从产品经理视角看专票电子化

生俊

2019年11月召开的国务院常务会议提出在2020年底前实现增值税专用发票电子化，这是官方对增值税专用发票电子化的首次明确表态。一石激起千层浪，行业商户及从业者对此翘首以盼，希望尽快迎接专票电子化的到来。本文从一个产品经理的视角详述电子专票的行业背景、产品需求、功能设计等内容，旨在为商户及行业从业者提供实践参考。

行业背景

自从2019年首次提出增值税电子专票（以下简称“电子专票”）以来，国家税务总局正积极推进落实。2020年2月在国家税务总局举行的“便民办税春风行动”新闻发布会上，国家税务总局明确指出于2020年底前在推进增值税专用发票电子化上要取得实质性进展。电子专票的推行背景主要包括如下几个方面：

增值税电子普票的全面推广。2015年底国家税务总局发布《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，自此电子发票进入全面推广期。2016年起至今，电子普票在行业上从电商、电信逐步扩展到保险、零售、餐饮、交通、公用事業等全行业;地域上也从个别试点推广到全国;开具方式上也从手动开具转变成系统自动开具、扫码开具等多方式。据统计，2018年我国增值税电子普票开具量为40.1亿张，2019年开具量为58.8亿张，年增长率超过46.6%。

增值税电子普票的方便与快捷给商户及消费者带来了良好的开票体验，受到一致热捧，国家税务总局及地方税务局也陆续出台多项红利政策推动电子普票的全面推广，如2017年3月国家税务总局发布的《关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》，计划在电商、电信、金融、快递、公用事业等有特殊需求的纳税人中大力推行电子发票;2020年3月，浙江省税务局发布《国家税务总局浙江省税务局关于全面推广使用电子普通发票的公告》，决定自2020年4月1日起在全省范围内全面推广使用电子普通发票。

增值税电子普票的流行及多年的发票技术储备，为电子专票的推出奠定了良好的基础。

行业垄断打破及开票成本降低。2020年2月国家税务总局举行的“便民办税春风行动”新闻发布会上提出，在试点的基础上向新办纳税人免费发放税务Ukey以逐步推进解决税控发票设备第三方收费问题。2020年2月起，各地税局又陆续发布了《关于企业自建和第三方电子发票服务平台接入验证工作的公告》，允许企业和第三方电子发票服务平台直接接入税局系统进行开票。此外，2020年3月起，广东省税务局、深圳市税务局、重庆市税务局等多个地方税务局先后发文，鼓励纳税人免费使用增值税电子发票公共服务平台。

以上种种措施都透露出税务局已经在采取各种措施，以实现打破发票行业垄断、减少纳税人开票成本。

业务痛点

众所周知，增值税纸质发票的开具存在信息录入繁琐、打印邮寄及管理成本高等诸多痛点，给企业财务及开票人员带来不便。纸质发票与电子发票对比之下，电子发票的优势一目了然（表1）。

随着增值税电子普票的全面推广，发票的开具变得简单方便，但由于增值税电子普票自身属性等缘故导致其依然存在诸多开票遗留问题（表2）。

增值税电子普票因其法律效力与增值税纸质普票一样，无法具备抵扣增值税销项税额的功能，因此诸如B2B交易、酒店住宿等场景电子普票无法覆盖。此种情况下，商户仍然需要使用原有纸票开具产品加以解决;这就造成了纸票及电票两套流程并存的局面，给商户管理成本及管理效率带来负面影响，直接影响到当前电子发票的快速推行。

电子专票推行后可以直接覆盖全行业场景，可以实现全行业的全电子发票开具，直接提升了商户开票效率、降低了开票成本。但由于电子专票的特殊性，其具有两个痛点。

一是电子专票开具及红冲更为谨慎。目前增值税纸质专票的红冲及作废原则规范但流程繁琐，可以预见的是电子专票的红冲及作废规则会附用纸质专票，这无疑给电子专票的开具及红冲作废流程提出更高要求。以前纸质专票红冲或者作废有人工加以审核，但电子发票红冲及作废多数采用系统自动操作;因此，商户出于谨慎性原则预计会灵活加入多重审核环节以避免开具错误及不必要的红冲。

