办公室自动化与计算机应用

任利军

(黑龙江职业学院，哈尔滨 150080)

传统的办公室工作技术较为单一，原有的工作模式已不能满足工作需要。要提高办公效率，减少人工费用，就要借助现代化技术。计算机应用于人们的工作和生活中，在企事业单位管理中发挥着重要的作用。OA是办公室自动化的简称，是利用计算机进行数据存储、运算、分析等工作。在信息沟通方面，办公自动化的应用打破了原有的办公模式，使信息接收更加顺畅。

1 办公室自动化

办公室业务一般为文件起草、处理、通知、存档及查询等，通过计算机对文字信息进行存储处理。办公自动化范围很广，如办公过程中的某项技术等。办公室常用的基础设备如打印机、复印机、传真机等，对文档进行复制、打印、远距离传输，属于办公自动化范畴。人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等是办公事务中常见的应用软件，很多企事业单位已将常用的办公软件制作成软件包，以便对数据进行共享或调用，提高办公效率。

2 计算机办公自动化系统的应用

计算机办公自动化事务的处理由综合数据库提供信息，针对需要做出决策的问题，构造或选用决策数字模型，结合内部和外部条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。一体化、网络化办公系统的优点是可以使本单位的办公信息运转更紧凑，也有利于和外界的信息沟通，实现信息资源共享。

3 办公室自动化和计算机应用实践

3.1 信息和数据处理

高效处理各项信息和数据是办公室实施自动化的最终目的，所以需要对信息和数据进行收集、整理和归纳，再对其进行核算，最后进行分类存档、保管和修改等工作。这些工作十分烦琐，需要运用成熟有效的办公自动化管理模式，使办公自动化变得更便捷、实用、可靠。便捷是指计算机对数据和信息存储、提取方便；实用是数据信息开放共享，方便企业获取信息；可靠是指对计算机数据的分析真实有效。办公室管理的重点是计算机数据和信息，实际应用中，这些数据和信息可以为使用者提供文件体系，便于快速找到所需信息。

3.2 信息和数据传输

对数据信息进行保存，通过自动化系统处理信息并发送到用户手中，实现了办公自动化。利用传真机、复印机等机械设备对数据进行传输也是办公自动化的一种方式，很多单位还专门设有局域网络，通过局域网进行统一管理，即利用远程技术对计算机进行资源共享。

3.3 判断和决策

应用计算机办公自动化技术，工作人员可通过计算机完成各项数据的整理分析，保证了数据准确性。管理者与决策者可通过办公室管理系统进行信息查询，解决了工作中的问题，将复杂的问题变得简单化。

4 优化办公室自动化和计算机应用的措施

4.1 提升人员素质

办公室自动化通过计算机操作，但核心是人员自身，良好的素养是提高办公效率的前提。工作人员要对各领域知识有所了解，这样才能更好地做好本职工作。很多先进设备及技术要求具备一定的专业知识和技能，工作人员要全面掌握办公室设备操作和使用方法。各单位要定期对员工进行专业知识培训，制订奖励机制，激发员工的学习热情。

4.2 健全管理体系

健全管理体系是保证办公室工作正常运行的前提。企事业单位应建立完善的体系制度，使员工快速融入单位的运转中。注重创新发展，使单位充满生命力。

4.3 提高应用技术水平

办公自动化不仅需要硬件支撑，还需要软件维护，两者缺一不可。21世纪，计算机办公自动化技术飞速发展，对工作人员也提出了更高的要求，要想进一步提高办公自动化技术，要求工作人员熟练掌握现代计算机技术，能够不断开发与创新，完善计算机办公自动化系统。我国计算机专业人才逐年增多，在竞争日益激烈的环境下，要有危机意识，不断提升自身专业水平，熟练掌握计算机办公自动化各项功能，适应现代社会发展的需要。管理单位内部，协调与外单位办事部门的关系，是机关、企事业单位办公室的重要职责，应强化办公室管理，提高办文质量，加快信息传递。应熟练使用和操作计算机，应用办公自动化技术，提高信息传递效率，简化工作程序。要充分利用现代计算机办公自动化功能，提高办公效率。利用先进的自动化软件，实现信息共享，使信息传递更迅速，为领导判断、决策提供参考。

5 结语

计算机技术的进步为办公室自动化发展带来新契机，不但提升了办公水平，还促进了企事业单位在社会化、信息化网络时代的健康发展。企事业单位要想实现办公自动化管理，还要不断探索创新，利用先进科学技术，提升办公自动化工作效率，为其发展打下良好基础。