，最终也就导致电子档案的归档工作失去存在的意义，影响档案信息化建设工作的进行[2]。

二、完善电子档案归档工作提高档案信息化建设水平的措施

（一）培养工作人员信息化工作意识，建立科学合理的档案信息化软件

要想档案信息化建设水平可以通过完善电子归档工作得到提高，就要在这个过程中，对工作人员进行信息化意识的培养工作，这就可以通过让工作人员使用科学合理的档案信息化转件的方式，进行工作意识培养。尤其是随着国家实力的发展，我国的市场上开始出现多种多样的档案管理软件。虽然信息化的软件的种类较多，但是这些软件也存在缺乏针对性和功能重复的弊端，导致电子信息化管理水平有限。所以就要通过使用市场软件的方式，培养工作人员的意识，使其可以接受先进的信息技术，之后运用自身知识，建立适合自身发展电子档案管理的软件。通过这样的方式，使得电子档案归档工作的效率得到提升，进而促使档案信息化建设水平得以提升，为国家的整体发展做出贡献。

（二）采用先进的电子管理模式，以此优化文件档案管理方式

为了实现通过完善电子档案归档工作提高档案信息化建设水平的目的，就要在电子档案归档工作中采用先进的电子管理模式。但是电子管理模式在使用的过程中，有可能受到其他原因的影响，导致电子数据出现问题，不利于电子档案归档工作的进行。所以为了解决这个问题，就要做到以下几方面的工作：一要采用著录存储的方式，以此为文件的可读性提供保障;二要培养工作人员进行升级工作时，要进行复制和打印文件的意识，以此保障电子数据的完整性。通过以上措施的实行，使得电子文件受到外界因素影响的程度降低，进而也就促使电子档案归档工作的效果得到保障，进而为档案信息化建设水平的提升提供助力作用。

（三）加强技能培训，提升电子档案归档工作人员的专业水平

要想使得档案信息化建设水平得到显著提升，那么就要在完善电子档案归档工作的时候，对工作人员进行技能培训，以此提升工作人员的专业素养，进而提升电子档案归档工作的效果。众所周知，工作人员的素质影响工作的效率和质量。所以为了实现这个目标，那么就要相关单位在进行档案管理工作的时候，要通过以下几方面进行工作人员的技能培训：首先，进行理论知识的培训，以此提升工作人员的文化素养;其次，进行专业技能培训，以此提升工作人员的专业技能;最后，进行工作注意要素和易犯错误地方进行重点培训，以此提升工作人员的工作能力。通过以上几方面的技能培训活动的进行，使得工作人员的工作能力得到显著提升，使其可以为电子档案归档工作的进行提供助力，进而促使档案信息化建设水平得到提高，满足国家发展的需求[3]。

（四）树立先进的电子档案理念，提高电子档案的独立性

因为电子档案的存在对档案信息化建设工作起到决定性的作用，所以一旦电子档案失去其存在的意义，那么就会导致档案信息化建设工作的开展受到影响，难以为国家的发展提供助力。所以为了解决这个问题，那么就要促使工作人员树立先进的电子档案理念，使其可以在工作的过程中，重视电子文件的作用，进而使得电子档案的意义得以实现，并且使得电子档案的地位得到提升，同時也使其独立性得到进一步提高。通过这样的方式，使得电子档案中的归档工作的意义得以保障，以此为档案信息化建设水平地提高奠定基础。

三、结束语

总而言之，通过本文的分析，使得我们明白，进行档案信息化建设工作是顺应时代发展的产物，有助于档案工作效率的提升，推动档案工作的进一步发展。所以就要在电子档案归档工作中，采取相应的完善措施，以此保障归档工作的正常进行，并且提升电子档案工作的真实有效性，为档案信息化建设工作进行奠定基础，促使档案工作的管理水平得到提升。

参考文献

[1]吴谋琪.试论房建施工中现浇梁板模板施工技术[J].门窗，2019，No.180 （24）：128-128.

[2]连朝霞.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].兰台内外，2019，No.268（31）：24-25.

[3]时晓晨.加强档案信息化建设，提高医院档案管理工作水平的思考[J].中小企业管理与科技，2020，（5）：46-47.