信息化技术在制药企业GMP文件管理中的应用

董冰，金少云，蓝能华，秦红军，李博

(1.浙江医药股份有限公司新昌制药厂，浙江 绍兴 312500；2上海雷昶科技有限公司，上海 200443)

0 引言

在工业4.0、中国制造2025和医药工业十三五规划背景下，两化融合以及智能制造将给制药行业的发展带来变革及促进作用。尤其是在制药国际化步伐的背景下，质量管理的提升尤为重要。通过运用现代信息化技术，作为手段对电子文档进行自动、定时、准确而高效的执行质量文件管理工作，保证文件记录 管理符合国家法规和行业标准，提供技术保障和可行性[1]。

1 信息化质量文件管理系统概述

信息化质量文件管理系统是利用成熟的工作流管理、安全访问控制、网络与数据库等IT相关技术，实现企业GMP文件全生命周期的管理(从文件的创建、审核、批准、培训、生效，到文件的分发、执行、修订，直至文件的回收、归档、作废、销毁)的计算机化系统。GMP范畴下的计算机系统，是由硬件、系统软件、应用软件、相关外围设备以及人机接口组成的体系。

2 信息化质量文件管理系统的构建

2.1 制药企业根据软件的试用情况

制定符合GMP[2]要求的用户需求标准。软件公司根据制药企业的环境进行质量文件管理系统的部署和配置，按照计算机化系统[3]管理要求进行测试和验证，如风险评估、功能规范、配置规范、设计确认、现场验收、安装确认、运行确认、性能确认、追溯矩阵、总结报告等一系列类的现场测试及验证活动，所有活动都必须形成记录存档，所有验证结果都必须符合行业标准要求。

2.2 搭建平台

质量文件管理系统需要客户端及服务器端的运行环境及系统软件。平台管理配置账号及密码。使用时登录人按自己的身份登录，系统根据登录人的角色及权限展示与其身份相适应的功能模块。

2.3 质量文件管理系统的流程及各功能模块介绍

该质量文件管理系统的流程为文件的在线新建(修订)、审核、批准、培训、生效、打印分发、借阅、补发、复审、文件失效等。其功能模块由文档模板、文档创建、培训、打印分发、文件借阅、文件补发、文件复审、文档失效、文件上传、文件记录库等组成[4]。企业需设置专门的系统管理员和文件管理员。所有功能模块的操作中，提交、审批等节点均需进行电子签名[5]。

各功能模块包括：(1)文档模板是质量文件管理系统中用于管理在线编辑所使用的文件模板的功能模块，用来管理文件模板的新增、生效、失效、修订和查询等。(2)文档创建模块是实现文件编制、审核以及批准的过程，文件起草人采用在线编辑，审核人进行在线批注与在线审批，包括电子签名的功能。文档跟踪可以查阅文档审批进度的过程。(3)培训模块是实现对已经审批的新建文件或修订文件进行培训和生效的功能。系统在文件批准后，会生成培训计划通知分发部门的指定人员组织培训。(4)文件打印分发模块是实现对文件或记录进行打印、发放、回收和销毁的功能，需经申请和审批。(5)文件借阅模块是实现对文件进行借阅的功能，需经申请和审批。(6)文件补发模块是实现对权限外的文件进行补发的申请操作功能。(7)文件复审模块是实现对需要复审的文件进行复审管理的功能，系统按照文件复审周期以及设置的提醒间隔时间，自动在文件复审日期到期之前，生成复审计划清单。(8)文档失效模块是实现对生效文件进行失效操作的功能，文件失效需经申请和审批。(9)文件上传模块是实现对文件或记录进行单个或批量上传的功能，文件管理员可将已生效的线下电子版文件上传至系统中。系统满足doc、docx、pdf等多种格式的文件上传。(10)文件记录库模块是实现对生效、历史、过期的文件记录进行管理和查询的功能。

3 运用信息化质量文件管理系统所取得的成果

3.1 规范了GMP文件管理各流程的标准操作

根据传统纸质文件的生命周期活动，系统配置了相适应的功能模块，确保实现了文件的起草/修订、审核、批准、培训、生效、分发、打印、失效、回收、销毁、借阅、复审等生命周期内的活动。进入系统可以随时了解各类流程的所处的状态，方便管理人员跟踪和推进各类事件，使管理流程更加紧凑流畅。

3.2 实现了在线文件阅读

员工经过授权后可以随时在线阅读系统文件库中的文件。每次阅读时会自动形成水印标记便于文件的保密管理。没有阅读权限的文件，可以通过借阅的审批流程，批准后在借阅期内进行文件的查阅。

3.3 固化了简明的工作流程，体现在明确的人员权限、明确的文件审批节点和明确的审批流程

(1)明确的人员权限。企业在开展人员权限划分时，间接地梳理了适合的起草、审核、批准人员；(2)明确的文件审批节点。审批节点包括起草、审核、批准，便于查看所有过程中文件的流程状态，避免文件起草及审批周期长而搁置的情况；(3)增加明确的审批流程的注释。很大程度上，便利了起草人有针对性的修改文件。

3.4 文件审核支持多人在线同时审核

与传统意义的审核模式截然不同，革新性地提高了工作效率。避免了以往线下审核过程中流转所需的人力工时及纸张，节约资源。

3.5 确保文件在生效前进行培训

文件只有在培训完成确认后，系统才能进入到生效流程。故不会出现人为遗漏培训的情况，更加有助于GMP的规范化管理。

3.6 文件复审的系统提醒

传统的文件复审是根据人为的制作文件复审表格手动查看有无过期，而该系统可以设置文件到期提醒，文件管理员可以下达复审命令，确保文件在有效期内复审，如文件未及时复审，则文件进入过期文件库。

3.7 安全保密

系统具有较好的安全保密机制，用户拥有各自独立且具有一定密码复杂性的账号，根据自己的权限使用系统。

3.8 系统具有审计跟踪功能

可以记录系统中的任何操作步骤，系统中各类的数据记录都是即时生成，同时有审计追踪功能，没有数据可靠性[6]方面的风险。具有合规性，符合CFR Part11 中对电子数据管理的要求。

3.9 方便统计分析

系统中不断积累的数据可以用于比较和分析，为年度回顾和持续改进提供数据支持。处理任务更及时，系统的提醒和通知的功能，督促相关人员及时完成系统内的任务，加速流程处理。

4 信息化质量文件管理系统的运维与改进

制药企业根据实际使用情况，结合GMP及相关法律法规要求，后续还需进行质量文件管理系统的功能优化；做好系统长周期运行的维护计划，定期检查系统软硬件环境是否正常运行；系统运行中发现的问题需继续进行跟踪和解决。如有其他质量元素管理系统的应用，如培训管理系统、质量管理系统(偏差、变更、CAPA、投诉、召回)等，建议各系统之间形成关联，便于制药生产企业平台之间的协同管理。

5 结语

总而言之，运用信息化质量文件管理系统对传统GMP文件管理模式的转变，实现了信息透明化，提高了制药企业的质量管控水平。以新版GMP要求为标准，优化了制药企业对质量文件管理的流程，工作效率有了质的飞跃，同时业务做到了标准化、程序化、合规化，降低了传统线下模式操作过程中存在的质量风险，实现了质量管理的信息化与规范化，进而促使企业质量管理持续改进，不断提高制药企业的质量管理水平[8]。