从学籍档案的查询利用谈高校档案工作高质量发展

周书英 周美英

摘 要：在社会经济及科学技术高度发展的时代背景下，如何使高校档案利用工作紧随时代潮流，并适应社会发展的需求是高校档案馆面临的重要课题。针对现阶段学籍档案查询中存在的问题，本文从高校职能部门、档案馆档案查询工作人员以及学籍档案的规范整理等角度阐述了如何做好学籍档案的查询利用工作，提出了自己的看法和见解。

关键词：学籍档案;查询利用;高校档案工作;发展

学籍档案是学生在以往的学习实践过程中直接形成、清晰、确定、完整、有价值的各种形式的历史记录，它准确记载了学生在校期间的综合表现。学籍档案是高校众多档案中查询利用率最高的档案类型，其中主要包括新生录取审批表、成绩单、毕业生登记表、毕业生基本信息表（学籍表）、学位授予名册、转学生学籍材料、毕业论文答辩材料等等。近些年，教育部开展了学历认证工作，很多校友需要到学校档案馆查询学籍档案认证学历，档案馆有义务配合认证中心做好学历认证的协查工作。因此，学籍档案的查询利用工作就成为高校档案馆工作的重中之重，做好学籍档案的查询利用工作对推动高校档案工作高质量发展具有极大的推动作用，本文从高校职能部门及档案查询工作人员的角度阐述自己的看法和见解。

一、学籍档案的规范收集和整理是做好学籍档案查询工作的前提条件

1.规范收集——学籍档案查询利用的基础保障

学籍档案的收集是查询利用工作的基础，规范平时的收集工作进而保证学籍档案的完整性，这是收集工作的核心要求，也是对档案制度的一种补充措施，是后期查询利用的保障。

高校档案馆馆藏的学生学籍档案产生于各教学院系、教务处、科研处、招生办等部门，每学年形成的学籍档案由各部门兼职档案员按时移交给档案馆。学籍档案收集作为整个学籍档案收集流程的第一步，具有十分重要的基础意义。

因此，档案馆有必要定期对各教学院系的兼职档案员进行业务培训，并根据学籍档案的特点对兼职档案员提出档案初步整理的要求，明确规定档案规范整理的归档制度，具体规章制度如下：

（1）本科毕业生成绩单。要求各教学院系兼职档案员对毕业生成绩单按专业、班级、学号进行规范整理，经教学院系负责领导核实无误后，加盖院系公章统一向档案馆移交，统一移交时间为每年毕业生离校后一个月内。

（2）新生录取名册。由学校招生办兼职档案员于每年的招生工作结束后两个月内移交档案馆。

（3）毕业生登记表、毕业生基本信息表等（学籍表）。由教务处兼职档案员收集整理后于毕业生离校后两个月内移交档案馆。

（4）研究生学位档案。要求兼职档案员对毕业研究生的各类档案分类整理，按一定顺序做初步归档，并列出明细、标明不同材料的份数，加盖院系公章移交档案馆。另外，学籍档案的收缴过程中，交接双方要对交接档案认真清点核实，做好交接文据，并在文据上签字。

通过提高兼职档案员的业务规范度，保证收集入馆的学籍档案条理分明，以便于后期归档整理、查询利用，进一步推动高校档案工作高质量发展。

2.规范整理——学籍档案查询利用的效率保障

学籍档案的规范整理决定了学籍档案查询利用的效率，档案人员要对各部门移交给档案馆的学籍档案及时进行分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒等一系列系统规范归档。尤其是本科毕业生成绩单，按照常规，学生成绩单不定期都有查询，但主要集中在每年的三四月份，参加研究生入学考试和公务员考试以及出国留学的学生会到馆查询，加上学历认证等常规查询，这个阶段查询工作量会相当大。因此，这部分学籍档案一定要优先归档整理，有条件的话同步数字化，不然每查一个都要查目录、翻实体档案、复印，如果这些档案不能及时归档，甚至还处于堆放状态，在查询的高峰期必然会给查询利用造成极大的不良影响，阻碍高校档案工作高质量发展。

通过档案的规范整理保证收集入馆的学籍档案及时归档，以便后期查询利用推动高校档案工作高质量发展。

3.协调配合——学籍档案查询利用的政策保障

要推动高校档案工作高质量发展，学校各部门协调配合为学籍档案查詢利用提供政策保障。学校管理部门作为档案管理体系的顶层核心要素，应加强对学校档案管理工作的重视与支持，积极促成学校各部门间的协调配合。