二是迫切需要电子化报销及档案管理系统及流程。随着电子发票尤其是电子专票的推广，很多商户会停止使用纸票以全面拥抱电子发票。这一变化迫使受票企业尽快构建纯电子化的报销和归档系统，加快改造现有内部财务管理流程。

产品需求

电子专票产品的核心需求是为了增强专票开具效率、提高全业务流程体验，具体细化需求如下：

业务需求。在设计电子专票产品及解决方案时需要充分考虑专票在开具以及报销等环节的特殊性;在充分吸收电子普票成功做法的基础上，针对专票的特殊业务需求做针对处理。

开具环节，可以设置增加审核功能供商户的开票人员审核使用;该审核功能可以做成手工审核或者系统审核。电子专票报销及归档环节，企业需要搭建电子化系统，接收企业员工在线报销并传递的电子报销凭证，系统自动查验发票真假并将报销审核完成后的发票电子化归档。

用户需求。开电子专票场景主要涉及行业商户、消费者及税务局这三类用户，电子专票产品需要充分思考以满足上述三类用户的不同需求。

针对商户，方便快捷且稳定地开具电子专票是首先要解决的问题;其次，需要有功能完备的平台管理电子专票，尤其是电子专票的红冲管理;最后，电子专票产品的改造及转换成本要在商户可接受程度内。作为发票开具者的商户同样也是电子专票的受票者，他们自然也对电子专票的报销、查验、归档等解决方案极为关注。

针对消费者，高效开具及方便管理电票是核心需求。电子专票产品需要能够保证消费者在索要发票时即刻提供开票入口，消费者自助申请或者商户协助申请开具电子专票，保证整个流程顺利开展;此外，需要有便捷的入口供消费者随时随地查阅已经开具的电子专票。

针对税务局，实时监管并保障纳税人开票合规合法是最大需求。电子专票产品需要准实时与税务局系统进行交互，及时获取税务局信息并将开票明细数据传递给税务局系统，保证开票合规性。

功能设计

整体流程。依照需求，可以定制出合理的电子专票开具、发票交付到报销入账等全生命周期流程（图1）。

消费者通过扫码或者网页提交开票请求到商户开票平台，而后商户开票平台完成电子专票开具并通过邮箱或短信交付给消费者，并且商户开票系统准实时将开票数据同步到税务局系统。

消费者获得电子专票后进行发票报销申请，上传电子发票版式文件等报销凭证;企业报销系统对员工报销的发票做真伪查验，查验通过后方可进入下一个审核环节;全部报销流程结束后即可进行电子化归档。

产品功能

为了使电子专票整个体验更为流畅，行业从业者及商户可以参考如下功能进行设计。

一是“支付+开票”。支付与开票是两个紧密相连的环节，为了提高开票效率，越来越多的商户选择将两个环节打通，实现“支付+开票”。一般可以通过与商户业务系统集成来接收销售结算数据，通过银行卡、移动支付等多方式完成支付;在支付完成的頁面，随即会出现开票按钮;消费者只需要点击开票按钮，在对应的页面补充完整开票信息就可以发送电子发票的开票请求。可以依据商户需求，灵活增加电子专票开具人工审核环节;也可以将审核规则定义完整交给系统自动审核，如开票时间、开票金额、开票类目等，系统审核无误后即可完成开具。

交易后直连开票，可以降低企业成本、提高开票效率;同时，将支付与开票紧密关联可以实现对各开票点开票情况实施监控，有效管控虚开增值税发票等税务风险;灵活增加人工或系统审核环节，也从源头上减少了电子专票开具失败及红冲的几率。

二是发票报销。增值税电子普票报销目前主流模式是消费者接收到开票方开出的增值税电子发票版式文件（一般是PDF格式），消费者自行打印在纸上并附上报销单报销。企业之所以选择这种报销方式，原因一是电子发票占比仍然低于纸票，暂时没有必要为电子发票报销单独构建流程;原因二是构建纯电子化报销流程改造成本高，并且纸票与电票两套报销流程管理成本高。

公司财务在接收到报销申请的纸质单后做人工核验，包括报销单内容审核、发票内容审核等。由于目前电子普票整体量不大且发票查验麻烦，绝大多数企业财务不对员工提交的电子发票真伪做查验;此外，绝大多数企业也尚未对电子发票重复报销做管理。

