物联网在档案管理中的应用分析

乔云 铁岭市自然资源事务服务中心

物联网是在互联网的基础之上，逐步发展起来的一种新型技术，其通过传感设备和互联网将不同物品进行相互之间的连接，进而实现物品信息的共享与交换以及物品的追踪与识别。如今，物联网在当今社会中拥有良好的发展优势以及技术特点，并已经广泛应用于军事、交通等不同的领域。所以，将物联网应用到档案管理中具有重大的意义。

一、物联网的概念

物联网早在1995 年的时候就被提出，但是由于受技术条件等众多因素的限制，并未引起人们的注意，也并未得到有效发展。二十世纪初，麻省理工学院通过使用射频识别技术将物联网的概念引出。到目前为止，物联网并没有一个特定的概念来对其进行细致的阐述，而使用较为广泛的说法就是：使用射频识别技术、GPS 技术等将物品与物品之间进行相互之间的连接，从而实现对物品的追踪、定位、实时监控等功能[1]。

二、物联网的特点

（一）实时性与广泛性

广泛性主要体现在物联网中的自动联网技术在传感时间方面拥有广泛性，并且在运行的过程当中具备较强的流畅性。因此，物联网被广泛应用于各行各业之中，特别是在交通和医疗行业中。此外，物联网的实时性展现在其在对数据信息进行感知和传递的过程当中，所花费的时间较短，从而提升了数据信息的时效性。

（二）自动性与智能性

当前，物联网正在向着智能化的方向发展，并且智能化也是物联网最终发展的产物[2]。所谓的智能化，就是通过物联网技术实现对物品的控制与传输，同时在一定基础上提升传输的效率。在将物联网应用到档案管理过程之中后，可以有效转变档案管理的方式方法，并保持全天不间断工作。

（三）创新性

物联网是多项技术相互之间融合而形成的产物，进一步实现了对数据信息的全面性处理。就拿RFID 技术来讲，其可以被应用到各种各样的网络载体之中，并可以展现不一样的作用，而对物联网来讲，由于其自身存在广泛性，因此在与RFID 技术进行结合的过程房中，需要对其进行创新。目前，物联网发展的态势十分迅猛，从而加快了信息方式的转变。

三、档案管理应用物联网的关键性

（一）加快了档案查询的速度

在对档案进行查询和调取的过程当中，档案工作人员会按照相关的规章制度进行，进一步保障操作的规范性。然而，由于每一项操作都需要根据规则进行，因此给档案管理工作增加了较为繁重的压力以及难度，进而降低了工作的质量[3]。比如，在对档案进行查找和调取时，需要拥有相关证件才能对公开的档案资料进行翻阅，倘若想对私密的档案进行查看，则必须要准备详细的证明材料。与此同时，在看完档案或调取完档案之后，要详细的填写记录表，从而确保档案的安全。将物联网应用到其中之后，可以有效缓解工作人员的工作压力，而且还可以减少一些繁杂的步骤，从而在根本上提升工作的效率。

（二）强化了档案管理的安全性

在以往对档案进行管理的过程当中，基本上会使用视频监控、自动报警、门禁系统这三种方式来确保档案管理的安全性。其中视频监控就是在档案室安装摄像头，进行全天监控；自动报警则是在档案室中安装烟雾报警装置，当出现不明烟雾时会触发报警；而门禁系统是在档案室门口安装门禁，如果没有正确的密码，那么就无法进入到档案室中。然而这几种方式都存在着较大的局限性，例如：监控有死角、虚假报警等。将物联网应用到其中之后可以进一步强化对档案的管理，从而确保档案的安全性。

（三）加强了档案管理的智能化水平

智能化主要体现在对档案室的智能化管理。第一，通过控制器对档案室中的温度、湿度等信息进行二十四小时的采集，然后将采集到的数据信息传输到计算机中，计算机通过数据的比对下达有针对性的命令，进而实现对档案室温度和湿度的控制。与此同时，计算机还会根据档案室的温度和湿度生成对应的表格以及曲线，档案工作人员可以根据表格和曲线适当对温度和湿度进行调整。当前所说的，仅仅只是半智能化，这主要是由于系统在对温度和湿度进行感知的过程当中还存在着片面性，可能会出现各种各样的错误，在使用物联网之后，这些问题会逐一的解决。