（1）加强对档案知识、档案法、档案利用尤其是学籍档案的查询利用重要性的宣传，加强全校对于档案工作的重视程度。

（2）结合当前学历认证的契机，加强与教学院系、教务处、成人继续教育学院、研究生处、就业指导处等与学籍档案密切相关的部门的联系，使各部门互相配合，最大限度做到资源共享。

（3）针对当前学历认证工作对学籍档案（尤其是成绩单等电子档案）查询的需求现状，充分利用OA系统使其顺利流转无缝对接，促进学籍档案提前步入数字化时代，做到档案归档即可高效利用，避免烦琐的查询实体档案的过程，提高查询效率。各部门通力合作，有利于加速档案馆数字化进程，推动高校档案工作高质量发展。

二、查询工作人员的综合素质是提高学籍档案查询服务质量的重要条件

1.系统的专业知识——档案查询工作人员专业要求

档案查询工作人员要系统掌握档案学专业的理论知识体系、具备娴熟的档案专业技能。档案馆馆藏档案种类繁多，熟悉档案馆藏结构是做好查询利用工作的基础。首先，档案查询工作人员要掌握查看利用档案目录的技能，了解本馆馆藏各类档案的分类方法、排列顺序及排架特点。其次，档案查询工作人员员应熟知各类档案的来源及利用方向，做到对馆藏档案收藏结构了如指掌，进而使查询工作顺利进行，提高查询服务的效率。

另外，高校档案查询工作人员要认真研究本学校的发展历程。了解学校成立以来不同阶段的办学性质、招生方式、招生对象、各种学历类型、各类学生的招生背景以及各种历史背景下形成的各种特殊事件。例如，20世纪90年代，当时处于改革开放的历史大背景下，社会对人才的需求很大，而教育资源相对匮乏，大学招生数量又有限，这就造成了人才的供求不平衡，成人教育顺势而生，学生通过成人高考获得入学资格，各大学大量招生。其中，部分学生是先入学学习再参加成人高考，造成学籍档案与其学习经历不符，给查询制造了困难，如果查询人员不了解这个历史事实，必然影响查询效率。因此，只有了解学校的历史，才能对档案馆馆藏档案有更深层次的理解，在查询工作中做到有的放矢，顺利解决各种“疑难杂症”，使查询利用工作顺利进行，推动高校档案工作高质量发展。

2.持续提升自我——档案查询工作人员工作需求

档案查询工作人员应具备系统的专业知识和不断学习更新的能力，具备专业资质和执行能力是完成专业工作的保障。除此之外，档案工作人员还应该时刻保持持续提升自我的热情。

（1）坚持政治思想和理论的学习，保持正确的政治态度、政治品质和思想觉悟，真正做到热爱祖国、热爱人民，全心全意为人民服务。

（2）坚持全面系统的科学文化知识学习，努力补充哲学、法学、经济学、历史、外语、电脑操作等与档案业务相关的知识。比如，从事会计档案管理工作的档案员应该具备相应的财会知识。

（3）档案查询工作人员还要坚持良好的生活习惯，加强体育锻炼，具有良好的身体素质。具备健康的体质、充沛的精力和良好的心理素质是做好档案工作的基本条件。

（4）定期参加上级部门组织的岗位培训，积极参加各级档案学会论坛，认真学习档案界专家的专题讲座，经常参观一流大学的优秀档案馆，虚心学习、借鉴他人长处，为学校档案馆建设做出更大的贡献。

三、档案查询工作人员良好的职业道德是学籍档案查询工作的必备条件

档案工作是普通的、烦琐的，而又是重要的、光荣的，它的这些性质、特点和地位决定了社会对档案工作人员职业道德的要求。职业道德是档案工作人员从事档案工作中普遍遵循的行为准则和行为规范，是社会对档案工作人员的道德行为和道德关系在工作中的基本要求。所以，形成良好的职业道德是提高档案工作质量的重要的一环，而档案职业道德也是社会主义职业道德的重要组成部分，具有明显的层次性和多重的规定性。档案员应当遵守一般的社会公德特别是社会主义道德，主要体现在忠于职守、公平公正服务、尊重隐私和以身作则的主人翁态度等方面。

1.查询工作中档案工作人员应遵循忠于职守维护史实的原则

档案是一个单位或个人历史的真实、全面地反映，同时也是一个单位或个人维护自身权益的重要工具，依据档案实事求是出具证明材料是档案员查询工作中必须遵守的职业准则。比如，面对本校20世纪80年代的一批毕业生，这类学生不属于国民教育，他们的学历无法进行认证，但是这种情况前来查询的校友却不一定了解，工作人员一定要耐心地与其进行沟通，告知来馆查询的校友，他的学历虽然不能认证，但是也是当时为适应社会需要而存在下来的一种学习形式。档案查询人员应积极依据档案为其提供相关的档案材料及有力的证明材料，使这类学生能够心平气和地面对事实真相，达到查询利用档案的目的。