电子普票全面推广及电子专票的时代已经来临，前期粗放式、人工式报销审核及查验方式显然无法适应最新业务需求，企业亟需搭建在线报销、电票查验及报销审核等系统（图2）。

第一步：企业员工通过电子报销系统完成报销流程申请，电子发票等电子化原始凭证直接以电子形式上传。

第二步：通过报销系统提交的电子凭证以及报销时填写的相关信息，报销系统自动采集电子化数据并自动完成发票真伪查验，并且对报销合规性做自动审核;只有查验通过后才可以流转到下一步环节。

第三步：真假查验及报销合规性查验后的发票会自动关联唯一报销单号，系统自动去历史报销数据库中进行查重，从源头上避免电子发票重复报销。

三是电票归档。当前电子发票的归档还是沿袭了纸质发票归档方式，即将电子发票打印在纸上并随同报销单等凭证一并放入档案柜;后续如有需求找出某张发票凭证，需要财务人员去档案室人工检索并寻找。

2019年4月，为切实推进电子发票应用和推广实施工作，助力国家数字经济发展，真正解决电子发票“最后一公里”难题，国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局联合开展电子发票电子化报销、入账、归档管理试点工作。2020年3月，财政部和国家档案局又联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，对电子会计凭证范围、电子化入账条件等作了详细规定;通知明确提出，只要满足电子会计凭证合法真实、传输及存储安全、能够读取电子凭证元数据、防止重复报销等条件企业可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档。

上述官方文件给企业进行电子化归档的尝试与实践提供了法理依据，企业可以自行或者委托第三方建设电子化档案系统，实现电子发票尤其是电子专票从开具到报销入账及归档的全电子化流程。

电子归档系统的核心功能（图3），即存储系统，可以存储电子发票数据信息及版式文件;查询系统，企业关联系统可以去档案系统查询存储的电子会计凭证;签名系统，对存入的报销单、电子会计凭证等统一加签，防止数据被篡改;备份系统，档案系统定期同步备份数据到备份数据库，做到数据多份、安全存储不丢失。

未来展望

电子专票从诞生起就引发关注，因此很快会受到市场从业者及行业商户的热捧。随着国家税务总局对电子专票的重视以及开票技术发展与成熟，未来电子专票的发展必然会朝着安全性、便利性等更高方向发展。

区块链技术高度链接各主体。电子发票存在着中心化、重复记账、流通局限、安全监管等一系列问题，区块链作为一种新技术，有分布式账本、去中心化、集体维护、信息不可篡改等优点，可以弥补上述缺点。借助区块链技术实现的点对点交易能够实现专票价值传递的去中介化;基于区块链的信息不可篡改，电子专票一旦开具完成，尤其与支付等环节紧密关联之后，即可有效锁定一笔真实交易，有效防范发票虚假开具风险;基于区块链数据前后相连构成的时间戳，其完全透明的数据管理体系提供了可信任的追溯途径，可有效降低税务局的监管成本。

销售企业、购买者、报销单位及税务局作为发票区块链上的四个独立主体，分别用独立的密钥接入发票区块链。销售企业先将销售数据直接上传到链上;购买者需要开票后通过手机或者网页发起申请，开票系统根据订单信息去链上检索商品信息、金额信息并完成电子专票开具，同时将开票信息同步到链上。税务局对上传到链上的发票数据真假进行监管与核实。

购买者回到单位发起报销申请后，报销单位根据消费者填写的电子化信息可去链上匹配发票信息、销售信息等并进行真伪查验;完成全部报销审核流程后，报销企业将发票报销状态上传到链上，供接入链上的其它企业做重复报销查询使用（图4）。

去税控硬件是发票的必然趋势。增值税防伪税控硬件从税控收款机、税控盘、税控服务器逐步过渡到当前的税务UKey，大的趋势是体积变小、维护变易、成本变低。随着纳税企业整体信息化水平提高、我国加密技术的成熟以及税控设备制造及维护成本增加，实体的税控硬件必然会被淘汰。未来电子专票开具会借助软证书加密、区块链加密等技术实现，在保证开票安全的前提下减少纳税人维护、提高纳税人开票效率。

未来已来，将至已至。面对电子发票尤其是电子专票全面推广的趋势，行业企业应该积极拥抱变化，及时转变业务流程、升级系统，在数字化转型浪潮中抢占先机。

责任编辑：葛辛晶