四、物联网应用于档案管理中的具体细节

（一）档案入库自动化

目前，在对档案进行入库的过程当中基本上都是利用手动扫码的方式进行，然而该方式存在着较大的问题，同时还会经常出现错误。将物联网技术应用到其中之后，可以实现档案的自动入库，进而提升了管理人员的工作效率。与此同时，还可以为每一个档案设置一个独一无二的识别码，当进行入库操作时，可以将档案当中基本信息详细的呈现出来，并形成一个入库清单。此外，如果利用RFID 技术，可以在根本上实现档案的识别，从而加快了档案入库的速度[4]。

（二）档案室自动对环境进行调节

在应用物联网之后，其可以对档案室的温度进行智能调节，主要体现在：在将档案室所设定的温度信息录入到档案室的芯片中后，可以进一步强化对档案室温度的监控，倘若档案室的温度高于或低于设置温度时，可以实现自动的调整并发出警报[5]。除了对可以温度调节之外，还可以对档案室的湿度进行调整。在使用物联网之后，可以对档案室当前的湿度进行评测，如果档案室中湿度过大或者过小，就会通过一些操作来降低或增加湿度，从而确保档案室湿度的恒定。

（三）对档案调取和借阅流程进行简化

在将物联网技术应用到档案管理之中后，可以对档案调取和借阅流程进行进一步简化。在进行档案调取和借阅的过程当中，只用将借阅卡放到读取处，系统就会自动对借阅人进行识别，并细致的核查借阅人的基本信息，在确保信息无误之后会随机打印出借阅清单。在对档案进行归还时，还需要将借阅卡放到读取处进行身份的验证，在验证成功后即可归还档案。通过此方式，在根本上实现了对档案调取和借阅流程进行简化，同时也提高了信息核对的准确性，进而避免由于人工操作而带来的失误现象。此外，将物联网技术应用到档案调取和借阅过程之中，不仅可以减少人力成本，还提高了工作的质量。

五、物联网应用于档案管理中的需要注意的问题

（一）需要统一物联网应用于档案管理的标准

如今，各个国家在应用物联网技术的过程当中所设定的标准各不相同，致使不能在根本上实现物联网技术之间的互通与兼容，进而不能实现商业经济的最大化。基于此，在开展档案管理工作过程当中，要想充分的使用物联网技术首先需要解决物联网技术标准统一的问题，并且我国要积极的与其他国家进行密切的交流与沟通，从而实现降低物联网技术成本，加快物联网技术互融的目标[6]。

（二）科学的降低应用物联网的成本

当前，我国物联网技术尚处于发展阶段，因此在使用物联网技术的过程当中花费的成本较高。而将物联网技术应用到档案管理工作之后，进一步提高了对相关设备以及电子标签的要求，从而造成资金紧张的问题出现。

（三）加强档案管理的安全性

随着物联网技术的快速发展和广泛运用，其信息的安全性成为目前备受关注的问题之一。物联网技术主要是通过电子标签来实现对物品的跟踪与记录，将物联网技术应用到档案管理工作中后，可以利用标签阅读器来获得档案中记录的相关信息，虽然这样可以进一步提升档案管理的效率与质量，但是这也给信息的安全性带来一定的威胁。

（四）强化环保的质量

对于物联网技术，其主要是利用电磁光谱辐射来实现与读写器和电子标签之间的联系，但是电磁光谱辐射在某些情况下会对人的身体带来一定的危害。将物联网技术应用到档案管理工作过程之中后，由于管理工作人员长时间处于电磁光谱辐射环境，因此会对他们的身体机能带来较大的损坏。因此，在应用物联网技术时，应尽量降低电磁光谱辐射次数，进而提高对管理工作人员身体健康的保护[7]。

六、结语

综上所述，物联网作为互联网中新型的技术之一，对社会和社会经济的发展具有推动作用。将物联网应用到档案管理之中，不仅可以构建一个良好的档案管理平台，而且还可以进一步强化管理的质量与水平。但是，当前在对物联网实际应用的过程当中并不是十分的顺利，其中的一些应用和技术需要进行深入探究，同时还需要有效地解决在应用物联网是成本过高的问题，只有这样才能在根本上加快物联网在档案管理中的应用，从而推动档案管理的可持续化发展。