2.查询工作中档案查询工作人员应遵循公平公正服务的原则

要做到维护史实、实事求是，就是要尽可能公平公正地向校友提供最大范围的服务，不可以为自己和他人利用工作便利谋取私利，不能夸大、缩小歪曲事实，把档案所体现的事实真相不折不扣地呈现给查询校友，这也是档案服务性的要求和体现。尤其对前来进行学历认证的校友，学历认证关系到查询人的切身利益，档案查询工作人员必须以严谨认真的态度对待前来查询校友的实际问题。

3.查詢工作中档案查询工作人员应遵守利用和隐私的原则

档案收集整理的最终目的是利用，而利用过程中难免涉及个人隐私问题，保守隐私是档案工作人员必须遵守的原则。

一方面是保守查询本人的个人隐私。

（1）档案查询工作人员要自觉保守查询者的个人隐私，对于档案呈现出的查询人的个人不为人知的、正面的、负面的隐私问题，查询工作人员一定要守口如瓶，不可随意散播。

（2）针对委托查询的情况，档案馆要求被委托人携带本人身份证、有委托人签字的委托书、委托人的身份证、毕业证原件或复印件前来查询。

（3）针对单位组织部门前来调查的情况，要求查询单位委托人持单位介绍信，并要求其与学校纪委负责人沟通，档案馆方可为其提供查询服务。

另一方面是保守查询者之外的他人隐私。具体到学生档案的查询工作中，就是要注意保守花名册类学生档案中的他人信息，如录取审批表和毕业花名册中除查询者本人之外的他人重要信息，如身份证号、毕业证号、高考成绩、大学各科成绩等。这些信息都属于个人隐私，一旦被泄露就会给他人造成不好的影响，容易引起不必要的纠纷，还可能会让心怀不轨的人有机可乘，给伪造假学历证、假学位证的行为创造条件，给学历认证工作带来麻烦。因此，给校友复印的录取审批表、毕业生登记表等花名册形式的材料一定要进行处理后再交于利用者，以免造成花名册中他人信息泄露，影响查询工作的顺利进行。

遵守法律法规、保守校友秘密是档案查询人员的职业准则也是查询工作的需要，有利于推动高校档案工作高质量发展。

4.查询工作中档案查询工作人员应秉持以身作则的主人翁态度

档案查询工作是一项服务型的工作，是高校的窗口部门，它的服务水平直接影响到高校的形象，查询工作的特殊性就要求档案人员建立主人翁意识，工作上以身作则，坚持全心全意为人民服务的宗旨，从查询校友的切身利益出发，努力做到用户至上，想校友之所想，急校友之所急，解校友之所难。

在实际的工作过程中，曾有如下实例发生：一位王姓校友来校查询其学籍档案，要求复印录取审批表。由于其为自学考试的大专毕业生，情况较为复杂，工作人员耐心地向他解释了自学考试的学历形式，告知他由于当年没有参加正规高考，因此没有录取审批表，学校只保存他的毕业生登记表，其他有关报名、考试及学籍情况的档案材料由省教育厅招生办公室办理保存。然而他个人的情况特殊，其毕业生登记表也没有在本馆查询到。虽然他没有达到查询目的，但是本馆查询人员态度耐心负责，校友对于整个查询服务非常满意和感动：“我曾经去了很多地方查询，咱们学校老师态度最好。”学历认证高峰期查询大厅工作非常繁忙，查询老师应时刻谨记提高服务意识，不能因为身心疲惫而怠慢校友，做到热情接待每一位来访者，进而使查询工作顺利进行，推动高校档案工作高质量发展。

四、结语

综上所述，学籍档案是高校档案馆馆藏的重要组成部分，也是利用率最高的部分，做好学籍档案的收集归档和利用是档案馆的重要工作，也是高校档案工作高质量发展的要求。做好这项工作需要得到学校领导政策上的支持，需要各级中层领导的通力合作，需要档案管理人员有坚定的理想信念，以“为党管档，为国守史，为民服务”为宗旨，加强政治学习，加强科学文化学习，提升业务技能，增强责任意识，敢于担当，甘愿为学校的档案事业无私奉献。

参考文献：

[1]李彩丽，许晶晶.学籍档案服务学历认证工作实践与思考[J].黑龙江档案，2012

[2]王艳娟.教学档案在高校档案信息服务中的地位和作用[J].数字兰台，2014

[3]李晓娟.新时代对高职院校档案工作高质量发展的思考[J].天津职业院联合，2018

（作者单位：河南财经政法大学档案馆）